Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, у разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування їх бланків внаслідок недбалого зберігання, вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.
Однак, якщо помилку в прізвищі працівника у трудовій книжці, допущено на одному з попередніх місць роботи, Мінсоцполітики дозволяє її виправити.
Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
Зазначені зміни вносять на першій сторінці трудової книжки. Однією рискою закреслюють, наприклад, прізвище, що внесено з помилкою, записують правильне з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряють підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Отож, підставою для виправлення допущеної помилки є паспорт або свідоцтво про народження працівника.