Звільнення за прогул — це юридичний лабіринт, де один невірний крок роботодавця може коштувати компанії не лише фінансових втрат, а й репутації.
Хоча це законне право, судова практика показує, що суди часто стають на бік працівника через процедурні помилки. А у 2025 році цей лабіринт став ще складнішим. Нові зміни в законодавстві, зокрема Закон №4412-IX, кардинально змінили правила гри.
Як правильно оформити процедуру звільнення за прогул у 2025 році, враховуючи всі нюанси КЗпП та ключові законодавчі зміни воєнного стану, розповідає Янків Богдан у цій статті.
Що таке прогул: три години, що вирішують все
Згідно з пунктом 4 частини 1 статті 40 Кодексу законів про працю, прогул — це не просто відсутність на роботі. Це відсутність працівника на роботі без поважних причин понад три години (безперервно або сумарно) протягом одного робочого дня.
Ключові моменти тут:
- Тривалість: Більше трьох годин. Запізнення на дві години — це порушення дисципліни, але ще не прогул.
- Причина: Відсутність саме “поважної” причини. Тягар доведення її неповажності лежить на роботодавцеві.
- Підсумовування: Три години не обов’язково мають бути послідовними. Працівник може бути відсутнім годину вранці, годину після обіду та годину наприкінці дня — це також вважатиметься прогулом.
- Важливо: Обідня перерва, яка не входить до робочого часу, не перериває підрахунок, але й не враховується в загальну тривалість прогулу. Фіксувати в акті потрібно саме години відсутності на робочому місці.
Ключовий нюанс: «робоче місце» vs «територія підприємства»
Найпоширеніша помилка роботодавців — плутати поняття «відсутність на робочому місці» та «відсутність на роботі». Судова практика та роз’яснення Держпраці чітко вказують: якщо працівник перебуває на території підприємства, але не на своєму конкретному робочому місці (за столом, верстатом), це не є прогулом.
Таке діяння може бути розцінене як порушення трудової дисципліни, за яке можна оголосити догану, але не звільнити за п. 4 ст. 40 КЗпП. Прогул — це відсутність саме на території підприємства чи об’єкта, де працівник має виконувати свої обов’язки.
Професійна порада: Щоб уникнути юридичних спорів, максимально точно визначайте поняття «робоче місце» у внутрішніх документах: трудовому договорі, посадовій інструкції або Правилах внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР). Замість загального «офіс компанії» вкажіть: «кабінет №15, 2-й поверх» або «складальна лінія №2, цех №1». Це унеможливить маніпуляції та посилить вашу позицію, що підтверджується практикою Верховного Суду.
Крок 0: Аудит ризиків перед початком процедури — версія-2025
Перш ніж запускати маховик бюрократичної процедури, далекоглядний роботодавець у 2025 році має зробити паузу і провести швидкий, але критично важливий аудит ризиків. Цей «нульовий крок» заощадить час, гроші та нерви.
Перевірка статусу території: чи не діє пряма заборона?
Чи не розташоване визначене трудовим договором робоче місце працівника в Переліку територій активних бойових дій? Перевірте актуальний Перелік територій, що затверджується Міністерством розвитку громад, територій та інфраструктури України (Мінрозвитку).
Чинний базовий наказ — №376 від 28.02.2025 з подальшими оновленнями. Цей перелік є «живим» документом. Статус території необхідно перевіряти за останньою чинною редакцією саме на конкретну дату відсутності працівника. Якщо відповідь «так» — процедура звільнення за прогул є незаконною згідно з прямою нормою Закону України №4412-IX.
Перевірка статусу працівника: чи є імунітет?
Наприклад, якщо працівник є членом виборного профспілкового органу, то навіть під час воєнного стану для його звільнення потрібна попередня згода профспілки.
Це критично важливий виняток, прописаний у Законі №2136-IX, який залишає в силі ст. 43 КЗпП для цієї категорії працівників. Ігнорування цієї вимоги — гарантований програш у суді. Для звільнення рядових членів профспілки згода на період воєнного стану не потрібна.
Відео на тему: Документальна перевірка у ФОП. Що будуть питати?
Покроковий алгоритм звільнення: діємо без помилок
Щоб ваше рішення вистояло в будь-якому суді, дійте чітко за процедурою.
Крок 1. Негайна фіксація відсутності
Щойно ви зрозуміли, що працівник відсутній і час перетнув тригодинну межу, дійте:
- Складіть акт про відсутність. Це ключовий доказ. В акті, складеному у довільній формі, вкажіть дату, ПІБ та посаду працівника, і головне —
- точний час його відсутності. Згідно з найкращими практиками, акт має підписати комісія, що складається не менше ніж із двох-трьох осіб.
- Найкраща практика, що витримує перевірку судом: Не обмежуйтесь одним актом наприкінці дня. Складіть кілька актів у різний час (наприклад, о 10:00, 14:00 та 17:00) або ініціюйте процес доповідною запискою від безпосереднього керівника, а вже на її підставі складайте фінальний акт комісії. Це створює залізобетонну доказову базу.
- Зазначте в табелі обліку робочого часу. Поставте позначку «НЗ» (неявка з нез’ясованих причин) до моменту, поки ситуація не проясниться. Проставляти код «ПР» (прогул) на цьому етапі передчасно.
Крок 2. Отримання письмових пояснень (за новими правилами комунікації)
Це обов’язковий етап (ст. 149 КЗпП). Ви повинні надати працівнику можливість пояснити причини своєї відсутності.
- Найкращий спосіб — вручити офіційну вимогу про надання пояснень під підпис.
- Якщо працівник не виходить на зв’язок, надішліть вимогу рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення на його адресу реєстрації, а також на інші відомі контакти, використовуючи нові правила комунікації.
- Якщо працівник відмовляється надавати пояснення — складіть про це відповідний акт про відмову у присутності свідків.
Нові правила комунікації-2025: «Безпечна гавань» для роботодавця
З 14 червня 2025 року, згідно із Законом №4412-IX, сторони трудового договору зобов’язані підтримувати зв’язок та оновлювати контактні дані. Ця норма створює не пастку, а «безпечну гавань» для добросовісної сторони.
Як це працює: Закон встановлює дзеркальну відповідальність. І працівник, і роботодавець зобов’язані повідомляти один одного про зміну контактних даних (e-mail, телефон, адреса) протягом 10 днів.
Якщо одна зі сторін цього не зробила, то комунікація, здійснена іншою стороною за останніми відомими контактами, вважається належною. Це створює юридичну презумпцію повідомлення.
Рішення: Заздалегідь зафіксуйте в трудовому договорі або окремій заяві працівника офіційні та пріоритетні канали комунікації (конкретний e-mail, номер телефону) та його обов’язок повідомляти про їх зміну. Це встановить чіткі «правила гри» і зафіксує ті самі «останні відомі дані», захищаючи вас у разі спору.
Крок 3. Аналіз причин та ухвалення рішення
Оцініть отримані пояснення. Законодавство не дає вичерпного списку поважних причин , але судова практика відносить до них хворобу (навіть без лікарняного, якщо є інші докази) , форс-мажори (ДТП, стихійне лихо) , виконання громадянського обов’язку або догляд за хворим родичем.
Застосовуйте двофакторний аналіз, як це роблять суди:
- Об’єктивність причини: Чи дійсно подія (ДТП, хвороба родича) була поважною?
- Добросовісність працівника: Чи вжив він усіх можливих заходів, щоб повідомити вас про свою відсутність? Неповідомлення за наявності такої можливості може бути розцінене судом як прояв несумлінності.
Важливо: Хвороба без лікарняного та статус викривача
Актуальна практика Верховного Суду (зокрема, у знаковій постанові від 09 жовтня 2024 року у справі №759/13330/22) підтверджує, що поважність причини відсутності через стан здоров’я може бути доведена не лише листком непрацездатності, а й будь-якими іншими релевантними доказами: довідкою від лікаря, випискою з медкарти, показаннями свідків.
Однак у згаданій справі суд став на бік працівника, який мав статус викривача корупції, наголосивши, що до таких осіб заборонено застосовувати негативні заходи впливу, включно зі звільненням. Тягар доведення, що звільнення не пов’язане з діяльністю викривача, лежить на роботодавці.
Якщо причина неповажна або пояснень немає — ви можете переходити до звільнення.
Крок 4. Видання наказу та дотримання строків
Звільнення — це дисциплінарне стягнення, і для нього є чіткі строки (ст. 148 КЗпП):
- Наказ можна видати не пізніше одного місяця з дня виявлення прогулу.
- Але не пізніше шести місяців з дня його вчинення.
Ключовий юридичний нюанс: «День виявлення прогулу» — це не день самої відсутності, а день, коли ви отримали повну картину подій, тобто дата отримання пояснювальної записки або дата складання акта про відмову її надати. Саме з цього дня починається відлік місячного строку.
У наказі чітко вкажіть підставу: п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП України. Ознайомте працівника з наказом під підпис. У день звільнення проведіть повний розрахунок та видайте копію наказу.
Особливості звільнення під час воєнного стану: Увага, ключові зміни 2025 року!
Сам по собі воєнний стан не є поважною причиною для прогулу. Проте, з 14 червня 2025 року набрав чинності
Закон №4412-IX, який встановив пряму законодавчу заборону на звільнення за прогул працівника, чиє місце роботи (визначене трудовим договором) знаходиться в зоні активних бойових дій.
Це більше не питання оцінки «поважності» причини, а імперативна норма закону. Перед початком процедури звільнення роботодавець зобов’язаний перевірити статус території в офіційному Переліку територій, що затверджується Мінрозвитку (чинний базовий наказ №376 від 28.02.2025). Якщо територія належить до зони активних бойових дій, звільнення за прогул є незаконним.
Призупинення договору та стратегічні дилеми 2025 року: Уникаємо пастки з відкладеною нормою
Якщо працівник з території активних бойових дій не виходить на зв’язок, одним з механізмів є призупинення дії трудового договору (ст. 13 Закону №2136-IX).
Важливо: Закон №4412-IX дійсно вводить обмеження на одностороннє призупинення строком у 90 календарних днів, однак ця норма є відкладеною. Вона набере чинності лише 14 березня 2026 року.
Станом на липень 2025 року не існує законодавчого обмеження строку одностороннього призупинення договору за ініціативою роботодавця (крім тривалості воєнного стану).
Стратегічна дилема-2025: Прогул vs. Відсутність понад 4 місяці
Заборона звільнення за прогул працівника із зони бойових дій створює для роботодавця складну юридичну дилему. Що робити, якщо зв’язок із таким працівником відсутній місяцями? Тут на сцену виходить інша підстава для припинення договору — п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП (відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад 4 місяці поспіль).
Ключова відмінність полягає в тому, що прогул — це дисциплінарне стягнення за вину, тоді як звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП — це припинення договору через тривалу невизначеність.
Заборона Закону №4412-IX стосується конкретно прогулу. Формально вона не поширюється на звільнення за 4-місячну відсутність. Однак застосування цієї норми до працівника із зони бойових дій є високоризиковим.
Суд може розцінити це як спробу обійти пряму заборону закону, особливо якщо працівник хоча б раз намагався вийти на зв’язок, що нівелює умову “відсутності інформації”.
Висновок
Звільнення за прогул у 2025 році — це не про швидкість, а про точність. Кожен документ, кожен підпис, кожен дотриманий строк — це цеглинка у вашому юридичному захисті.
Пам’ятайте, що звільнення є вашим правом, а не обов’язком. Іноді догана може бути більш доцільним рішенням. Але якщо ви обрали шлях звільнення, дотримуйтесь цього оновленого та поглибленого алгоритму, і ви зможете захистити інтереси компанії та уникнути тривалих судових спорів.