Кадровий аудит: готуємося і проводимо

Що таке кадровий аудит та яка мета цього заходу?

На практиці склалося так, що є декілька пояснень, що таке «кадровий аудит». Одні фахівці стверджують, що кадровий аудит – це оцінка персоналу з метою визначення відповідності їхньої кваліфікації посадам, які вони обіймають, та отримання вичерпної інформації про ефективність використовуваних в організації технологій управління.

А інші наполягають на тому, що кадровий аудит – це комплексна перевірка кадрової документації, яка ведеться у роботодавців, щодо її відповідності вимогам трудового законодавства і кадрового діловодства.

Мають рацію і ті, й інші фахівці, та сьогодні ми розглядатимемо кадровий аудит саме з погляду кадрової документації, яка має бути у роботодавців.

Відразу заспокоїмо читачів: кадровий аудит не є обов'язковою процедурою для роботодавця, а проводиться лише за бажанням.

Метою кадрового аудиту є визначення, яких документів у кадровій службі поки ще немає, які з них слід розробити й затвердити першочергово, які відкласти чи доопрацювати, а які можна залишити без зміни. Таким чином можна уникнути разових або систематичних порушень законодавства про працю, а також їх негативних наслідків для підприємства.

Під час кадрового аудиту перевіряють кадрові документи, надають юридичну оцінку змісту документів щодо відповідності вимогам чинного законодавства.

Коли проводиться кадровий аудит

Кадровий аудит, як правило, проводять тоді, коли є необхідність, а саме:

• чекаємо на перевірку контролюючих органів;
• є необхідність заповнення прогалин в роботі з кадровими документами;
• заплановано скорочення штату працівників;
• заплановано зміну працівника, який відповідає за ведення кадрового діловодства;
• планується зміна керівництва;
• з'явилася потреба у негайному усуненні помилок в кадровій документації;
• заплановано реорганізацію, злиття або придбання (продаж) фірми;
• планується прийняття на роботу великої кількості працівників;
• якщо не велося кадрове діловодство або ж велося частково;
• при плануванні передачі кадрового діловодства на аутсорсинг;
• готується автоматизація ведення кадрової документації;
• виникла конфліктна ситуація з працівником, який вважає, що його оформили або звільнили неправильно чи з порушенням закону;
• якщо є необхідність в оптимізації роботи філій компанії;
• при оформленні кадрових документів для передачі на архівне зберігання.

Вид кадрового аудиту залежить від таких факторів:

1. кількість працівників;
2. мета аудиту,
3. завдання;
4. час, виділений для аудиту.

До моменту проведення аудиту слід розробити план й скласти перелік документів, які необхідно перевірити. Нижче пропонуємо покрокову інструкцію.

Види кадрового аудиту

1. Цільовий кадровий аудит.

Полягає в перевірці документів щодо певної кількості працівників чи певного визначеного кола питань. Проведення цільового кадрового аудиту дозволяє організації швидко і якісно оцінити ситуацію у сфері ведення кадрового діловодства і дотримання трудового законодавства.

2. Вибірковий кадровий аудит.

Перевірка документів із декількох видів порушень.

За підсумками такого аудиту створюється висновок, що містить інформацію щодо видів допущених порушень, без вказівки на їх точну кількість (наприклад, зазначається, що в наказах про надання відпусток немає підпису працівника).

3. Перевірка суцільним методом.

Тобто перевірка всієї кадрової документації, яка є на підприємстві.

Покрокова інструкція підготовки та проведення кадрового аудиту власними силами

Підготовка до кадрового аудиту містить чотири кроки, а саме:

1. видання наказу з основної діяльності щодо проведення кадрового аудиту;
2. визначення мети й завдання кадрового аудиту;
3. встановлення терміну й способу перевірки;
4. призначення відповідальної особи для проведення заходу (див. зразок наказу).

При цьому слід враховувати, що кадровий аудит можна провести як своїми силами, так із залученням сторонніх осіб та організацій.

Залучення незалежних фахівців для проведення кадрового аудиту має свої переваги, а саме: неупереджені дії та висновки щодо реального стану справ кадрового обліку. Але у цьому матеріалі говоримо про кадровий аудит власними силами.

Такий аудит може провести або окремий працівник, або ж комісія, створена на підприємстві.

У першому випадку кадровий аудит має проводити особа, яка є фахівцем у галузі трудового законодавства та обов'язково має практичні знання та навички. Це може бути або керівник кадрової служби, або юрист, або ж врешті-решт бухгалтер, який веде кадровий облік (якщо немає інших фахівців і компанія має скромні обсяги).

У другому випадку проведення кадрового аудиту можливе спеціально створеною комісією. На думку автора, це ефективніше рішення, аніж одноосібний кадровий аудит.

Кого включати до комісії з кадрового аудиту

До складу комісії можуть входити:

– юрист;

– заступник головного бухгалтера;

– начальник кадрової служби.

Зверніть увагу: включення до складу комісії має відбуватися виключно за згодою цих працівників.

У самому наказі або у додатку до нього слід наголосити на основних завданнях комісії чи особи, яка проводитиме кадровий аудит. Зокрема:

1. аналіз та оцінка оформлення та ведення кадрової документації;
2. оцінка та аналіз системи кадрового діловодства на підприємстві;
3. аналіз та оцінка ведення журналів реєстрації кадрової документації;
4. оцінка та аналіз відповідності внутрішніх розпорядчих документів вимогам норм трудового законодавства й кадровій політиці підприємства;
5. виявлення документів, яких бракує та наявність яких є обов'язковою відповідно до норм чинного трудового законодавства;
6. визначення порушень або невідповідностей вимогам трудового законодавства в оформленні, зберіганні, систематизації кадрових документів;
7. створення рекомендації для усунення виявлених помилок, порушень, невідповідностей;
8. підготовка рекомендації щодо внесення необхідних змін у внутрішній документації;
9. створення переліку наслідків, штрафних санкцій, що можуть виникнути, якщо не буде усунуто виявлені порушення.

Проведення кадрового аудиту має відбуватися за переліком документів, які повинні бути у кадровій службі. Зокрема, в різних нормативних актах містяться такі норми щодо необхідності ведення кадрової документації:

1. стаття 24 КЗпП містить вимогу про обов'язкову наявність наказів про прийняття на роботу та для працівників окремих категорій наявність письмових трудових договорів;
2. у ст. 48 КЗпП та Iнструкції №58 ідеться про трудові книжки найманих працівників та книги обліку руху трудових книжок;
3. у ст. 79 КЗпП сказано про наявність графіка відпусток;
4. у ст. 142 КЗпП ідеться про правила внутрішнього трудового розпорядку;
5. стаття 64 ГКУ зазначає про штатний розпис.

Крім цього, Наказом №489 затверджено деякі форми кадрових документів наказів, табеля обліку використання робочого часу тощо.

Також, на думку автора, при плануванні та проведення внутрішнього кадрового аудиту доцільно користуватися переліком, який міститься в Акті інспекційного відвідування, форма якого затверджена наказом Мінсоцполітики від 18.08.2017 р. №1338. У такому випадку можна убити двох зайців і привести до ладу всю кадрову та зарплатну документацію на підприємстві та на якийсь час відчути себе інспектором Держпраці та зрозуміти, як і на що вони звертають увагу.

Проведення кадрового аудиту складається з 9 кроків.

КРОК 1. Визначення переліку документів, необхідних у роботодавця.

Позаяк законодавством прямо й конкретно не встановлено чіткого переліку кадрових документів, які повинні бути в кожного роботодавця, слід залежно від галузі, в якій працює роботодавець, скласти перелік документів, що мають бути саме на цьому підприємстві.

Тобто розробити такий собі ідеальний план, як повинна виглядати кадрова документація на цьому підприємстві. I саме із таким планом порівнювати реальний стан кадрової документації на ньому.

КРОК 2. Перевірка наявності та відповідності законодавству внутрішніх документів.

Слід перевірити документи (накази, розпорядження, положення, правила, договори), на яких ґрунтується вся система управління персоналом підприємства, зокрема:

• колективний договір (за наявності);
• правила трудового розпорядку;
• штатний розпис;
• положення про структурний підрозділ;
• посадові інструкції тощо.

КРОК 3. Перевірка правильності оформлення трудових відносин.

Тут доцільно провести аналіз правильності оформлення:

• трудових угод (контрактів за наявності);
• особових справ;
• особових карток з обліку кадрів за формою №п-2;
• трудових книжок працівників та журналів обліку бланків та обліку руху трудових книжок та вкладишів до них.

КРОК 4. Аналіз правильності оформлення первинної облікової кадрової документації та обліку використання робочого часу.

Під час перевірки слід звернути увагу на:

• накази з кадрової діяльності (в т. ч. оригінали заяв і наказів про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання відпусток та скерування у відрядження тощо);
• журнали обліку кадрових документів;
• наявність графіка надання відпустки та журналу реєстрації відпусток;
• накази про заохочення та дисциплінарні стягнення;
• табелі обліку робочого часу;
• графіки змінності тощо.

КРОК 5. Перевірка кадрової звітності.

Слід здійснити перевірку на наявність усіх 4-х форм звітності, що подаються до органів державної статистики;

• Форма №1-ПВ (місячна);
• Форма №1-ПВ (квартальна);
• Форма №6-ПВ (річна);
• Форма №7-ТНВ (річна).

Також проводиться контроль наявності 5 звітів до територіального органу Державної служби зайнятості:

• Форма №3-ПН;
• Форма №4-ПН;
• Форма №1-ПА;
• Звіт «Iнформація про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню».

Звісно, що не всі роботодавці зобов'язані подавати всю цю звітність. Але якщо такий обов'язок був, краще перевірити стан його виконання.

КРОК 6. Аудит процедури скорочення, змін умов праці, реорганізації підприємства та перевірка правильності реєстру листків непрацездатності.

Тут перевіряються (але вже окремо і докладно) заяви, накази, протоколи і самі листки непрацездатності (а також їх реєстр на підприємстві).

До того ж, якщо підприємство отримувало фінансування від ФСС для оплати таких листків непрацездатності, тут слід провести аудит і щодо виконання обов'язку зі звітування перед ФСС за такими коштами. При цьому пам'ятати, що звіт за формою Ф4-ФСС скасовано лише з 1 січня 2019 року. А до цього його треба було подавати, і, безумовно, такі подані звіти слід зберігати на підприємстві. Та й після 1 січня 2019 р. про використані кошти підприємство має подавати повідомлення. Їх наявність та своєчасність подання теж докладно перевіряють.

КРОК 7. Аудит документації особливих категорій працівників: іноземців та осіб з інвалідністю.

Щодо осіб з інвалідністю слід перевірити:

• довідку МСЕК;
• індивідуальну програму реабілітації;
• звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів (форма №10-ПI (річна)).

Щодо іноземців слід звернути увагу на дозвіл на працевлаштування (чи він чинний) та на наявність трудового договору (контракту) між роботодавцем та нерезидентом, якщо інше не передбачено міжнародними договорами, ратифікованими ВРУ.

КРОК 8. Перевірка локальних актів підприємства:

– положення про оплату праці;

– положення про преміювання;

– положення про відрядження;

– положення про табельний облік;

– положення про атестацію працівників.

КРОК 9. Висновки кадрового аудиту.

За результатами готується висновок, у якому зазначаються помилки, рекомендації з усунення помилок, а також роз'яснення щодо подальшої роботи.

Отже, проведення кадрового аудиту є справою важливою, трудомісткою та відповідальною. I без чіткого й достеменного знання кадрового законодавства та діловодства провести якісний внутрішній аудит кадрової документації практично неможливо.

Тому в наступній статті розглянемо докладно, на що в документах потрібно звертати увагу, що необхідно знати та на які норми чинного законодавства слід спиратися при проведенні кадрового аудиту.

Зразок