Посадова інструкція потрібна для всіх посад

Роль посадової інструкції працівника є надзвичайно великою. Оскільки саме ними встановлюється коло трудових функцій та обов’язків працівника.

І якщо щодо решти прав та обов’язків працівника можна обійтись нормами закону, то посадові інструкції потрібні, щоб зрозуміти, за що саме працівнику платять і від якої роботи він може відмовитись (якщо це не входить в його трудові обов’язки).

Основні поняття

Посадові інструкції – організаційні  документи, у яких визначено завдання, обов’язки, права і відповідальність працівників при виконання ними роботи на певній посаді (за професією).

Згідно з Довідником кваліфікаційних характеристик професій, затвердженим Наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. №336, конкретний перелік посадових обов'язків визначається посадовими інструкціями, які розробляють і затверджують роботодавці, ураховуючи конкретні завдання та обов'язки, функції, права, відповідальність працівників та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації. А цей Довідник є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності.

Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. Винятком можуть бути окремі керівники, правове становище яких визначено в статуті (положенні) підприємства.

Зверніть увагу! Відповідно до ст. 29 КЗпП роботодавець зобов’язаний до початку роботи роз’яснити працівникові його права і обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці. Отже, якщо до посади, яку займатиме працівник, було складено посадову інструкцію, ознайомити із нею під підпис слід до початку роботи працівника.

Ознайомлення працівника з посадовою інструкцією під підпис надає можливість уникнути спору про зміст трудових функцій працівника, а також у зв'язку з порушенням працівником трудових обов'язків.

Що як посадових інструкції немає або є, але лише для частини працівників?

Наразі спеціальних санкцій за це не встановлено. Однак Держпраці роз’яснює, що відсутність посадових інструкцій може бути кваліфікована як порушення законодавства про працю.

На нашу думку, в цьому разі йдеться про так звані «інші порушення законодавства з праці», за які, наприклад, статтею 265 КЗпП передбачено штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати. І це буде той розмір мінімальної зарплати, який діятиме на момент виявлення порушення (у 2019 році – 4173 грн).

А ще за подібне порушення передбачено адміністративний штраф відповідно до п. 1 ст. 41 КУпАП на відповідальних посадових осіб та роботодавців-підприємців у розмірі від 30 до 100 нмдг (510-1700 грн).

Розробка посадової інструкції

Хто саме розроблятиме проект посадової інструкції, на кожному підприємстві вирішує його керівник. Наприклад, часто проект посадової інструкції розробляється безпосереднім керівником працівника. А далі він подає проект на погодження до правової служби і/або кадрової служби підприємства.

Чи може працівник самостійно розробити посадову інструкцію? Принаймні, заборони цьому в чинному законодавстві немає. Тож, це вирішуватиме керівник підприємства. Також працівник може прийняти участь у складенні посадової інструкції, а саме даючи рекомендації або пропонуючи свою допомогу тому працівнику, якому керівник доручить розробку проекту. Проте останнє слово залишається за роботодавцем.

Посадові інструкції затверджуються наказом (розпорядженням) керівника або уповноваженого ним органу та доводяться до відома працівника під підпис.

Цей документ складається у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів, а другий – у керівників відповідних структурних підрозділів. Працівникові видається під підпис копія посадової інструкції.

Кому потрібна посадова інструкція - працівнику чи роботодавцю?

Наявність посадової інструкції важлива для обох сторін трудових відносин.

Роботодавцю вона дозволяє:

• чітко зафіксувати трудову функцію працівника, визначити його обов’язки;
• впливати на працівників, які відмовляються виконувати конкретні завдання;
• притягати працівників до відповідальності за правопорушення, пов’язані з невиконанням або неналежним виконанням посадових обов’язків;
• забороняти вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором;
• за потреби підтвердити перевищення працівником повноважень під час притягнення його до відповідальності.

Справа в тому, що виконання посадових інструкцій – це частина трудової дисципліни на підприємстві (як видно зі ст. 140 КЗпП).  Її порушення тягне за собою дисциплінарну відповідальність за ст. 147 КЗпП: догану або звільнення.

Своєю чергою, працівник у разі виникнення спору із роботодавцем щодо повноти виконання ним трудових обов’язків та відмови виконувати (чи вимоги встановити доплату за) роботу, яка не властива посаді, за якою він працює, завжди зможе послатися на посадову інструкцію.  Оскільки  саме посадова інструкція визначає та деталізує коло обов’язків працівника, який обіймає конкретну посаду.

Структура типової посадової інструкції та оформлення

Типова посадова інструкція  міститься в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом Методичної комісії Держкомархіву від 20.06.2006 р. №3.

Держпраці рекомендує складати посадовi iнструкцiї iз таких роздiлiв:

– Загальнi положення. У цьому роздiлi мiстяться основнi данi про найменування посади, сферу дiяльностi працiвника, найменування пiдроздiлу, в якому працює працiвник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов'язкiв, безпосередню пiдпорядкованiсть, квалiфiкацiйнi вимоги до працiвника (рiвень освiтньої пiдготовки, рiвень квалiфiкацiї, фах, потрiбний стаж роботи за фахом, iншi вимоги), наявнiсть пiдлеглих, перелiк основних законодавчих актiв, iнших нормативних актiв, якими керується в роботi працiвник, порядок замiщення iнших працiвникiв на перiод їхньої тимчасової вiдсутностi (вiдпустка, хвороба, iншi поважнi причини), а також хто замiщує його.

– Завдання та обов’язки. Цей роздiл характеризує змiст дiяльностi працiвника, визначає самостiйну дiлянку роботи вiдповiдно до положення про пiдроздiл, яка може визначатися видiленням групи питань з вiдповiдних напрямiв або закрiпленням за працiвником конкретних об’єктiв управлiння, або як конкретнi самостiйнi питання. У цьому роздiлi визначається перелiк видiв робiт, з яких складаються функцiї, що виконуються. Пiд час установлення видiв робiт слiд визначати їх за органiзацiйно-юридичними ознаками. Завдання та обов’язки працiвника мають вiдповiдати завданням та функцiям пiдроздiлу та вимогам квалiфiкацiйної характеристики вiдповiдної посади.

– Права. Роздiл визначає i наводить делегованi працiвниковi повноваження, за допомогою яких вiн має забезпечувати виконання покладених на нього завдань та обов'язкiв. До таких прав належать, наприклад, право вносити пропозицiї з певних питань, ухвалювати певнi рiшення, узгоджувати проекти документiв, брати участь у нарадах, отримувати потрiбну для виконання своїх завдань iнформацiю вiд вiдповiдних пiдроздiлiв тощо.

– Вiдповiдальнiсть. У роздiлi мiстяться показники оцiнки роботи працiвника та межi його особистої вiдповiдальностi за результатами дiяльностi та виконання робiт. Показниками оцiнки роботи є якiсть i своєчаснiсть виконання посадових завдань та обов’язкiв. Наприклад, зазначається просте, що працiвник несе вiдповiдальнiсть за невиконання або неналежне виконання посадових функцiй (завдань та обов’язкiв), порушення правил внутрiшнього трудового розпорядку, спричинення матерiальних збиткiв тощо.

– Повинен знати. Роздiл мiстить вимоги до спецiальних знань, умiнь, майстерностi працiвникiв вiдповiдно до реальних умов їхньої дiяльностi, особливостей устаткування, iнструментiв, матерiалiв тощо, достатнiх для якiсного виконання покладених на них завдань та обов'язкiв, а також знань нормативно-правових актiв i нормативних документiв, потрiбних для якiсного виконання посадових функцiй.

За потреби посадова iнструкцiя може бути доповнена такими роздiлами, якi не є обов’язковими складовими всiх посадових iнструкцiй:

– Квалiфiкацiйнi вимоги, що має мiстити норми, якi стосуються освiти, освiтньо-квалiфiкацiйних рiвнiв, професiйної пiдготовки та досвiду роботи, достатнiх для повного i якiсного виконання робiт за посадою. Отже, вимоги до освiти та освiтньо-квалiфiкацiйних рiвнiв мають вiдповiдати вимогам квалiфiкацiйної характеристики вiдповiдної посади (професiї).

– Взаємовiдносини (зв’язки за посадою), яким визначається коло основних взаємозв’язкiв працiвника iз працiвниками цього самого та iнших структурних пiдроздiлiв, а також зi стороннiми пiдприємствами, органiзацiями й установами, з якими працiвник має службовi взаємовiдносини, термiни отримання i надання взаємної iнформацiї (за наявностi), порядок погодження та затвердження вiдповiдних документiв тощо.

Тому приблизно така інструкція виглядатиме таким чином (див. Зразок).

Під час оформлення посадової (робочої) інструкції слід пам’ятати:

1. дата і реєстраційний індекс посадової (робочої) інструкції проставляється у день її затвердження керівником юридичної особи;

2. у заголовку до тексту зазначається найменування посади працівника, яке має відповідати найменуванню, зазначеному у структурі і штатній чисельності та штатному розписі юридичної особи;

3. текст посадової (робочої) інструкції складається із розділів, які нумерують арабськими цифрами.

Текст формується у вказівному характері і для цього використовують чіткі формулювання зі словами:

– «повинен»;

– «має право»;

– «слід»;

– «потрібно»;

– «необхідно»;

– «забороняється».

Забороняється  використовувати у тексті посадової (робочої) інструкції формулювання зі словами:

– «можна»;

– «не можна»;

– «бажано»;

– «не бажано»;

– «рекомендовано» та ін.;

4. посадову інструкцію підписує керівник відповідного структурного підрозділу;

5. посадову інструкцію візують зацікавлені посадові чи службові особи (найчастіше заступник керівника юридичної особи, що відповідає за напрями діяльності структурного підрозділу, керівники кадрової, правової та за потреби інших служб юридичної особи);

6. після затвердження посадової інструкції керівником юридичної особи її доводять до відома працівника, про що на останньому аркуші першого примірника інструкції роблять відповідний запис: «З посадовою інструкцією ознайомлений(-а)».

Також посадові інструкції слід реєструвати в спеціально зробленому журналі Реєстрації посадових інструкцій.

Зміни до посадової інструкції

Зміни до посадової інструкції можуть бути внесені, наприклад, у зв'язку  з такими обставинами:

1. зміна назви підприємства;
2. зміна структурного підрозділу, до якого належить посада;
3. зміна штатного розпису (назви посади);
4. зміна або доповнення обов'язків працівника.

Вносяться такі зміни у тому ж порядку, у якому посадова інструкція розроблялась та затверджувалась (див. вище).

Зверніть увагу! Якщо такі зміни будуть змінами істотних умов праці (до яких, зокрема, належать дві останні обставини із зазначених),  то працівника слід буде письмово  попередити за два місяці згідно з ч. 3 ст. 32 КЗпП.  Якщо працівник погоджується із змінами, то він залишається й далі працювати, а у випадку незгоди  працівника можна звільнити за п. 6 ст. 36 КЗпП. В такому випадку не забувайте виплатити вихідну допомогу у розмірі середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).