Помер працівник: дії роботодавця та документальне оформлення (+ зразки документів)

Документальне оформлення припинення трудових відносин

Кодекс законів про працю України (КЗпП) передбачає припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника, визнанням його судом безвісно відсутнім або оголошенням померлим (пункт 8-2 частини 1 статті 36 КЗпП). Розглянемо 5 кроків, які слід здійснити для правильного оформлення припинення трудових відносин:

• Крок 1. Отримання підтвердного документа (свідоцтво про смерть)
• Крок 2. Оформлення наказу про припинення трудового договору
• Крок 3. Заповнення трудової книжки
• Крок 4. Оформлення табеля обліку робочого часу та нарахування належних працівникові сум заробітної плати та інших виплат
• Крок 5. Виплата належних працівникові коштів членам його сім'ї
• Крок 6. Відображення виплат померлого працівника у єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ

Крок 1. Отримання підтвердного документа (свідоцтво про смерть)

Підставою для видачі наказу про припинення трудового договору є свідоцтво про смерть, видане РАЦС. Зауважимо, що свідоцтво виготовляється друкарським способом за єдиним для всієї держави зразком (постанова КМУ від 10.11.2010 №1025), має індивідуальні серію та номер. 

Як правило, свідоцтво про смерть надають родичі померлого працівника. 

Якщо надається оригінал свідоцтва про смерть, тоді роботодавцю слід виготовити з нього копію (на копії зазначається напис «Згідно з оригіналом», проставляються дані про особу, яка зробила цю копію – посада та ПІБ, підпис такої особи та дата). 

Якщо ж відразу надається нотаріально завірена копія свідоцтва про смерть, то відповідно засвідчувати його не потрібно. Однак й у такому разі радимо на нотаріально затвердженій копії вказати дату її отримання, яку завірити підписом уповноваженої особи роботодавця.

Важливо! Інші види свідоцтв, такі як лікарське свідоцтво про смерть (форма №106/о) або фельдшерське свідоцтво про смерть, затверджені наказом МОЗ від 08.08.2006 №545, не можуть бути підставою для оформлення такого наказу.

Якщо ж роботодавець дізнався про смерть працівника, однак його родичі протягом тривало часу так і не звертаються/не надсилають до підприємства свідоцтво про смерть, то він може самостійно звернутися до органу, в якому було зареєстровано смерть працівника, для отримання офіційного підтвердження факту реєстрації смерті. Державна реєстрація смерті проводиться РАЦС за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті чи виявлення трупа або за місцем поховання (п. 5 р. 3 Правил №52/5).

Якщо на підприємстві невідомо, де саме зареєстрована смерть працівника, необхідно звернутися із запитом до всіх органів, де могла відбуватися реєстрація. 

Крок 2. Оформлення наказу про припинення трудового договору

Припинення трудового договору у разі смерті працівника оформлюється наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу.

У наказі зазначається:

• підстава припинення трудових відносин: п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП України;
• дата припинення трудового договору: це дата смерті працівника, зазначена у свідоцтві про смерть.

У багатьох роботодавців під час складання наказу виникає питання щодо дати припинення трудових відносин. 

У загальному випадку, відповідно до абз. 2 п. 2.27 Інструкції №58, днем звільнення вважається останній день роботи. Однак у разі смерті працівника датою припинення трудового договору є дата смерті працівника, вказана у свідоцтві, незалежно від дати видання наказу та від того, працював у цей день померлий чи ні (наприклад, перебував у відпустці, хворів тощо). На цьому наголошують фахівці Мінсоцполітики у листі від 31.12.2010 №284/06/186-10, а також Держпраці у своєму роз’ясненні.  

Таким чином, незалежно від того, що наказ про припинення трудового договору оформлюється пізнішим числом, ніж дата смерті, трудовий договір із померлим працівником припиняється заднім числом – тобто датою його смерті.

Важливо! До отримання свідоцтва про смерть роботодавець не має права оформлювати наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю.

Оскільки наказ є розпорядчим документом, то у ньому варто вказати всі розпорядчі від керівника, прийняті ним у зв'язку зі смертю працівника. Тобто у наказі слід зазначити не тільки про припинення трудового договору, але й про видачу трудової книжки та усіх виплат, належних померлому працівнику, які бажає отримати родич на підставі його заяв (про це все докладніше – далі).

Якщо на момент складання наказу про припинення трудових відносин ще немає рішення керівника щодо виплати допомоги на поховання (або ж родич забув звернутися із заявою про виплату такої допомоги), тоді пізніше (при прийнятті рішення) варто оформити окремий наказ на виплату допомоги на поховання.

Зразок оформлення наказу про припинення трудового договору (завантажити >>)

Крок 3. Заповнення трудової книжки

Якщо у роботодавця зберігається паперова трудова книжка померлого, то до неї треба внести запис про припинення трудових відносин. 

Відповідно до п. 4.3 Інструкції №58 у трудовій книжці померлого працівника у розділі «Відомості про роботу» і дати запису у графі 3 записується: «Роботу припинено у зв'язку зі смертю», далі заповнюється графа 4 – зазначаються дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується у встановленому порядку. Таке ж роз'яснення надало Мінсоцполітики у листі від 09.04.2013 №23/06/187-13. Єдине що ми б у графі 3 зараз вказували би ще і норму КЗпП (пункт 8-2 частини 1 статті 36 КЗпП), яка з'явилася пізніше ніж цей лист Мінсоцполітики. Такої самої думки дотримується зараз і Держпраці.

Як ми зазначили вище, оскільки датою припинення трудових відносин є дата смерті, то у графі 2 треба зазначити саме її.

Зразок оформлення трудової книжки (завантажити >>)

Пунктом 4.3 Інструкції №58 також передбачено, що у разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу.

Важливо! У разі відправлення поштою трудова книжка надсилається рекомендованим листом з описом вкладення.

Законодавство не надає визначення поняття «найближчі родичі», однак на практиці вважається, що до них насамперед належать члени сім'ї померлого. Відповідно до п. 2 ст. 3 Сімейного кодексу, «сім'ю складають особи, які спільно проживають, пов'язані спільним побутом, мають взаємні права та обов'язки». Причому подружжя вважається сім'єю і тоді, коли дружина та чоловік у зв'язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин не проживають спільно, а дитина належить до сім'ї своїх батьків і тоді, коли спільно з ними не проживає. Сім'я створюється на підставі шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, а також на інших підставах, не заборонених законом і таких, що не суперечать моральним засадам суспільства (п. 4 ст. 3 СКУ).

Отже, аби вирішити, хто має отримати трудову книжку померлого працівника, роботодавець повинен насамперед визначити осіб, які до смерті працівника спільно з ним проживали і перебували у шлюбі (чоловік, дружина) або були кровно споріднені (діти, батьки, онуки, брати, сестри тощо). Робиться це на підставі пред’явлених родичами документів.

Для отримання трудової книжки померлого працівника родичі повинні надати:

• паспорт,
• документ, що підтверджує родинний зв’язок з померлим (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження тощо) або документ, що підтверджує спільне проживання (довідку з жеку чи сільської (селищної) ради про спільне проживання з померлим),
• письмову заяву з копіями документів (засвідчені в установленому законодавством порядку), що підтверджують родинний зв’язок і місце реєстрації заявника.

Зразок оформлення заяви на отримання трудової книжки та сум заробітної плати, у т.ч. компенсації за невикористану відпустку, належної померлому працівнику за життя, а також сум допомоги на поховання  (завантажити >>).

Згідно з п. 7.1 Інструкції №58, у разі отримання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особовій картці і книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Оскільки в цій ситуації отримати підпис працівника неможливо, особа, що відповідає за ведення та облік трудових книжок, може зробити такі записи:

• у разі видачі трудової книжки під розписку:
  • у нижньому полі особової картки – «Вдова померлого працівника Іванова О.П. отримала трудову книжку Іванова О.М. 21.07.2025 під розписку»;
  • у книзі – у графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» зазначити дату видачі трудової книжки родичу;
  • у графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» можна, наприклад, зробити відмітку: «Розписка від 21.07.2025»;
• у разі відправлення книжки поштою:
  • «Трудова книжка надіслана поштою вдові померлого працівника Івановій О.П. 21.07.2025»;
  • у книзі – у графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» – дату і номер квитанції про відправлення листа;
  • у графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» слід зазначити дату отримання трудової книжки поштою (за поштовим повідомленням про вручення).
    
    

 Зразок оформлення розписки у разі отримання трудової книжки на руки (завантажити >>)

Крок 4. Оформлення табеля обліку робочого часу та нарахування належних працівникові сум заробітної плати та інших виплат

Відповідальна особа оформлює підсумковий табель на померлого працівника та передає його до бухгалтерії.

Працівникові нараховується заробітна плата, компенсація за всі невикористані дні відпустки, інші належні виплати відповідно до законодавства та умов трудового договору.

Крок 5. Виплата належних працівникові коштів членам його сім'ї

Що робити із виплатами, які належать померлому працівникові?

Згідно зі ст. 1227 ЦКУ суми заробітної плати, допомог у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім'ї, а у разі їх відсутності – входять до складу спадщини.

Якщо ніхто з родичів померлого не звернеться за виплатами до підприємства, заробітна плата включається до складу спадщини. Тобто отримати її зможуть лише спадкоємці на підставі свідоцтва про спадщину.

Нарахування виплат померлому працівникові

Тут треба дотримуватися трьох основних правил. 

1. Правило перше. Зробити нарахування треба по день смерті, зазначений у свідоцтві про смерть. Навіть якщо це був вихідний день або якщо працівник перебував на лікарняному чи у відпустці. 
2. Правило друге. Можуть бути й нарахування, здійснені за періоди після смерті працівника. Наприклад, лікарняні або допомога на поховання, за якими спадкоємці звернулися вже після остаточного розрахунку. 
3. Правило третє. Нарахування робимо тим днем, коли виникла підстава їх здійснювати. Тобто отримали свідоцтво про смерть, видали наказ про припинення трудових відносин – саме в цей день в бухобліку відображаємо усі виплати, які належать працівнику по цей день включно. Жодних нарахувань заднім числом. 

А які виплати треба нарахувати на дату звільнення, залежить від обставин – вони у кожного працівника свої. 

Наприклад, якщо працівник кілька місяців до смерті був мобілізований, то відпрацьованих днів у місяці звільнення немає. Чи нараховувати йому середній заробіток по день смерті, залежить від доброї волі роботодавця – ст. 119 КЗпП наразі цього не вимагає. 

А якщо працівник перед смертю перебував на лікарняному, то його треба оплатити по день смерті включно. Ми про це писали тут. 

Підставою для нарахування лікарняних буде листок непрацездатності. Якщо він складений в електронному вигляді, то роботодавець побачить його у своєму е-кабінеті на сайті ПФУ. Якщо він був складений у паперовому вигляді, то такий лікарняний мають надати спадкоємці померлого працівника.  

Розрахунок середньої зарплати для такого лікарняного проводиться на загальних підставах згідно з Порядком №1266. Базовий розрахунковий період – 12 календарних місяців перед місяцем відкриття листка непрацездатності. 

Докладно про розрахунок лікарняних у 2025 році ми розповідали в цих статтях: 

• Обчислення лікарняних та декретних у 2025 році: поради роботодавцю
• Лікарняні та декретні сумісникам: що робимо з 4 квітня 2025 року? 

Не забувайте: з 4 квітня 2025 року право на оплату лікарняних отримали і сумісники. Проте їм для цього недостатньо самого листка непрацездатності, потрібна ще і довідка про доходи з основного місця роботи! 

Якщо працівник перед смертю перебував у відпустці і не встиг скористатися нею повністю, слід згадати, що відпусткові виплачуються перед відпусткою. Отже, якщо ви встигли нарахувати та оплатити усю відпустку, постане питання із зайво нарахованими та виплаченими відпустковими. Треба їх сторнувати чи ні?

У ст. 22 Закону про відпустки сказано: "Відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки у разі смерті працівника не провадиться". Проте нічого не говориться про випадок, якщо відпустка була зароблена (а не надається наперед). На практиці ж відрахування не робиться в обох випадках. 

Важливо! Якщо у працівника залишились зароблені, але невикористані дні щорічної основної відпустки або невикористані дні додаткової відпустки на дітей, то на день звільнення померлому працівнику треба нарахувати і компенсацію за ці відпустки. 

Про те, як вона нараховується у 2025 році, ми докладно розповідали тут.

Всі ці виплати нараховуються саме померлому працівнику (а не його спадкоємцям) і оподатковуються ПДФО та ВЗ на загальних підставах. Але є нюанси...

Оподаткування виплат померлому працівникові

Щодо ПДФО, то на день смерті треба провести річний перерахунок за тим же порядком, як ми це робимо у грудні кожного року, але в цьому випадку – лише за місяці року, у якому працівник помер. А от перерахунок ВЗ – не здійснюється! 

Докладно про те, як проводиться річний перерахунок ПДФО, ми розповідали тут. По суті, це перевірка, чи правильно ви утримували ПДФО протягом такого року. 

Не забувайте, що результати перерахунку слід показати у 4ДФ за місяць його проведення (тобто подавати уточнюючі звіти за місяці помилки буде не потрібно)! 

Щодо ЄСВ, то тут позиція податківців неоднозначна. 

Наприклад, щодо зарплати померлого працівника вони одностайні: якщо вона нараховується по день смерті, то на неї нараховується ЄСВ. Незважаючи на те, що на практиці таке нарахування здійснюється вже після смерті працівника. 

А от щодо компенсації за невикористані відпустки, яка за законом теж має бути нарахована в день звільнення (смерті), податківці кажуть, що на неї нараховувати ЄСВ не треба! Таку позицію податківців ми наводили тут.  

Податківці аргументують такий несподіваний висновок саме тим, що така компенсація нараховується вже після смерті працівника, коли він не є застрахованою особою. 

Але обережним роботодавцям ми би не радили користуватися таким привабливим поясненням (адже думка податківців може і змінитися). До того ж у звітності така компенсація окремо не відображається, тож щоб не було потім запитань, чому сума ЄСВ занижена, краще ЄСВ на неї все ж таки нарахувати. 

Щодо лікарняних так само однозначної думки немає. Тому давайте встановимо для себе правило: ті лікарняні, які нараховуються в день смерті працівника, оподатковуються ЄСВ. Ті ж, які нараховуються пізніше – не оподатковуються ЄСВ. Так, як це працює у звичайному випадку звільнення працівника, про що ми писали тут. 

Всі ці виплати нараховуються в бухгалтерському обліку так само й на ті самі витратні рахунки, як і за життя цього працівника. Хоча якщо це передбачено вашою обліковою політикою, можна віднести ці витрати до складу інших операційних витрат (субрахунок 949): 

• Дт 23, 91-94 Кт 66 – зарплата, лікарняні (за перші 5 днів) та компенсація за невикористані відпустки; 
• Дт 378 Кт 66 – лікарняні за рахунок ПФУ і Дт 313 Кт 378 – на дату отримання фінансування від ПФУ на спецрахунок роботодавця;
• Дт 23, 91-94 Кт 651 – нараховано ЄСВ на зарплату;
• Дт 66 Кт 641, 642 – утримано ПДФО та ВЗ.  

Відповідно, виплата цих коштів спадкоємцям відображатиметься проведенням Дт 66 Кт 311, 313, 301 (залежно від того, в якій формі – готівковій чи безготівковій здійснюватиметься виплата). 

Важливо! Допомога на поховання буває двох видів: від ПФУ (обовязкова, надається за основним місцем роботи) і від роботодавця (добровільна).

Допомога на поховання від ПФУ не оподатковується ЄСВ, ПДФО та ВЗ.

Допомога на поховання від роботодавця не має фіксованого розміру, тож він може бути будь-яким. На неї не нараховується ЄСВ. Але не оподатковується ПДФО та ВЗ вона лише в розмірі 8480 грн.

Допомога від ПФУ має фіксований розмір (4100 грн у 2025 році) і надається, як і лікарняні, за заявкою-розрахунком, яку роботодавець має подати до Фонду. Як і лікарняні, вона надходить на спецрахунок роботодавця і далі виплачується спадкоємцям або іншим особам, які здійснили поховання. 

Докладніше про цю допомогу ви можете послухати у вебінарі від ПФУ, про який ми писали тут. Також про це ми писали тут і тут.

В бухобліку допомога на поховання від ПФУ відображається так: 

• Дт 378 Кт 66 – нарахування допомоги;
• Дт 313 Кт 378 – надходження коштів від ПФУ на спецрахунок;
• Дт 66 Кт 313 – виплата допомоги на рахунок працівника або (за відсутністю такого рахунку) на рахунок особи, яка здійснила поховання. 

Допомога на поховання від роботодавця відображається в бухобліку так: 

• Дт 949 Кт 66 – нарахована допомога на поховання; 
• Дт 66 Кт 311, 301 – виплачена допомога. 

Увага! Це не остаточний перелік виплат, які можуть бути нараховані працівнику в день його смерті, але ми розглянули найбільш поширені на практиці виплати. 

Крок 6. Відображення виплат померлого працівника в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ 

Передусім не забуваємо відобразити звільнення працівника в день смерті в додатку 5 єдиної звітності.  

Якщо наказ про звільнення працівника був виданий значно пізніше смерті працівника і ви не показали його у додатку 5 вчасно, треба буде зробити уточнюючий звіт (у складі Податкового розрахунку за місяць звільнення та додатка 5, всі – уточнюючого типу). Нарахування у зв'язку зі смертю в такому уточнюючому звіті не показуємо! Їх треба буде показати у місяці складання наказу про звільнення, тобто у місяці фактичного нарахування. А от дату звільнення – треба показати у додатку 5 за місяць звільнення (незважаючи на те, що дата наказу про звільнення буде «з майбутнього»). Тобто вам треба буде додати новий рядок у додатку 5, де зазначити про звільнення такого працівника. 

Далі, у місяці складання наказу про звільнення і нарахування всіх належних сум, в єдиній звітності ми показуємо: 

• всі виплати, на які нараховується ЄСВ – в Податковому розрахунку, додатку 1 та в додатку 4ДФ (це зарплата, компенсація за невикористані відпустки, лікарняні тощо);
• всі виплати, на які не нараховується ЄСВ – тільки в додатку 4ДФ (це допомога на поховання від ПФУ та від роботодавця тощо). 

І ще кілька слів щодо додатка 4ДФ.

У місяці смерті працівника дату звільнення ми проставляємо лише в тому випадку, якщо встигли оформити наказ про звільнення в такому місяці. Якщо ні, то зазначаємо цю дату у місяці нарахування доходів остаточного розрахунку. 

Наприклад, правильно буде показати у 4ДФ за червень 2025 року компенсацію за невикористану відпустку працівника, який помер у березні 2025 року, вказавши при цьому фактичну дату звільнення (смерті). Якщо наказ про таке звільнення був складений лише у червні 2025 року (тоді ж була нарахована і компенсація). 

Зарплата та відпусткові, лікарняні відображаються у 4ДФ з ознакою доходу «101». 

Допомога на поховання відображається у 4ДФ з ознакою доходу «146» (як від ПФУ, так і від роботодавця, як оподаткована, так і неоподаткована).  

Важливо! Усі ці виплати відображаються у 4ДФ за індивідуальним податковим номером (РНОКПП) померлого працівника, незалежно від того, хто фактично їх отримує!