Як вручити повістку від ТЦК працівнику, якщо він тимчасово відсутній на роботі?

1. Хто може вручати повістку на підприємстві?
2. Як віжбувається оповіщення працівників за Порядком №1487 та Порядком №560?
3. Що потрібно вказати у наказі керівника про оповіщення?
4. Як проводиться оповіщення працівника, який працює дистанційно (надомно)?
5. Як провести оповіщення, якщо працівник у відпустці (у відрядженні, на лікарняному)?
6. Чи надсилати до ТЦК копії документів, які свідчитимуть про відсутність працівника?
7. На яку адресу надсилати відсутнім працівникам копії наказу про оповіщення?

Хто може вручати повістку на підприємстві?

Повістки на підприємстві можуть вручати представники підприємства, уповноважені на це наказом керівника, у межах території підприємства та місць виконання працівниками роботи. На практиці найчастіше це особа, відповідальна за ведення військового обліку, але Порядок №560 не обмежує коло лише такою особою.

Призначення представників підприємств, уповноважених вручати повістки, здійснюється наказом відповідного керівника,  

Як віжбувається оповіщення працівників за Порядком №1487 та Порядком №560?

У пункті 47 Порядку №1487 визначено дії роботодавця, якщо на підприємство надійшло розпорядження від ТЦК (СБУ, розвідки) щодо оповіщення призовників, військовозобов'язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК (СБУ, розвідки).

Керівники підприємств зобов'язані:

1. видати наказ (розпорядження) про оповіщення призовників, військовозобов'язаних та резервістів;
2.  довести його до відома таких осіб під особистий підпис;
3. вручити призовникам, військовозобов'язаним та резервістам повістки (за наявності) про явку за викликом до Р(М)ТЦК, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу; 
4. забезпечити здійснення контролю за результатами оповіщення та прибуттям призовників, військовозобов'язаних та резервістів до відповідного Р(М)ТЦК, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу.

У разі виконання працівниками дистанційної, надомної роботи, у період їх тимчасової непрацездатності, перебування у відпустці або у відрядженні повістку може бути їм надіслано рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення. 

Зразок. Наказ про оповіщення щодо виклику до ТЦК та соціальної підтримки

(Завантажити)

У пункті 13 Порядку №560 зазначено, що керівники підприємств з отриманням розпорядження відповідного голови держадміністрації (військової адміністрації) або відповідного керівника Р(М)ТЦК про проведення заходів мобілізації чи виклик резервістів та військовозобов'язаних:

1. видають наказ про проведення оповіщення;
2. організовують через відповідальних осіб здійснення оповіщення у робочий час працівників підприємства шляхом вручення повісток під їх особистий підпис;
3. повідомляють письмово у триденний строк Р(М)ТЦК про результати оповіщення та виконання резервістами та військовозобов'язаними вимог законодавства;
4. забезпечують прибуття резервістів та військовозобов'язаних шляхом їх перевезення від підприємства до пунктів збору Р(М)ТЦК або ВЧ чи звільнення їх від виконання обов'язків з урахуванням часу, необхідного для прибуття та у разі потреби часу на зворотній шлях;
5. невідкладно інформують про працівників, які відмовилися від отримання повісток, та працівників, які написали заяви про звільнення.

Що потрібно вказати у наказі керівника про оповіщення?

1. підставу та мету видання;
2. перелік осіб, які підлягають оповіщенню;
3. дату, час та місце їх прибуття;
4. способи доставки до ТЦК, який надіслав розпорядження;
5. осіб, відповідальних за здійснення оповіщення;
6. порядок здійснення контролю за оповіщенням та прибуттям військовозобов'язаних.

Як проводиться оповіщення працівника, який працює дистанційно (надомно)?

У пункті 47 Порядку №1487 зазначено, що дистанційників і надомників слід оповіщати рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення.

Алгоритм оповіщення надомних та дистанційних працівників такий:

1. керівник видає наказ про оповіщення;
2. уповноважена керівником особа надсилає копію наказу та повістку працівнику рекомендованим листом з описом вкладення і повідомленням про вручення;
3. копіює документи, видані Укрпоштою (Новою поштою такі документи не надсилаються);
4. надсилає до ТЦК у триденний строк (три календарні дні) копію наказу про оповіщення, копії підтвердних документів, що працівник є дистанційником (надомником), та копії поштових документів, які підтверджують надсилання та отримання працівником повістки. 

Як провести оповіщення, якщо працівник у відпустці (у відрядженні, на лікарняному)?

У пункті 47 Порядку №1487 йдеться про те, що працівників, які тимчасово відсутні на роботі, також слід сповістити, якщо на їх ім’я надійшла повістка. 

У цій ситуації діють аналогічно, як і під час дистанційної роботи.

Чи надсилати до ТЦК копії документів, які свідчитимуть про відсутність працівника?

Щоб не було проблем у керівника з ТЦК, обов’язково потрібно надсилати до ТЦК копії документів, які свідчитимуть про відсутність працівника.

Наприклад, у судовій справі №242/2067/23 йдеться про те, що під особистий підпис було оповіщено лише двох із чотирьох працівників. Один із працівників перебував у відпустці, а інший просто не розписався у наказі.  

Суд визнав невиконання керівником процедури ознайомлення працівниками з наказом. І до керівника застосували адмінштраф за ст. 210-1 КУпАП.

Щоб уникнути цього штрафу, керівник повинен був діяти так: 

• щодо працівника, який перебуває у відпустці, мав повідомити ТЦК (додати копію наказу про відпустку). Надати документ про це треба було саме тоді, коли надсилалася інформація про результати оповіщення працівників;
• щодо працівника, який відмовився отримати повістку або розписатися в наказі про її отримання, треба було скласти акт про таку відмову. І повідомити про це ТЦК (із копією акта). 

Але самого надсилання копії наказу з наявними та відсутніми підписами про оповіщення недостатньо. Необхідно пояснити відсутність кожного підпису та, за можливості, підтвердити усі причини документально.  

В який строк надсилати до ТЦК копії наказів або документи про оповіщення відсутніх працівників?

І в Порядку №1487, і в Порядку №560 зазначено, що надіслати копію відповідних наказів (розпоряджень) та підтвердну інформацію або документи про здійснення оповіщення необхідно у триденний строк.

Тут важливо орієнтуватися не на робочі, а на календарні дні. 

На яку адресу надсилати відсутнім працівникам копії наказу про оповіщення?

На жаль, у Порядку №1487 не зазначено, куди саме надсилати накази працівникам. Якщо з надомними працівниками це відомо – вони мають повідомляти роботодавця про місце, звідки працюють, то як бути з тими, хто перебуває у відпустках, відрядженнях, на лікарняному, неясно. Їх фактичне місце перебування роботодавцю часто невідомо, і воно може змінитися в будь-який момент. Аналогічна ситуація і з тими, хто працює дистанційно, адже вони обирають місце, звідки працюють, на свій розсуд. 

Проте вимога оповістити таких працівників є, і її треба виконати. Ось чому так важливо підтримувати зв’язок із усіма працівниками. У роботодавця повинен бути номер телефону, адреса електронної пошти тощо, які дозволять зв’язатись із працівником у будь-якій частині світу. А далі працівник має надати якусь адресу, за якою йому можна надіслати повістку із гарантією, що працівник її отримає.

Якщо ж зв’язатися із працівником звичайними засобами зв’язку не виходить, на думку автора, доцільно надсилати копію наказу про оповіщення та повістку на адресу, зазначену самим працівником при оновленні контактних даних. Докладно про оновлення контактних даних згідно з Законом №4412 читайте у цій статті.

Зауважте, що згідно з частиною третьою ст. 7 Закону №2136 працівник має забезпечувати можливість комунікації з ним та невідкладно (у строк не більше 10 календарних днів) інформувати роботодавця про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання). 

Таким чином, якщо працівник перебуватиме у довготривалій відпустці поза адресою проживання, він мав би повідомити про те, де саме він буде. Якщо ж працівник цього не зробив, то копію наказу про оповіщення потрібно надіслати на його останню відому адресу. Так само слід діяти, коли працівник хворіє і коли перебуває у відрядженні. Втім, більшість роботодавців та працівників нині спілкуються і за допомогою мобільного та інтернет-зв’язку. Тому не буде зайвим повідомити працівника про зміст наказу (що його на робочому місці чекає повістка) і за допомогою цих альтернативних каналів.

Військовий облік на підприємстві: все, що потрібно знати бухгалтеру і кадровику

Щоби ведення військового обліку не стало головним болем бухгалтерів і кадровиків, ми підготували надзвичайно корисну добірку найкращих і найпопулярніших матеріалів на цю тему. 

Це – ваш надійний путівник по більш як 25 новинам і статтям на сайті «Дебету-Кредиту».