Коли потрібно виправляти
Коригування об’єднаної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ проводять:
- при самостійному виявленні помилок;
- на підставі повідомлень про помилки, виявлені контролюючими органами.
Останні, своєю чергою, не завжди є помилками.
Наприклад, платник отримує повідомлення від податкової з помилкою за кодом 2 «Податковий номер особи або реєстрацію за серією (за наявності) та номером паспорта особи, про яку надається інформація у 4ДФ, закрить y зв'язку з надходженням відомостей про смерть особи з Державного реєстру актів цивільного стану». Та в цій ситуації кошти могли нарахувати/видати раніше, ніж відбулася зазначена подія. У цьому випадку немає причин для коригування і достатньо подати пояснення.
Зауважимо, що коригувати можна лише звіт поданий та прийнятий. Тобто якщо звіт податківці відхилили, то немає підстав для коригування, його треба подавати наново, як «Звітний», і з вже правильними показниками.
Порядок виправлення помилок
Якщо все ж таки податковий агент припустився помилки в об’єднаній звітності, то порядок її виправлення безпосередньо залежить від періоду та виду помилки.
Коригування робиться як у межах строків подання звіту, так і поза їх межами.
Якщо помилку виявили до граничної дати подання звіту, то потрібно подати «Новий звітний», після граничного строку звітування – розрахунок з типом «Уточнюючий».
Та трапляються випадки, коли вже раз виправили помилку, а потім виявили ще одну. У такому разі діє те саме правило – якщо гранична дата подання звіту ще не минула, подаємо ще один «Новий звітний», а якщо нову помилку виявили вже після граничної дати – тут вже допоможе лише «Уточнюючий» звіт.
Звертаємо увагу, що до звіту, сформованого для виправлення помилок, не треба подавати інші додатки, крім тих, у яких проводиться коригування.
При цьому одразу ж виникне така проблема, як нумерація – і звітів, і додатків.
Нагадуємо: нумерація об’єднаної звітності здійснюється у хронологічному порядку незалежно від типу Розрахунку («Звітний», «Звітний новий», «Звітний» як «Довідковий», «Уточнюючий») в межах одного звітного (податкового) періоду (кварталу) та не продовжується у наступних.
А в додатках, залежно від їх виду, можливо зазначати: номер місяця у кварталі (він не змінюється, якщо ми виправляємо помилку за березень, – він як був у Звітній формі третім, так і в Звітній новій або в Уточнюючій буде третім місяцем кварталу), номер Розрахунку (про який ми зазначили вище) і номер додатка в Розрахунку або до Розрахунку (у цьому реквізиті проставляється порядковий номер цього додатка із загального числа додатків 4ДФ, сформованих до цього конкретного Розрахунку).
Всі помилки можна поділити на сумові (помилки в базі та сумах ЄСВ, ПДФО, ВЗ) та несумові (помилки в інших реквізитах). Тож розглянемо, як виправити такі помилки в додатках Д1, Д5 та 4ДФ.
Додаток 1 (Д1) «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам»
Додаток Д1 призначений для щоквартального формування платниками ЄСВ щодо кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у розрізі місяців звітного кварталу (1, 2, 3) та містить інформацію щодо нарахованого єдиного внеску.
Порядок заповнення «Звітного нового» та «Уточнюючого» звітів є однаковим.
Увага: в жодному разі не дублюйте рядки із правильними даними зі звіту, адже це призведе до задвоєння показників, і тоді доведеться подавати ще одне коригування, щоб виключити задвоєння!
Якщо помилка несумова.
Для виключення одного помилкового рядка з попередньо поданої (прийнятої) інформації потрібно повторити всі графи такого рядка й у відповідній графі додатків указати «1» – на виключення рядка.
Для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі його графи й у відповідній графі додатків указати «0» – на введення рядка.
Якщо помилка сумова.
А от якщо необхідно відкоригувати сумову помилку, то це можливо з використанням типів нарахувань 2 та 3.
ПФУ у своїй консультації зазначає, що за допомогою КТН «2, 3» можна виправити будь-яку сумову помилку в Д1, а також додати/видалити рядки без сумових показників, які були пропущені/зайво зазначені в раніше поданому Д1. Виправити такі помилки можна:
- за допомогою Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому допущено помилку. Він міститиме безпосередньо сам розрахунок та додаток Д1 до нього з коригуючими рядками;
- у складі розрахунку за поточний квартал з типом «Звітний».
Незалежно від обраного варіанта, порядок виправлення буде однаковим.
У Д1 формується рядок на працівника, щодо якого допущено помилку, зазначаючи серед іншого у графі 10 – місяць і рік, за який виправляється помилка, а в графі 09:
- КТН «2», якщо донараховується база та/або ЄСВ чи додається рядок, який не було зазначено в поданому Д1;
- КТН «3», якщо зменшується база та/або ЄСВ або потрібно видалити зайвий рядок з раніше поданого Д1.
Зверніть увагу: при зменшенні бази/суми ЄСВ показники у графах 16 – 20 зазначаються без знака «мінус». Тип нарахувань КТН «3» вже ідентифікує зменшення бази та/або ЄСВ в раніше поданому Д1.
Інші графи заповнюють у загальному порядку.
Також не забувайте про зв'язок податкового розрахунку (першої і головної частини об’єднаної звітності) та додатка 1!
З коригуючого Д1 сумові показники необхідно перенести до розд. І Податкового розрахунку, а саме до граф 4 (4.1 – 4.4.3) – якщо збільшили суму нарахувань з ЄСВ, або до граф 6 (6.1 – 6.4.3) – якщо зменшили. Також за потреби розраховуються та заповнюються графи 5, 5.1 з пенею.
Якщо після закінчення періоду для звітування за відповідний квартал необхідно одночасно виправити сумові та несумові помилки, допущені в рядку, сформованому на застраховану особу, то спочатку формується та подається Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий», в якому виправляються несумові помилки. Потім проводиться виправлення сумової помилки. Так роз’яснює ПФУ, і ми про це повідомляли тут.
Додаток 4 (ДФ) «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору»
Особливістю додатка 4ДФ є те, що в ньому три розділи і порядок виправлення кожного з них має свої особливості. Спільним є те, що вони можуть коригуватися через «Новий звітний» та «Уточнюючий» і не важливо, це сумова помилка чи ні – обидві можна виправляти разом.
Розділ І «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору» та Розділ ІІІ Розгорнута інформація про бюджетні гранти коригуються однаково:
- для виключення помилкового рядка з податного (прийнятого) розрахунку потрібно повторити всі графи такого рядка й у графі 10 указати «1» – на виключення рядка;
- для введення нового / пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі його графи й у графі 10 указати «0» – на введення рядка;
- для заміни одного помилкового рядка іншим правильним потрібно заповнити два рядки, один з яких виключає попередньо внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію. У такому разі в першому рядку у графі 10 указується «1» – рядок на виключення, а в другому – «0» – рядок на введення.
Розділ ІІ Зведені дані про оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею
У цьому розділі окремо наведено рядки з позначкою виключення.
Так, у рядках «Оподаткування процентів – виключення» та «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею – виключення» – для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації потрібно повторити всі графи помилкового рядка.
А вже у рядках «Оподаткування процентів» та «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» – відобразити правильну інформацію.
Звертаємо увагу, що рядки «Військовий збір» та Військовий збір – виключення» заповнюють виключно для проведення коригування податкових розрахунків за минулі періоди до 01.01.2021. Під час проведення коригування показників додатка 4ДФ до Розрахунку за минулі періоди зазначають період, за який була подана звітність, що коригується. При цьому коригування показників Розрахунку за періоди до 01 січня 2021 року у розд. I графи 5а, 5 не роблять. Для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Військовий збір – виключення» потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» відобразити правильну інформацію.
Якщо помилку допущено саме щодо ПДФО (утримано більше або менше), а ЄСВ вказано правильно, то можна скористатися пп. 169.4 ПКУ щодо перерахунку.
Це може бути річний перерахунок, перерахунок при звільненні працівника (їх проводять обов’язково) або за будь-який інший період за бажанням податкового агента. Докладніше про це ми писали тут. У цьому випадку при виправленні помилки штрафу не буде і результат перерахунку вказується у звітному періоді.
Водночас не всі помилки в додатку 4 (ДФ) можна відкоригувати зазначеним шляхом. Наприклад, помилково вказану інформацію щодо працюючих за трудовим договором та ЦПХ (рядок 04 та 05 відповідно), на жаль, так не відкоригуєш. Та ці показники не впливають на базу оподаткування ПДФО та ВЗ, тож і штрафу за таку помилку не буде. У разі бажання виправити їх можна, але якщо в цьому ж звітному періоді буде виправлятися інша помилка, в табличній частині. У такому випадку можна буде в «Новому звітному» або в «Уточнюючому» звіті просто зазначити в рядках 04 та 05 правильні дані.
Додаток 5 (Д5) Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби
Цей додаток містить інформацію щодо укладання та розірвання трудових договорів, переміщення між структурними підрозділами, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, підстав звільнення, посади та інше. Тобто всі дані, неведені у додатку Д5, опосередковано впливають на базу нарахування ЄСВ, ПДФО та ВЗ, і помилки є несумовими. Такі помилки виправляють у загальному порядку через подання розрахунку «Звітного нового» та «Уточнюючого», в яких неправильний рядок через «1» виключається, а в правильному чи тому, який необхідно додати, – додається «0».
Тепер розглянемо на прикладах, як відкоригувати помилки в об’єднаній звітності.
Приклад 1. Суб’єкт господарювання (СГ) подав розрахунок з типом «Звітний» і помилився в:
– ІПН працівника, з яким у звітному періоді уклали трудовий договір,
– сумі нарахованої зарплати – у розрахунку зазначено12 000 грн, а не 15 000 грн,
– в додатку 5 не показали закінчення відпустки по догляду за дитиною до 3-х років.
У наведеній ситуації у нас є три помилки, але лише одна з них сумова, яка вплине на базу нарахування ЄСВ, ПДФО та ВЗ.
Залежно від того, чи закінчився строк подання, є декілька варіантів виправлення помилки з використанням розрахунку з типом «Новий звітний» чи «Уточнюючий».
Необхідно відкоригувати два додатки Д1 та 4(ДФ).
Варіант 1: строк подання звіту ще не закінчився, СГ коригує розрахунок з типом «Звітний новий».
Податковий розрахунок (основна частина звіту). В основній частині звіту в розділі І відображаємо лише різницю. Тобто у рядках 1 та 2 покажемо 3 000 грн заниженого доходу (зарплати), а у рядку 3 покажемо 660 грн заниженого ЄСВ. Інформацію наводимо в розрізі місяців, дані показати треба у графі того місяця, в якому їх було нараховано. Оскільки строк подання звіту ще не закінчився, то рядки 4 та 5 не заповнюємо.
Д1. У додатку зазначаємо дані того працівника, щодо якого проводимо уточнення. У нашому випадку буде уточнено два рядки. З неправильним ІПН та сумою доходу вилучаємо, проставивши 1 у графі 25. Тобто ми спочатку наводимо неправильні рядки, повністю їх дублюючи і проставляючи 1. А потім наводимо правильні дані, у графі 25 проставляючи 0.
4 (ДФ) коригується аналогічно Д1 через вилучення та додавання правильних рядків. Для цього у графі 10 розділу І ставиться «0» на додавання і «1» – на вилучення рядка.
Д5. Тут треба додати інформацію. Отже, в додатку з позначкою «Звітний новий» ми відображаємо в табличній частині лише один рядок – з інформацією, яка не була зазначена в «Звітній» формі. При цьому щоб її додати до звіту, у графі 20 проставляємо ознаку «0».
Варіант 2: строк подання звіту закінчився, СГ коригує розрахунок з типом «Уточнюючий».
Зауважимо, що позаяк ми маємо сумову та несумову помилка, то потрібно буде подати декілька уточнюючих окремо, щоб враховувати сумові помилки та несумові в Д1.
І почати треба з несумових!
Складаємо перший Уточнюючий звіт.
Податковий розрахунок. Оскільки суми у звіті таким Уточнюючим не змінюються, то Податковий розрахунок буде цього разу пустий – ми заповнюємо в ньому лише заголовну частину, з інформацією про тип Розрахунку, звітний період, який виправляється, номер Розрахунку, кількість додатків тощо.
Д1 та 4 (ДФ). Виправляємо однаково: рядок з неправильним ІПН виключаємо –«1» та додаємо рядок з правильним ІПН –«0». Наголошуємо: суми доходу та ЄСВ при цьому не змінюємо!
Д5. Тут треба додати інформацію. Отже, в додатку з позначкою «Уточнюючий» ми відображаємо в табличній частині лише один рядок – з інформацією, яка не була зазначена в «Звітній» формі, при цьому щоб її додати до звіту, у графі 20 проставляємо ознаку «0».
Складаємо другий Уточнюючий звіт – для виправлення сумових помилок.
Податковий розрахунок (основна частина звіту). Оскільки виправлення здійснюється в Уточнюючій формі (тобто після закінчення граничного строку подання звіту), то виправлення з Д1 (про які – нижче) переносяться до рядків 4 або 6 Розрахунку. У нашому випадку ми збільшуємо суму ЄСВ. Отже, донарахування показуємо в рядку 4 (та його службових рядках).
Д1. Позаяк нам необхідно провести збільшення бази оподаткування, ми проводимо це з використанням КТН «2».
Тобто в Д1 зазначимо дані про працівника, стосовно якого виправляємо інформацію щодо розміру зарплати. Буде один рядок на додавання інформації, і показати потрібно різницю. Ми повторюємо недоходні дані (правильні, бо вони вже виправлені першим Уточнюючим звітом), потім у графах 16 та 17 показуємо збільшення доходу 3000 грн та у графі 20 – суму ЄСВ 660 грн. У графі 09 зазначається код типу нарахувань 2.
4 (ДФ) – знову виключаємо один рядок з частково правильними даними (тобто зазначаємо дані з уже правильним ІПН, але з помилкою в сумі доходу) і додаємо другий, з повністю правильними даними. Для цього у графі 10 розділу І ставиться «0» на додавання і «1» – на вилучення рядка.
Якщо помилку було зроблено у старих формах звітності, то тут переживати не потрібно. Нова форма є адаптованою для виправлення і таких помилок також! Особливість лише в уточненні військового збору. Як його відкоригувати, ми зазначали вище при розгляді виправлення помилок у додатку 4 (ДФ). А ось і консультація податківців з щодо виправлень у цьому додатку.
Чи будуть штрафи?
Почнімо з поганого для платника – строк давності щодо нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне, застосування та стягнення сум недоїмки з єдиного внеску, штрафів та нарахованої пені не застосовується (ч. 16 ст. 25 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI).
Тобто всі помилки мають бути виправлені і всі штрафи та пеня нараховані та сплачені.
Але Законом України від 30.06.2023 №3219-ІХ внесено зміни до Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування», і пункти 9-21 – 9-22 розділу VIII викладено в новій редакції. Контролюючі органи застосовуватимуть штрафні санкції, визначені ч. 11 ст. 25 Закону №2464, та пеню за порушення, вчинені у період до 01.03.2020 та починаючи з 01.08.2023.
Таким чином, за період з 01.03.2020 по 31.07.2023 штрафні санкції, визначені ч. 11 ст. 25 Закону №2464, не застосовуються, а пеня, нарахована за цей період, підлягає списанню.
Тепер з’ясуємо, за що ж штрафують. Так, за неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою звітності про нарахування єдиного внеску у складі звітності з податку на доходи фізичних осіб (єдиного податку) накладаються штрафи, передбачені за порушення порядку подання такої звітності, у порядку та розмірах, встановлених ПКУ (п. 7 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ)
Своєю чергою, п. 119.1 ПКУ встановлено відповідальність податкового агента за неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, у розмірі 1020 гривень.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2040 гривень.
Штрафи, передбачені п. 119.1 ПКУ, не застосовуються у випадках, якщо помилки щодо реєстраційного номера облікової картки платника податків у податковій звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них податку були виправлені податковими агентами самостійно, у тому числі протягом 30 календарних днів з дня надходження повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом.
Також штрафу не буде у випадках, якщо недостовірні відомості або помилки в податковій звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), виникли у зв’язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ПКУ, тобто перерахунку ПДФО.