З поверненням 04 квітня 2025 року виплат лікарняних та декретних за всіма місцями роботи бухгалтерам доводиться згадувати (а декому – і дізнаватися) про правила, які діють при оплаті листків непрацездатності сумісникам.
І саме Пенсійний Фонд пояснює, які документи треба надати суміснику, щоб отримати лікарняні та декретні. Адже саме цей Фонд нині фінансує виплату допомоги з тимчасової втрати непрацездатності (це лікарняні починаючи з шостого календарного дня) і допомоги у зв’язку із вагітністю та пологами (з першого до останнього дня відповідної відпустки). Розглянемо це питання та прокоментуємо лист ПФУ від 24.07.2025 №2800-030401-8/49132.
***
Почнемо з самого початку: працівник захворів і звернувся до лікаря. Лікар створив медичний висновок, який стане підставою для створення електронного листка непрацездатності. Це найпростіший і найпоширеніший випадок, з яким нині стикаються роботодавці.
Якщо у працівника лише одне місце роботи, то лікарняні він отримає лише за цим одним місцем роботи. Оскільки листок непрацездатності створено в електронній формі, то роботодавець його побачить у своєму Кабінеті страхувальника на сайті ПФУ. Тобто працівнику не треба подавати для оплати такого лікарняного жодних документів.
А якщо місць роботи два? У такому разі при отриманні лікарняних за основним місцем роботи питань не виникає – все здійснюється так само, як це відбувається, якщо місце роботи одне.
Але якщо працівник працює за сумісництвом, постають два запитання:
- Чи треба надавати копію (роздруківку) електронного листка непрацездатності за місцем роботи за сумісництвом?
- Чи треба надавати за сумісництвом довідку з основного місця роботи про оплату листка непрацездатності?
Якщо місць роботи три (або більше), то запитання щодо отримання лікарняних за місцями роботи за сумісництвом залишаються ті самі. І відповідь на них така сама!
Вона міститься в п. 30 Порядку №1266 (і у коментованому листі ПФУ).
У такому випадку діють три правила:
- Правило 1. Обчислення середньої заробітної плати для оплати лікарняного здійснюється страхувальниками окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом. Розрахунковий період у такому разі визначається за кожним місцем роботи окремо.
- Правило 2. Виплата допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю та оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця за сумісництвом здійснюються на підставі виданого в установленому порядку листка непрацездатності та довідки про середню заробітну плату за основним місцем роботи. Якщо особа працює на кількох роботах за сумісництвом, додатково додаються довідки про середню заробітну плату за місцями роботи за сумісництвом.
- Правило 3. Сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування єдиного внеску. У 2025 році це 160 000 грн.
Що робити, якщо видано електронний листок непрацездатності?
Надавати копію електронного листка непрацездатності за сумісництвом працівнику не потрібно – ми про це писали тут.
Якщо щодо працівника сформований електронний листок непрацездатності, в особистому кабінеті страхувальника, в якого він працює за сумісництвом, на вебпорталі електронних послуг ПФУ відобразиться електронна копія електронного лікарняного, сформованого щодо сумісника.
Відрізнити електронний лікарняний основного працівника від е-лікарняного сумісника можете за допомогою унікального номера листка непрацездатності.
А саме: до такого унікального номера електронного листка непрацездатності, який присвоюється кожному лікарняному у форматі ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ–Х, буде додано порядковий номер цифрової копії такого електронного лікарняного; символ «1» або «2» чи інша цифра, яка вказує на кількість місць роботи працівника за сумісництвом.
До речі, у автора запиту, на який ПФУ надав коментований лист, виникло уточнююче запитання: а якщо працівник працює в одного роботодавця за двома посадами за сумісництвом? Адже в такому випадку копія листка непрацездатності буде лише одна (вона формується за роботодавцем, а не за посадами працівника)!
ПФУ відповів, що такий роботодавець може подати одну заяву-розрахунок, до якої включити обидві суми лікарняних, порахованих за цими двома посадами окремо. При цьому суму лікарняних треба зазначити загальну. Але до заяви-розрахунку треба подати два розрахунки лікарняних, які проводилися за посадами окремо і які сформували цю загальну суму.
Що робити, якщо видано паперовий листок непрацездатності?
Їх стає все менше, але до кінця війни (і десь рік після) вони все ще траплятимуться.
Для цього випадку в п. 30 Порядку №1266 прописано: у разі видачі листка непрацездатності у формі документа на папері за сумісництвом виплата здійснюється на підставі його копії, засвідченої підписом керівника і скріпленої печаткою (у разі наявності) за основним місцем роботи.
Тож це правило слід застосовувати і тоді, коли сумісництв декілька: оригінал листка непрацездатності залишається лише за основним місцем роботи. А працівник отримує стільки копій, скільки йому потрібно (на його вимогу).
Щодо довідки про середню заробітну плату
Вона потрібна для виконання правила №3 – щоб середня зарплата, з якої будуть оплачені лікарняні, рахувалася із сумарного доходу, який не перевищує максимальну базу нарахування ЄСВ (160 000 грн)
Саме так, ця база за кожним місцем роботи при сплаті ЄСВ застосовується окремо. А при оплаті листків непрацездатності – вона застосовується сукупно за всіма місцями роботи. Це не новація, це досить давня норма Закону №1105.
Тому якщо місць роботи два, то роботодавець проводить оплату лікарняних за основним місцем роботи, і далі, на прохання працівника, надає йому довідку про середню зарплату (з якої проводилася оплата листка непрацездатності).
Зазначимо одразу: та форма довідки, яку затверджено додатком до Порядку №1266, не називається «довідкою про середню заробітну плату», якої вимагає п. 30 Порядку №1266, вона має назву «Довідки про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням». Втім, вона є офіційною, тому варто застосовувати саме її.
Бланк Довідки про заробітну плату (грошове забезпечення, винагороду за цивільно-правовим договором) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням дивіться на нашому сайті за посиланням.
На підставі такої довідки бухгалтер за сумісництвом робить розрахунок середньої зарплати приблизно такого вигляду:
Приклад розрахунку лікарняних за сумісництвом
| Місяці розрахункового періоду | Кількість календарних днів в розрахунковому періоді | Нарахована зарплата за місяць за основним місцем роботи | Нарахована зарплата за сумісництвом | Максимальна величина зарплати, у межах якої нараховується ЄСВ | Виплати, які беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати за сумісництвом | Середньоденна зарплата за сумісництвом |
| Січень 2025 р. | 31 | 14500,00 | 4400,00 | 160000,00 | 4400,00 | — |
| Лютий 2025 р. | 28 | 14500,00 | 4400,00 | 160000,00 | 4400,00 | — |
| Березень 2025 р. | 31 | 15000,00 | 4400,00 | 160000,00 | 4400,00 | — |
| Квітень 2025 р. | 30 | 18000,00 | 4500,00 | 160000,00 | 4500,00 | — |
| Травень 2025 р. | 31 | 19000,00 | 4500,00 | 160000,00 | 4500,00 | — |
| Червень 2025 р. | 30 | 19000,00 | 4500,00 | 160000,00 | 4500,00 | — |
| Всього: | 181 | 100000,00 | 26700,00 | х | 26700,00 | 147,51 (26700,00 : 181) |
Що робити, якщо сумісництв більше ніж одне?
Якщо сумісництв декілька, то працівник має взяти довідки про середню зарплату з кожного місця роботи по мірі оплати листка непрацездатності.
Тобто спочатку він отримує лікарняні за основним місцем роботи й отримує довідку з основного місця роботи. Потім надає цю довідку за одним із сумісництв (на свій вибір) і отримує лікарняні там; після чого бере ще одну довідку – вже про середню зарплату за цим сумісництвом.
Якщо місць роботи три, то за наступним місцем звернення за оплатою листка непрацездатності працівник надає вже дві довідки: з основного місця роботи і з місця роботи за сумісництвом, де йому вже виплатили лікарняні.
Зверніть увагу: довідка надається в оригіналі. Отже, у випадку трьох місць роботи (основне і два за сумісництвом) працівник має взяти дві довідки з основного місця роботи.
Це повторюється за кожним подальши місцем звернення щодо оплати листка непрацездатності (місцем роботи).
Чи є кінець цьому колу? Є. Кількість місць, за якими може працювати людина, законом не обмежена. Тому не обмежена і кількість місць роботи, за якими вона може отримати лікарняні. Але обмежена сукупна сума доходу, з якого рахується середня зарплата для виплати таких лікарняних.
Таблиця з розрахунку середньої зарплати для такого працівника за кожним місцем звернення буде все складнішою. За першим сумісництвом бухгалтер порівнює максимальну базу нарахування ЄСВ лише із зарплатою за основним місцем роботи та сумісництвом. У нашому прикладі сумарно дохід за обома місцями роботи в жодному місяці не перевищив 160 000 грн, тому за першим сумісництвом лікарняні порахували з фактичного розміру зарплати. Але за другим сумісництвом порівнювати із максимальною базою нарахування ЄСВ доведеться вже зарплату за трьома місцями роботи. І на якомусь місці роботи цей ліміт доходу, з якого можна порахувати лікарняні, може закінчитись.
Читайте більше про оплату лікарняних сумісникам з 4 квітня 2025 року:
- Як зміниться оплата лікарняних з 4 квітня: нагадування від Держпраці
- Лікарняні та декретні сумісникам: що робимо з 4 квітня 2025 року?
- Для нарахування лікарняних за сумісництвом довідка про зарплату є обовʼязковою умовою!
- Як платити лікарняні сумісникам: форма е-лікарняного та документальне оформлення