Цій статті більше 3-х років. Українське законодавство складне і мінливе, тож на даний момент редакція не гарантує її 100% актуальність. У разі сумнівів скористайтесь пошуком, щоб читати свіжіші статті і консультації, або зверніться за допомогою до нашого ШІ-консультанта.
Юридичні особи – роботодавці ведуть особовий облік своїх працівників за окремими формами документів. Це особова картка працівника, особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Це три окремі документи, які не варто плутати.
Щодо особової картки працівника, то вона ведеться за типовою формою №П-2, затвердженою спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656, та містить п’ять обов’язкових розділів:
- загальні відомості,
- відомості про військовий облік,
- відомості про професійну освіту на виробництві,
- окремі відомості щодо призначення та переведення,
- відомості щодо відпусток працівника.
Щодо військового обліку, то його мають вести обов’язково усі підприємства і для цього існує відповідний окремий Порядок №921. Цей порядок висуває певні вимоги щодо зберігання особових карток, зокрема: особові картки на працівників та військовозобов’язаних зберігаються в окремій картотеці. А якщо особа перестає бути військовозобов’язаною за віком, то її особова картка переноситься до загальної картотеки. Отже, робимо висновок, що особова картка на працівника зберігається в окремій картотеці.
Одним з розділів в особовій картці є розділ, в якому прописуються всі призначення та переведення працівника з посади на посаду. Інструкція №58 регламентує ведення трудових книжок на працівників та висуває певні вимоги щодо того, що з кожним записом у трудовій книжці (про прийняття, тимчасове переведення з посади на посаду, звільнення) працівник має бути ознайомлений також особовій картці. Отже, всі ці відомості синхронно з трудовою книжкою ведуться в особовій картці. І доречні, якщо на практиці виникне випадок, коли особа відмовиться підписувати відповідний запис у своїй особовій картці, то в такому разі Мінсоцполітики у своїх роз’ясненнях рекомендує складати відповідний акт про відмову від підпису.
Щодо юросіб, то вони мають дотримуватись Правил №1000/5 - це правила організації діловодства, затверджені ще у 2015 році, а з 27 липня минулого року запрацювали зміни внесені до них. Так от на кожного працівника (а працівник - це особа, з якою укладається трудовий договір) підприємство має сформувати особову справу. Вимоги щодо особової справи визначені п. 12 гл. 2 р. IV Правил№1000/5.
Зокрема, серед великого переліку документів особової справи є особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Звертаємо увагу, що Правилами №1000/5 не затверджено типових форм цих двох документів. Але деякими правилами діловодства, які передбачені для певних галузей, для певних видів економічної діяльності, форми таких документів можуть встановлюватись. І на практиці, дійсно, є такі спеціальні галузеві правила.
Щодо особового листка з обліку кадрів, то кадрова практика виходить з того, що наводиться інформація про працівника, який прийшов до вас на роботу і загальна інформація щодо його віку, освіти, можливо, щодо тих місць роботи, де він раніше працював до вас. А от доповнення до особового листка з обліку кадрів, як окремий документ, зазвичай починають з інформації, яка пов’язана з прийняттям працівника на роботу, з переведенням з посади на посаду та звільненням.
Поряд із цим до доповнення до особового листка обов’язково вноситься інформація, яка передбачена Правилами №1000/5. Це, зокрема, відомості про стягнення, заохочення. Причому мається на увазі не повністю всі премії, які виплачуються працівнику, а лише ті заохочення, що є іншими заохочувальними та компенсаційними виплатами у складі фонду заробітної плати. Приміром, це може бути якась премія до його ювілею, або премія до ювілею фірми, до свята фірми, або до якогось професійного свята. Так само вносяться відомості про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника та заміщення вакантної посади.
У діяльності підприємств дуже часто виникають випадки, коли працівник одночасно зі своєю основною роботою виконує окрему роботу у вільний від основної роботи час і у такому разі з працівником укладають окремий трудовий договір за внутрішнім сумісництвом (не плутаємо зі суміщенням). Суміщення - це робота у той самий робочий час, а сумісництво – робота в окремий робочий час. У такому разі з працівником укладається окремий трудовий договір і фактично ми маємо одну особу, але з фактом двох працівників. Якщо ми маємо окремий трудовий договір, то ми відповідно маємо окремий робочий час, зі своїми окремими відпустками і у такому разі, звісно, на такого працівника за внутрішнім сумісництвом оформлюється окрема особова картка.
Щодо особової справи, то це витяг з переліку Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578/5. Це перелік документів з мінімальними строками їх зберігання. Виходить, що на сумісників без уточнення, які це саме сумісники (зовнішні або внутрішні), так само треба укладати окрему особову справу, яка міститиме особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Адже у цьому випадку договір за основним місцем роботи за внутрішнім сумісництвом може не співпадати.
