Ми вже розглядали питання звільнення працівника з точки зору документального оформлення. У цій статті зосередимося на розрахункових аспектах звільнення.
Насамперед розглянемо алгоритм дій бухгалтера у процесі звільнення працівника (див. таблицю 1).
Таблиця 1. Алгоритм дій бухгалтера при звільненні працівника
| №з/п | Дії бухгалтера під час звільнення працівника |
| 1. | Нарахування зарплати працівнику за останній місяць роботи |
| 2. | Визначення кількості невикористаних днів щорічної основної відпустки, щорічної відпустки на «дітей», які підлягають компенсації під час звільнення |
| 3. | Нарахування компенсації за невикористані дні відпусток |
| 4. | Утримання зайво нарахованих відпусткових (якщо працівник використав надміру відпустки до звільнення) |
| 5. | Нарахування вихідної допомоги (за наявності підстав) |
| 6. | Перевірка Колдоговору, Положення про оплату праці, трудового договору на предмет наявності інших обов’язкових виплат при звільненні працівників. Нарахування виплат за їх наявності |
| 7. | Утримання аліментів (якщо звільняється платник аліментів). Повідомлення виконавчої служби про припинення трудових відносин з таким працівником та суму непогашеного боргу з аліментів (за наявності) |
| 8. | Проведення перерахунку ПДФО |
| 9. | Проведення остаточного розрахунку з працівником у день звільнення (ст. 116 КЗпП) |
| 10. | Видача повідомлення про нараховані та виплачені працівнику суми (ст. 47 та 116 КЗпП) |
Деякі етапи розглянемо докладніше.
Нарахування зарплати працівнику за останній місяць роботи
У разі звільнення працівника посеред місяця у табелі обліку робочого часу фіксуються фактично відпрацьовані ним дні, включно з датою звільнення. Починаючи з наступного дня після звільнення і до кінця цього місяця у відповідних клітинках табеля ставиться прочерк, хрестик або робиться позначка "вибув" чи "звільнений". Про складання табеля ми розповіли тут: Табель обліку використання робочого часу: базові правила заповнення та нестандартні ситуації
І саме на підставі інформації про відпрацьовані чи не відпрацьовані дні в місяці, в якому звільняється працівник, бухгалтер нараховуватиме заробітну плату для проведення остаточного розрахунку.
Часто виникає запитання: якщо працівник звільняється посеред місяця, як саме надати інформацію з табеля про час, відпрацьований у цьому місяці працівником, який звільняється? Чіткої відповіді немає, тому роботодавець вирішує це самостійно. Навряд чи хтось вирішить складати кілька табелів за цей місяць з цієї причини (як це відбувається з авансом). Тому на практиці може бути поданий як незакритий табель, так і витяг з нього саме про такого працівника.
Визначення кількості невикористаних днів відпусток та обчислення компенсації
У частині першій ст. 24 Закону про відпустки зазначається, що грошова компенсація виплачується за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи у разі звільнення працівника.
Але є нюанс. Якщо дні відпусток накопичені до кінця 2023 року, – обчислювати таку компенсацію слід з виплат, нарахованих у 2023 році (п. 2 Порядку №100).
Всі дні накопичених відпусток починаючи з 1 січня 2024 року рахуємо за загальними правилами.
Абзацом третім п. 4 Порядку №100 встановлено, що якщо в розрахунковому періоді у працівника не було заробітної плати, розрахунки проводяться з установлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу, але не менше ніж з МЗП (у квітні 2025 р. – 8000,00 грн).
Таблиця 2. Правила обчислення компенсації за невикористану відпустку
| Обчислення компенсації за невикористані дні відпусток | |||
| №з/п | Період накопичення днів відпусток | Розрахунковий період є | Розрахункового періоду немає |
| 1. | до 31.12.2023 | З виплат, нарахованих у 2023 р. | З окладу на день звільнення, але не менше ніж з МЗП |
| 2. | З 01.01.2024 | 12-місячний розрахунковий період | З окладу на день звільнення, але не менше ніж з МЗП |
Отже, розрахунок середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник чи працівниця набули право до 31.12.2023, здійснюватиметься в розрахунковому періоді з 01.01.2023 по 31.12.2023, а за невикористані відпустки, на які працівник набуде право після 31.12.2023, – у «класичному» 12-місячному розрахунковому періоді.
Докладно про обчислення компенсації ми писали у статті Розрахунок компенсації за невикористані відпустки у 2025 році: нагадування для роботодавців.
Утримання зайво нарахованих відпусткових
У п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП та ст. 22 ЗУ «Про відпустки» передбачено, що у разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже отримав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець здійснює відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.
Отже, при проведенні остаточного розрахунку із працівником роботодавець має право утримати із зарплати працівника суму відпусткових за дні відпустки, надані наперед.
Проте у ч. 2 і 3 ст. 22 Закону «Про відпустки» зазначено перелік випадків, коли вказане відрахування не проводиться. Це можливо, якщо працівник звільняється з роботи у зв’язку з:
- переведенням працівника за його згодою до іншої установи або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;
- відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з установою, а також відмовою від продовження роботи у зв’язку з істотною зміною умов праці;
- змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням установи, скороченням чисельності або штату працівників;
- виявленням невідповідності працівника обійманій посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, що перешкоджають продовженню даної роботи;
- нез’явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;
- поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
- направленням на навчання;
- виходом на пенсію;
- у разі смерті працівника.
Таблиця 3. Правила утримання зайво нарахованих відпусткових
| № | Положення | Деталі |
| 1. | Згода працівника на відрахування | Не потрібна. У разі утримання надміру виплачених відпусткових згода працівника не вимагається |
| 2. | Обмеження щодо відрахувань із заробітної плати | Не застосовується обмеження у 20%, передбачене ст. 128 КЗпП (Ухвала Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 27.07.2023 у справі №160/11779/23) |
| 3. | Визначення середньої зарплати при звільненні | Не потрібно визначати нову середньоденну зарплату на час звільнення. Для розрахунку суми відпусткових за невідпрацьований робочий рік застосовується та середня зарплата, за якою відпусткові було нараховано на момент їх надання |
| 4. | Відображення сторнованих відпусткових у звітності | Може виникнути потреба застосування коду типу нарахувань «14» у графі 9. Це стосується ситуацій, коли проводиться перерахунок зарплати за попередні періоди у зв’язку зі сторнуванням відпусткових, наданих наперед. Код «14» використовується для відображення різниці між мінімальною та фактично нарахованою зарплатою через уточнення днів використаної наперед відпустки |
Нарахування вихідної допомоги (за наявності підстав)
Підстави та розмір виплати вихідної допомоги визначено у ст. 44 КЗпП.
Таблиця 4. В яких випадках при звільненні виплачується вихідна допомога
| №з/п | Обставини припинення трудових відносин | Сума вихідної допомоги | Правова підстава |
| 1. | Працівник відмовляється від переїзду або продовження роботи в умовах зміни істотних факторів | Не менше середньомісячного заробітку | П. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП |
| 2. | Зміни в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників | П. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП | |
| 3. | Працівник не відповідає посаді за станом здоров’я чи кваліфікацією | П. 2 ч. 1 ст. 40 КЗпП | |
| 4. | Поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу | П. 6 ч. 1 ст. 40 КЗпП | |
| 5. | Неможливість забезпечення працівника роботою, визначеною трудовим договором, у зв’язку зі знищенням (відсутністю) виробничих, організаційних та технічних умов, засобів виробництва або майна роботодавця внаслідок бойових дій | П. 6 ч. 1 ст. 41 КЗпП | |
| 6. | Звільнення через порушення з боку роботодавця трудового законодавства | Не менше ніж за три місяці середнього заробітку | Ч. 3 ст. 38, ст. 39 КЗпП |
Утримання аліментів: дії при звільненні платника
У пп. 1 Переліку №146 зазначається, що утримання аліментів з працівників проводиться з усіх видів заробітку і додаткової винагороди як за основною роботою, так і за роботою за сумісництвом, в тому числі з заробітної плати, що зберігається під час відпустки, а також з одержуваної при звільненні компенсації за невикористану протягом кількох років відпустку.
Разом з тим в п. 12 Переліку №146 зазначено, що утримання аліментів не проводиться з:
1) вихідної допомоги при звільненні і сум неоподаткованого розміру матеріальної допомоги;
2) компенсації працівникові за невикористану відпустку, крім випадків, коли особа при звільненні одержує компенсацію за відпустку, не використану протягом кількох років;
Цю норму пропонують розуміти так: якщо компенсація відпустки за один рік, то аліменти не утримуються, а якщо за два чи більше років – утримуються (лист Мін’юсту від 28.12.2006 №19-48-671).
У вищезгаданому листі зазначається:
«Якщо особа не використала відпустку за один рік та отримала за неї компенсацію при звільнені, утримання аліментів не проводиться. У випадку отримання компенсації за відпустку за два і більше років утримання аліментів проводиться в загальному порядку».
Також відповідно до ст. 69 Закону №1404 у разі припинення перерахування коштів стягувачу підприємства не пізніш як у триденний строк повідомляють виконавця про причину припинення виплат та зазначають нове місце роботи, проживання чи навчання аліментника, якщо воно відоме.
Проведення перерахунку ПДФО
Роботодавець платника ПДФО зобов'язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування ПСП, перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику ПДФО у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП у тому числі, під час проведення остаточного розрахунку з платником ПДФО, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем (пп. 169.4.2 ПКУ.)
Підпунктом 169.4.4 ПКУ визначено, якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає недоплата утриманого ПДФО, то сума такої недоплати стягується роботодавцем за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності суми такого доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати.
Якщо внаслідок проведення остаточного розрахунку з платником ПДФО, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, виникає сума недоплати, що перевищує суму оподатковуваного доходу платника ПДФО за останній звітний період, то непогашена частина такої недоплати включається до складу податкового зобов'язання платника ПДФО за наслідками звітного податкового року та сплачується самим платником.
Читайте також: Нюанси перерахунку ПДФО у разі звільнення працівника
Остаточний розрахунок та повідомлення про нараховані та виплачені суми
Відповідно до ст. 47 КЗпП, роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові, окрім копії наказу про звільнення і трудової книжки (за наявності), також письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні. І це крім обов’язку провести з ним остаточний розрахунок!
При звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, провадиться в день звільнення (ст. 116 КЗпП). А ще в цей самий день роботодавець (найчастіше це робить бухгалтер роботодавця) має повідомити працівника, яку розрахункову суму було нараховано, скільки з неї було вирахувано податків та інших платежів, і скільки було виплачено самому працівникові.
Типової форми повідомлення не існує. Тож як його скласти, кожен роботодавець вирішує самостійно. Але варто мати підтвердження видачі: або розпис у певному журналі чи відомості чи розписку (можна зробити загальну – про те, що працівник отримав копію наказу, трудову книжку і це повідомлення).