Все що потрібно знати про відрядження - докладно і на прикладах від редакції

Документи та дії, що передують відрядженню

Оскільки Інструкція 59 стосується лише працівників державних підприємств, то підприємствам всіх інших форм власності необхідно розробити власне положення про відрядження. Для розроблення положення про відрядження можна взяти за основу Інструкцію №59.

Головним документом для направлення працівника у відрядження є відповідний наказ керівника. В ньому зазначаються: мета, місце та строки відрядження певного працівника, за наявності обмеження щодо розміру добових, витрат на наймання житла, транспорт, побутові потреби.

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, але розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку. З чого починати та чим закінчувати направлення працівника у відрядження читаємо тут.

Максимальні строки відрядження

Кодекс законів про працю не встановлює максимальну тривалість відрядження працівників. Тому таке рішення самостійно приймається керівником підприємства небюджетної сфери. Такі строки потрібно навести у затвердженому на підприємстві Положенні про відрядження.  А  от бюджетних організаціям слід орієнтуватись на Інструкцію №59 та на постанову КМУ №98.  За п. 6 Постанови №98 граничні строки перебування працівника у відрядженні становлять:

• в межах України – 30 календарних днів;
• за кордон – 60 календарних днів;
• на термін будівництва – при виконанні монтажних, будівельних, ремонтних робіт;
• один рік — при направленні працівників за кордон за зовнішньоекономічними договорами для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів.

Компенсація витрат працівника у відрядженні

Добові

Граничні розміри добових у відрядженні встановлені виключно для підприємств бюджетної сфери. Для працівників підприємств небюджетної сфери такого обмеження не встановлено. Однак, пп. 170.9.1 ПКУ визначає граничні розміри добових витрат, що не оподатковуються ПДФО:

•  для відрядження в межах України неоподатковувана сума добових становить 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного року (в 2017 році цей показник становить 0,1 * 3200 = 320 грн),
• для відрядження за кордон – у розмірі 80 євро за кожен календарний день такого відрядження.

З метою неоподаткування ПДФО добових витрат на відрядження в межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), має бути підтверджено наказом про відрядження та відповідними первинними документами. При цьому конкретного переліку таких первинних документів у пп. 170.9.1 ПКУ  не встановлено. Свою думку з приводу виплати та оподаткування добових у разі наявності лише наказу на відрядження ми озвучували у консультації.

Щодо розміру добових за кордон до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Якщо роботодавець не належить до бюджетних підприємств та встановив розміри добових у розмірі більше ніж за пп. 170.9.1 ПКУ, то сума перевищення є надміру витраченими коштами для працівника й відповідно є його додатковим благом. Згідно з Довідником ознак доходів такий дохід відображається у податковому розрахунку за ф. №1ДФ під ознакою доходу «118».

Про документи, які підтверджують право на добові, ми писали тут.

Проживання

За наявності підтвердних документів (таких як рахунок з готелю, або осіб, що надають послуги з розміщення) витрати на проживання працівника у відрядженні не підлягають оподаткуванню ПДФО.

Доволі розповсюджені ситуації, коли декілька працівників направляються в одне відрядження, але витрати на проживання несе один співробітник за всіх. В такому разі ніяких обмежень на включення таких сум до авансового звіту працівника, що оплачував проживання немає, оскільки ці витрати підтвердженні відповідними документами (у яких містяться прізвища інших осіб, що були направлені у відрядження), та є зв’язок таких витрат з виконанням завдань пов’язаних з діяльністю підприємства (про це зазначало і Міністерство фінансів у листі від 31.08.2007 р. №31-26030-13-16/17569).

Транспорт до місця відрядження

Наразі пп. 170.9.1 ПКУ передбачено, що до оподатковуваного доходу фізичних осіб, за наявності підтверджувальних документів, не включаються відшкодування на проїзд, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд, обов’язкове страхування або будь-які податки чи збори, що підлягають до сплати в зв’язку з оформленням дозволів. Тож, як бачимо, підприємство може компенсувати працівнику не тільки вартість віз до країни відрядження, але й саме оформлення закордонного паспорту.

Щоб витрати на проїзд не були об’єктом оподаткування, мають бути у наявності підтвердні документи, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.

Ці та інші нюанси компенсації понесених витрат ми розглядали тут.

Також про електронний авіаквиток читайте у консультації. 

Представницькі витрати у відрядженні

У загальному випадку документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт працедавцем на організацію і проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку, придбання і розповсюдження подарунків, у встановлених межах, які здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламною метою, до складу оподатковуваного доходу такого працівника не включаються (пп. 170.9.1 ПКУ). Ключова особливість представницьких витрат — це їх рекламна мета. За своєю суттю представницькі витрати спрямовані на просування і рекламу товарів (послуг) конкретних підприємств, поширення або донесення інформації про особу чи товар і мають сформувати (підтримати) обізнаність споживачів та їх інтерес до таких осіб чи товару в будь-якій формі і будь-яким способом. Детально, які витрати відносяться до представницьких та на які необхідно нараховувати ПДФО, ми розглядали тут  і тут.

Транспорт за місцем відрядження (таксі, громадський транспорт)

Податковий кодекс  не містить заборони на компенсацію транспортних витрат працівника  за місцем відрядження, в тому числі і з використанням орендованих транспортних засобів. Пп. 170.9.1 ПКУ зазначає, що такі витрати не включаються до оподатковуваного доходу фізособи.

Серед витрат на проїзд відсутні витрати на таксі, які були понесені найманим працівником під час відрядження, як в межах території України, так і за кордоном. Тому такі витрати не підлягають обов’язковому відшкодуванню. Але за рішенням керівника підприємства ці витрати можуть бути відшкодовані працівнику. При цьому для працівника таке відшкодування буде вважатись додатковим благом відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ та підлягає оподаткуванню ПДФО за правилами оподаткування додаткового блага. 

Податківці зазначали про це й у своєму листі від 17.03.2017 р. №5586/10/26-15-13-01-12. Для підтвердження понесення таких витрат працівником, ним до авансового звіту додаються відповідні підтверджувальні документи (чеки оплати за таксі, проїзні квитки).

Авансовий звіт

Після повернення з відрядження працівник подає авансовий звіт, форма якого затверджена Наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841 (в редакції наказу Мінфіну від 10.03.2016 №350). Підпункт 170.9.2 ПКУ визначає граничні строки складання та подання роботодавцю авансового звіту для виконання цивільно-правових дій.

Так, за загальним правилом, цей звіт подається до закінчення 5 банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.

Але звітування щодо витрат, пов'язаних з відрядженням, оплачених з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, проводиться в інші строки.

Якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3 банківського дня після завершення відрядження.

При застосуванні платіжних карток для проведення розрахунків у безготівковій формі під час відрядження строк подання платником податку звіту становить 10 банківських днів. За наявності поважних причин роботодавець  може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Але ПКУ або Положення №637, чи Порядок №841 не визначать граничні строки надання авансового звіту у разі придбання працівником за власні готівкові кошти товарів для потреб підприємства та у разі відрядження! 

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається працівником в касу або зараховується на банківський рахунок підприємства до або під час подання авансового звіту.

Курсові різниці

Згідно з Інструкцією №59 працівнику, що відбуває у відрядження необхідно видати грошовий аванс на відрядження у розмірі вартості проїзду, найму житла та добових витрат.

При цьому у випадку відрядження працівника за кордон, зазначено, що грошове забезпечення повинно бути у валюті тієї країни до якої направляється працівник або у вільно конвертованій валюті. Але знову ж це стосується тільки бюджетних установ.

Приватні підприємства, розробивши власне положення, можуть використовувати інший порядок розрахунку з працівником, якого направлено у відрядження. І якщо при відрядженні по території України все зрозуміло: сума авансу порівнюється із сумою вказаною у авансовому звіті і у випадку залишку коштів повертається працівником, а у випадку, якщо витрати працівник перевищили суму авансу, то різниця повинна бути компенсована працівнику. То із закордонними відрядженням виникає таке поняття як курсова різниця.

Розглянемо декілька варіантів щодо закордонних відряджень:

1) Підприємство не надавало працівнику аванс на закордонне відрядження.

В такому випадку вартість витрат в іноземній валюті розраховується за курсом на дату затвердження авансового звіту. При цьому виникає кредиторська заборгованість, по якій необхідно розраховувати курсові різниці. Якщо курс НБУ зростає, відображають витрати проведенням Д-т 945 К-т 372, а якщо він знижується — дохід кореспонденцією Д-т 372 К-т 714. Однак можливий варіант і відображення таких курсових різниць у складі субрахунку 719 «Iнші доходи від операційної діяльності» або субрахунку 949 «Iнші витрати операційної діяльності».

2) Підприємство видало аванс, однак працівником було понесено додаткові витрати, які підтверджені документально.

Під час видачі працівникові інвалютного авансу на закордонне відрядження виникає дебіторська заборгованість — немонетарна стаття. А за такими статтями курсові різниці не визначають згідно з п. 7 П(С)БО 21. Відповідно до п. 5 та п. 6 П(С)БО 21 витрати в межах виданого інвалютного авансу показують за курсом НБУ на дату його видачі, а решту суми — на дату затвердження авансового звіту. Таке ж роз'яснення міститься у листі Мінфіну від 03.06.2004 р. №31-04200-30-16/9596. Після надання працівником авансового звіту, у роботодавця виникає кредиторська заборгованість перед працівником. Зверніть увагу: п. 2.5 Правил №200  говорить, що відшкодування  працівнику-резиденту,  який  перебував  у відрядженні за кордоном,  витрат власних коштів в іноземній валюті здійснюється  відповідно до законодавства України у валюті України за  офіційним  курсом  гривні  до  іноземних  валют,  установленим НБУ   на   день  виплати  зазначених  коштів,  а працівнику-нерезиденту,  на його бажання, - як в іноземній валюті, так і у валюті України.

Детально про закордонне відрядження читайте тут>>

Оподаткування та відображення в формі №1ДФ неповерненого залишку

Якщо працівник не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, сума, розрахована згідно з п. 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню ПДФО відповідно до п. 167.1 ПКУ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

При цьому в формі №1ДФ такі суми повинні відображатись з ознакою доходу 118 «Кошти на відрядження aбо під звіт, y тoмy числі надміру витрачені». Аналіз листа податківців з приводу заповнення форми №1ДФ ми надавали у цій  публікації.

У випадку, якщо працівником були понесені витрати, що підлягають оподаткуванню ПДФО  (таксі чи вартість алкогольних напоїв при представницьких витратах, витрати, непідтверджені документально) то вони відображаються у формі №1ДФ з ознакою доходу 126 «Додаткове благо».

Хвороба працівника у відрядженні

Бувають ситуації, коли працівник захворіє під час відрядження і потребує лікування. В даній ситуації є два варіанти розвитку подій:

1) коли внаслідок хвороби працівник перериває своє відрядження та повертається до місця свого постійного проживання.  При цьому працівник має повне право на компенсацію вартості проїзду, житла та добових, що були понесені під час перебування його у відрядження;

2) коли внаслідок хвороби (чи економічної доцільності)  працівник не може повернутись з відрядження. Чи має право роботодавець оплачувати вартість житла та добові, працівнику, що перебуває у відрядженні? На нашу думку, не тільки має право, а й зобов’язаний це робити. Адже, згідно зі ст. 2 КЗпП, працівники мають право на здорові та безпечні умови праці, а отже роботодавець не може вимагати від працівника повертатись з відрядження, якщо це буде загрожувати його здоров’ю. А оскільки фактично працівник знаходиться ще у відрядженні, то і має право на відповідні компенсації.

А от зворотна ситуація, коли працівник під час знаходження на лікарняному направляється у відрядження – недопустима, оскільки це буде порушенням його трудових прав. При цьому з дня такого порушення втрачається право працівника на отримання допомоги по непрацездатності, навіть якщо лікарняний лист ще не було закрито. Детально цю ситуацію ми розглядали тут.

Відпустка до чи після відрядження

Іноді бувають випадки, коли працівник знаходиться у відпустці і виникає термінова необхідність направити його в цей час у відрядження, або навпаки, працівник має бажання не повертаючись з відрядження та залишитись там у відпустці.

У першому варіанті, за згодою працівника, видається наказ про припинення відпустки такого працівника в зв’язку з виробничою необхідністю, та подальші компенсаційні виплати згідно звичайно порядку направлення працівника у відрядження.

А от у другому випадку, виникають труднощі, оскільки при відрядженні працівника за кордон дати відміток у паспорті про перетин кордону та транспортних квитків повинні співпадати з датами, зазначеними в наказі. Також компенсація витрат на зворотній квиток відбувається у випадку, якщо такий квиток використовується для цілей відрядження, а в даному випадку має місце особиста відпустка працівника. То ж вважаємо, що компенсація таких витрат працівнику буде розглядатись як додаткове благо.

Однак, зауважимо, що за згодою керівника працівнику може бути надано право на затримку у відрядженні на вихідні або святкові дні без компенсації добових за цей період. При цьому дозволяється неспівпадання дат на транспортних квитках на повернення працівника з датами у наказі на такі вихідні чи святкові дні (пункт 7 розділу І Інструкції 59). Але надання такої згоди - це право керівника, а не його обов’язок.

Розглянемо на прикладах відображення в обліку витрат на відрядження, а також компенсацію понесених витрат, які мають оподатковуватися ПДФО та військовим збором.

Приклад 1.

Директора підприємства направлено у відрядження по Україні для укладання договору з потенційним клієнтом. Видано аванс у розмірі 3000 гривень. Після прибуття директор подав авансовий звіт на суму підтверджених витрат у розмірі 2750 гривень. Залишок невикористаних коштів вчасно було не повернено до каси підприємства і за згодою було утримано із заробітної плати. Таке утримання можливе за наказом директора, який складається відповідно до ст. 127 КЗпП, але скласти такий наказ потрібно не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення невикористаних коштів

Приклад 2.

Працівнику, що направляється у закордонне відрядження видано аванс у сумі 300 доларів США. Курс на дату видачі авансу становив 24,50 грн. Після повернення працівника із відрядження ним було надано авансовий звіт у сумі 350 доларів США. Курс на дату подання звіту становив 25 гривень. На дату повернення коштів працівнику курс становив 24,75 гривні.

Приклад 3.

Працівника відділу збуту було скеровано у закордонне відрядження. Аванс на відрядження не видавався. Після повернення, працівник подає авансовий звіт на суму 600 доларів США, однак, повідомляє, що загубив проїзні документи на суму 170 доларів США. Курс на дату затвердження звіту 24,50 грн. Керівником прийнято рішення компенсувати працівнику ці витрати. Курс на дату відшкодування понесених витрат становить 25,20 гривень.