Оформлення припинення трудових відносин
Оскільки на момент припинення трудового договору працівник вже помер, то саме «звільнення з роботи» не відбувається, адже не можна звільнити з роботи особу, яка померла. Тому у разі смерті працівника йдеться саме про припинення трудового договору. Від цього й будемо відштовхуватись далі.
1) Отримали свідоцтво про смерть – оформлюємо наказ
Припинення трудового договору у разі смерті працівника оформлюється наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу.
Підставою для видачі наказу про припинення трудового договору є свідоцтво про смерть, видане РАЦС. Зауважимо, що свідоцтво виготовляється друкарським способом за єдиним для всієї держави зразком (постанова КМУ від 10.11.2010 р. №1025), має індивідуальні серію та номер. Інші види свідоцтв, такі як лікарське свідоцтво про смерть (форма №106/о) або фельдшерське свідоцтво про смерть, затверджені наказом МОЗ від 08.08.2006 р.№545, не можуть бути підставою для оформлення такого наказу.
Як правило, свідоцтво про смерть надають родичі померлого працівника. Якщо надається оригінал свідоцтва про смерть, тоді слід виготовити з нього копію і засвідчити печаткою підприємства або відділом кадрів із зазначенням дати його отримання та підписом уповноваженої особи. Якщо ж надається відразу нотаріально завірена копія свідоцтва про смерть, то відповідно засвідчувати його не потрібно. Однак й у такому разі радимо на нотаріально затвердженій копії вказати дату отримання свідоцтва, а також поставити підпис уповноваженої особи.
Якщо ж роботодавець дізнався про смерть працівника, однак його родичі протягом тривало часу так і не звертаються/не надсилають до підприємства свідоцтво про смерть, то таке підприємство повинно самостійно звернутися до органу, в якому було зареєстровано смерть працівника, для отримання офіційного підтвердження факту реєстрації смерті. Державна реєстрація смерті проводиться РАЦС за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті чи виявлення трупа або за місцем поховання (п. 3 р.5 Правил №52/5). Якщо на підприємстві невідомо, де саме зареєстрована смерть працівника, необхідно звернутися із запитом до всіх органів, де могла відбуватися реєстрація.
Як бути, якщо працівник зник, але смерть його не зареєстрована? Є два варіанти:
1) звільнити працівника за прогули;
2) звільнити працівника як безвісно відсутнього.
Факт прогулу слід довести самому роботодавцю. На практиці для цього складається акт комісією, створеної роботодавцем (зокрема, про відсутність працівника на роботі більше трьох годин протягом робочого дня). Така підстава для звільнення працівника прописана нормами п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП.
Другий факт має встановити суд. Мінсоцполітики в листі від 31.12.2010 р. №284/06/186-10 рекомендує: «у випадку визнання працівника безвісно відсутнім... у трудовій книжці цього працівника у розділі "Відомості про роботу" зробити запис "Роботу припинено у зв’язку з визнанням судом особи безвісно відсутньою». Як і інші відомості про роботу, цей запис супроводжується зазначенням порядкового номеру, дати припинення трудового договору і посиланням на дату і номер наказу про припинення трудового договору (ця дата буде визначена у судовому рішенні) (за аналогією з п. 4.3 Інструкції №58).
До отримання свідоцтва про смерть роботодавець не має права оформлювати наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю.
При складанні наказу виникає питання із датою припинення трудових відносин.
В загальному випадку, відповідно до абз.2 п. 2.27 Інструкції №58, днем звільнення вважається останній день роботи. Однак, у разі смерті працівника датою припинення трудового договору є дата смерті працівника, вказана у свідоцтві, незалежно від дати видання наказу та від того, працював у цей день померлий чи ні (наприклад, перебував у відпустці, хворів тощо). На цьому наголошують фахівці Мінсоцполітики у листі від 31.12.2010 р. №284/06/186-10.
Таким чином, незалежно від того, що наказ про припинення трудового договору оформлюється пізнішим числом ніж дата смерті, трудовий договір припиняється із померлим працівником «заднім» числом – тобто датою його смерті.
Оскільки наказ є розпорядчим документом, то у ньому варто вказати всі розпорядчі від керівника, прийняті ним у зв'язку зі смертю працівника. Тобто у наказі слід зазначити не тільки про припинення трудового договору, але й про видачу трудової книжки та усіх виплат, належних померлому працівнику, які бажає отримати родич на підставі його заяв (про це все детальніше далі).
Якщо на момент складання наказу про припинення трудових відносин ще немає рішення керівника щодо сплати допомоги на поховання (або ж родич забув звернутися з заявою про виплату такої допомоги), тоді пізніше (при прийнятті рішення) варто оформити окремий наказ на виплату допомоги на поховання.
Зразок оформлення наказу про припинення трудового договору наведено у зразку 1 (завантажити).
2) Є наказ – заповнюємо трудову книжку
Відповідно до п. 4.3 Інструкції №58 у трудовій книжці померлого працівника у розділі «Відомості про роботу» і дати запису у графі 3 записується: «Роботу припинено у зв'язку зі смертю», далі - заповнюється графа 4 - зазначаються дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується у встановленому порядку.
Таке ж роз'яснення надало Мінсоцполітики у листі від 09.04.2013 р. №23/06/187-13.
Як ми зазначили вище, оскільки датою припинення трудових відносин є дата смерті, то у графі 2 треба зазначити саме її.
Зразок оформлення трудової книжки наведено у зразку 2 (завантажити).
Пунктом 4.3 Інструкції №58 також передбачено, що у разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу.
Зверніть увагу: у разі відправлення поштою, трудова книжка надсилається рекомендованим листом з описом вкладення.
Законодавство не дає визначення поняття «найближчі родичі», однак, на практиці вважається, що до них, насамперед, належать члени сім'ї померлого. Відповідно до п. 2 ст. 3 Сімейного кодексу, "сім'ю складають особи, які спільно проживають, пов'язані спільним побутом, мають взаємні права та обов'язки". Причому подружжя вважається сім'єю і тоді, коли дружина та чоловік у зв'язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин не проживають спільно, а дитина належить до сім'ї своїх батьків і тоді, коли спільно з ними не проживає. Сім'я створюється на підставі шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, а також на інших підставах, не заборонених законом і таких, що не суперечать моральним засадам суспільства (п. 4 ст. 3 СКУ).
Отже, аби вирішити, хто має отримати трудову книжку померлого працівника, роботодавець повинен, насамперед, визначити осіб, які до смерті працівника спільно з ним проживали і перебували у шлюбі (чоловік, дружина) або були кровно споріднені (діти, батьки, онуки, брати, сестри тощо). Робиться це на підставі пред’явлених родичами документів.
Для отримання трудової книжки померлого працівника родичі повинні надати:
- паспорт,
- документ, що підтверджує родинний зв’язок з померлим (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про нарадження, тощо) або документ, що підтверджує спільне проживання (довідку з ЖЕКу чи сільської (селищної) ради про спільне проживання з померлим),
- письмову заяву з копіями документів (засвідчені в установленому законодавством порядку), що підтверджують родинний зв’язок і місце реєстрації заявника.
Зразок оформлення заяви на отримання трудової книжки та сум заробітної плати, в т.ч. компенсації за невикористану відпустку, належної померлому працівнику за життя, а також сум допомоги на поховання (про це детальніше далі), наведено у зразку 3 (завантажити) >>>
Зразок оформлення розписки у разі отримання трудової книжки на руки наведено у зразку 4 (завантажити)>>>
Згідно з ч. 4 п. 7.1 Інструкції №58, у разі отримання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особовій картці і книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Оскільки в даній ситуації отримати підпис працівника неможливо, особа, що відповідає за ведення та облік трудових книжок, може зробити наступні записи:
- у разі видачі трудової книжки під розписку:
на нижньому полі особової картки «Вдова померлого працівника Іванова О.П. отримала трудову книжку Іванова О.М. 21.07.2016 під розписку»,
в книзі - в графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» - дату видачі трудової книжки родичу,
в графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» можна, наприклад, зробити відмітку: «Розписка від 21.07.2016»;
- у разі відправлення книжки поштою:
«Трудова книжка відправлена поштою вдові померлого працівника Івановій О.П. 21.07.2016»,
в книзі - в графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» - дату і номер квитанції цінного листа,
в графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» слід зазначити дату отримання трудової книжки поштою (за поштовим повідомленням про вручення).
Що робити із виплатами, які належать померлому працівникові?
Згідно зі ст. 1227 ЦКУ, суми заробітної плати, допомог у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім'ї, а у разі їх відсутності - входять до складу спадщини.
Якщо ніхто з родичів померлого до підприємства не звернеться, заробітна плата включається до складу спадщини. Тобто отримати її зможуть лише спадкоємці на підставі свідоцтва про спадщину.
Докладніше про виплати читайте тут, а про їх оподаткування та відображення у звітності ось тут.
