Роботодавець не видав працівнику копію наказу: що є підтвердженням працевлаштування у 2026 році

Південно-Східне міжрегіональне управління Державної служби з питань праці розповіло, що відповідно до ст. 29 КЗпП до початку роботи за трудовим договором роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб ознайомити працівника під підпис з умовами праці, правами та обов’язками. Підписання та ознайомлення з наказом є невід’ємною частиною цього процесу.

Якщо роботодавець не видав працівнику копію наказу про прийняття на роботу, головним підтвердженням офіційного працевлаштування є дані з Державного реєстру застрахованих осіб (Пенсійного фонду України).

Працівник може самостійно та швидко перевірити свій статус через вебпортал електронних послуг ПФУ. Авторизуватися там можна за допомогою КЕП (електронного підпису) або Дія.Підпису / BankID. Є доступні дві основні довідки:

• Довідка за формою ОК-5 або ОК-7: у ній відображаються всі суми заробітної плати, з якої сплачено єдиний соціальний внесок (ЄСВ), та страховий стаж. Якщо роботодавець звітує за працівника, ці дані з’являться там автоматично.
• Довідка про трудовий та страховий стаж (додаток 9): прямо підтверджує період роботи на конкретного роботодавця.

На тому ж порталі ПФУ у розділі «Електронна трудова книжка» має з’явитися запис про прийняття вас на роботу. Роботодавець зобов’язаний передавати ці дані до ПФУ.

У мобільному застосунку «Дія» в меню «Послуги» «Довідки та витяги» можна замовити Витяг про трудовий стаж або довідки ОК-5 / ОК-7. Документ формується за кілька хвилин і має таку ж юридичну силу, як і паперовий.

Що робити, якщо даних у ПФУ та Дії немає?

Якщо ви працюєте вже кілька місяців, а інформація на порталі ПФУ чи в Дії не відображається, це означає, що роботодавець або не оформив вас офіційно, або не платить за вас податки (чи не подав звітність).

У такому разі слід письмово звернутися до керівництва з заявою надати копію наказу про прийняття на роботу.

Ст. 49 КЗпП прямо зобов’язує роботодавця видати працівникові на його вимогу довідку про його роботу на даному підприємстві, в установі, організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати.

Роботодавець порушує закон, якщо він не ознайомив вас із цим наказом під підпис до першого робочого дня, і не має права відмовити вам у видачі його копії чи витягу з нього, якщо ви подали про це письмову заяву на підставі ст. 49 КЗпП, – зазначила інспектор.

Інформаційною роботою було охоплено 17 суб’єктів господарювання.