Списки персонального військового обліку (додаток 5) станом на 1 січня 2026 р.: правила складання + зразок

Списки персонального військового обліку – це не звіт!

Випереджаючи запитання осіб, відповідальних за ведення військового обліку на підприємствах, відразу відповідаємо: до 25 січня 2026 року списки персонального військового обліку (далі – Списки персонального ВО) нікуди здавати чи подавати не потрібно. Адже Списки персонального ВО – це не звіт.

Що зазначається про Списки персонального ВО у Порядку №1487?

Щороку до 25 січня (станом на 1 січня) списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку підписуються керівником державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку, та реєструються в установленому порядку в службі діловодства таких органів, підприємств, установ, організацій.

п. 40 Порядку №1487 

Тобто до 25 січня 2026 року складаємо нові Списки персонального ВО, після чого їх:

1. підписує керівник підприємства;
2. підписує особа, відповідальна за ведення військового обліку;
3. відповідальна особа за ведення військового обліку реєструє в установленому порядку в службі діловодства.

І кожен з цих пунктів важливий та обов’язковий!

Проте не зазначається, що їх треба кудись надавати чи надсилати.

Водночас роботодавці зобов’язані звіряти Списки персонального ВО з ТЦК. Але не ті, які в нас підписані і зареєстровані станом на 1 січня, а ті, які є актуальними на дату звіряння. Детально ми розповідали про цю процедуру тут: «Звіряння Списків персонального військового обліку з ТЦК – 2025: типи звіряння, вимоги та практичні нюанси».

За якою формою складаються Списки персонального ВО станом на 1 січня 2026 року?

Нагадаємо, що 31 липня 2025 року форма Списків персонального військового обліку зазнала кардинальних змін.

Не забувайте про те, що інформація про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів вноситься до Відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12 до Порядку №1487), яка зберігається разом зі Списками персонального військового обліку. Ця форма у 2025 році не змінювалася. А от Списки персонального ВО на 01.01.2026 мають бути оформлені, підписані та зареєстровані саме в цій новій формі.

• Бланк Списків персонального військового обліку (додаток 5) дивіться на нашому сайті за посиланням. Інструкцію із заповнення та подання цього бланку від редакції «Дебет-Кредит» читайте ось тут.
  
  
• Бланк Відомостей оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) дивіться на нашому сайті за посиланням.
  
  
• А ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.

Чим нова форма Списків персонального ВО відрізняється від попередньої?

1. відтепер не потрібно буде зазначати реквізити паспорта для виїзду за кордон, а лише реквізити паспорта громадянина України;
2. також у новій формі Списків буде лише одна графа для зазначення адреси, а саме: «Адреса задекларованого/зареєстрованого або фактичного місця проживання» (графа 11 Списків). До змін заповнювали окремо і графу 11 («Адреса задекларованого (зареєстрованого) місця проживання») та графу 12 («Адреса місця проживання»);
3. графа «Перебування на спеціальному обліку або номер команди/служба у військовому резерві» тепер матиме назву «Відомості про перебування на спеціальному військовому обліку»;
4. графу «Реєстраційний номер облікового запису в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів/реєстраційний номер облікової картки платника податків» також розділили на дві окремі графи «Реєстраційний номер облікового запису в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів» (графа 6) та «Реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності)» (графа 7);
5. графу «Категорія обліку (для офіцерів розряд), військово-обліковий документ (серія, номер)» змінили, і тепер буде графа «Реквізити військово-облікового документа (серія (за наявності), номер, ким та коли видано, час та дата формування)».

Натомість додали низку граф, а саме:

1. «Категорія військового обов’язку» (графа 2). (В цій графі слід зазначати категорію військового обов’язку, а саме – призовник, військовозобов’язаний, резервіст.)
2. «Відомості про наявність відстрочки від призову на військову службу (направлення для проходження базової військової служби)» (графа 13). (Зазначаємо строк, на який надано відстрочку військовозобов'язаним та резервістам від призову на військову службу під час мобілізації на особливий період, призовникам від направлення для проходження базової військової служби (за наявності), та підстави для її надання (пункт, частина, стаття відповідного закону.)
3. «Відомості про проходження військової служби» (графа 15). (Для призовників графа не заповнюється. У разі проходження військової служби заповнюємо «так», в іншому випадку – «ні».)
4. «Відомості про наявність мобілізаційного розпорядження (дата видачі)». (Графа для призовників не заповнюється. Вказується інформація про наявність мобілізаційного розпорядження «так» або «ні», дата його видачі та номер команди (військової частини для резервістів.)

Також були зміни у Примітках до Списків.

Детально всі ці зміни ми описали у статтях:

• З 31 липня списки персонального військового обліку складаємо по-новому (та ще 4 зміни у військовому обліку)
• Чотири групи, чотири списки, але справа одна: Міноборони та ТЦК роз'яснили, як тепер вести військовий облік 

Заповнюємо Списки ВО до 25 січня 2026 року станом на 1 січня 2026 року

Згідно з п. 36 Порядку №1487, Списки персонального військового обліку (додаток 5) складаються окремо за такими групами:

1. перша – список персонального військового обліку військовозобов'язаних (резервістів) офіцерського складу;
2. друга – список персонального військового обліку військовозобов'язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
3. третя – список персонального військового обліку військовозобов'язаних та резервістів з числа жінок;
4. четверта – список персонального військового обліку призовників.

Для заповнення Списків персонального військового обліку використовуємо дані з паспорта та військово-облікового документа (див. зразок 1).

Зразок 1. Які дані з військово-облікового документа у Резерв+ зазначати у Списках персонального ВО

  

На що треба звернути увагу при складанні Списків персонального ВО?

Заповнення графи 8

У графі 8 вказуйте військово-облікову спеціальність. Інформацію беремо безпосередньо з військово-облікового документа працівника. 

Для офіцерів зазначається шестизначний код, а для рядового, сержантського та старшинського складу – тризначний.

Щодо призовників графу 8 не заповнюємо.

Заповнення графи 9

У ній вказуйте серію (якщо вона є) та номер військово-облікового документа, а також зазначайте, ким і коли його оформлено. У разі роздруківки з «Резерв+» пам’ятайте, що номер ВОД і VIN-код будуть тотожними.

Вказуйте також дату та конкретний час створення електронного ВОД у «Резерв+» – ця інформація відображається у витягу.

Наприклад:

• ВОД: АБ 112233, виданий Жмеринським РТЦК та СП Вінницької області 01.03.2020;
• е-ВОД: 221281947463303212336, створено 17:31, 17.11.2025.

Заповнення граф 13 та 14

У графі 14 зазначайте строк відстрочки саме для заброньованих працівників, тоді як у графі 13 варто відображати всі інші види відстрочок – зокрема для багатодітних батьків, осіб, які навчаються у закладах вищої освіти чи в аспірантурі, а також для призовників, які мають право на відстрочку від проходження базової служби.

При цьому звертаємо увагу:

• у графі 14 достатньо вказати лише період дії відстрочки;
• у графі 13 бажано зазначити не лише строк дії, але й правову підставу – пункт, частину та статтю Закону України від 21.10.1993 №3543-XII «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію», за якою надано відстрочку.

Наприклад:

• графа 13: до 05.11.2025, п. 21 ч. 1 ст. 23 Закону №3543-XII працівники органів військового управління (органів управління), військових частин (підрозділів) Міністерства оборони України, Збройних Сил України, Державної спеціальної служби транспорту, Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, Служби безпеки України, Служби зовнішньої розвідки України, Національної гвардії України, Державної прикордонної служби України, Управління державної охорони України, апарату Міністерства внутрішніх справ України та експерти установ експертної служби Міністерства внутрішніх справ України;
• графа 14: до 04.04.2026.

Заповнення графи 17

У цій графі вказуємо найменування посади працівника, а також дату і номер наказу про його призначення або звільнення.

Водночас слід врахувати, що тут також відображаються дані про останнє переведення чи переміщення, зокрема реквізити відповідного наказу та посаду, на яку працівника було переведено.

Наприклад:

• Інженер, наказ про прийняття від 26.11.2025 №15/к/тр

Заповнення графи 18

У цій графі зазначаємо реквізити повідомлення до ТЦК та СП – тобто дату та номер документа, який підприємство подавало при прийнятті на роботу або при звільненні військовозобов’язаного, призовника чи резервіста.

Наприклад:

• від 26.01.2025 №07/11

Важливо! Якщо працівник звільнився протягом 2025 року, то в Списках персонального ВО, які складаються станом на 1 січня 2026 року, цього працівника не вказуйте!

Детально про заповнення граф 17 та 18 ми розповідали у статті «Як заповнювати графи 17 та 18 Списків персонального військового обліку?».

Зразок 2. Списки персонального ВО на 01.01.2026 (Завантажити >>)

 

Реєстрація Списків персонального ВО

Реєстрація списків обов’язкова. Часто в актах перевірок ТЦК зазначає як порушення, що Списки персонального ВО не зареєстровані. Проте як їх зареєструвати?

У п. 40 Порядку №1487 зазначено, що така реєстрація здійснюється службою діловодства відповідно до затверджених на підприємстві процедур.

Тому підприємство має орієнтуватися на власні внутрішні правила реєстрації документів.

Документи вважаються внесеними до документаційного фонду з моменту їх реєстрації. Реєстрація передбачає присвоєння реєстраційного індексу та внесення основних відомостей про документ до журналу обліку. Такі підходи визначені у главі 3 розділу III Правил №1000/5, затверджених МЮУ.

Отже, у внутрішній інструкції з діловодства підприємство може самостійно визначити, де саме та ким реєструються Списки та Відомості.

***

Читайте також: 

• Звіряння Списків персонального військового обліку з ТЦК – 2025: типи звіряння, вимоги та практичні нюанси
• З 31 липня списки персонального військового обліку складаємо по-новому (та ще 4 зміни у військовому обліку)
• Чотири групи, чотири списки, але справа одна: Міноборони та ТЦК роз'яснили, як тепер вести військовий облік 
• Кого штрафує ТЦК за відсутність сертифіката про підвищення кваліфікації з військового обліку та за яких умов?