Закон про бухоблік (ст. 8, 9) покладає саме на керівника (або уповноважений керівний орган) відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах.
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати, зокрема, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Якщо ми говоримо про податковий облік, скажімо, в частині оформлення податкових накладних, то згідно з п. 201.1 ПКУ вони також мають бути підписані уповноваженою на це особою та скріплені печаткою (за її наявності).
Нагадаємо, що податкова накладна виписується в один з таких способів:
1) у паперовому вигляді;
2) в електронній формі (з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису уповноваженої на це особи та реєстрації такої накладної в ЄРПН).
Тож, виникає запитання: якщо податкові накладні складаються і в паперовому, і у електронному вигляді, то чи має бути на них підпис однієї й тієї ж особи?
На думку деяких податківців, електронний цифровий підпис, який накладається на податкову накладну при її реєстрації в ЄРПН, та підпис, що скріплює цю накладну при її видачі покупцю, мають належати одній особі. З огляду на це, ПДВ за такою накладною не може бути віднесено до податкового кредиту через невиконання вимоги п. 201.1 ПКУ.
Однак суди вважають таке твердження помилковим. Адже керівник підприємства може самостійно прийняти рішення щодо поділу повноважень на підписання паперових та електронних податкових накладних між різними особами (бухгалтерами тощо) або покласти це на одну особу. В такому випадку керівник оформлює це наказом(ами) по підприємству.
На думку суду, така позиція не суперечить ані п. 201.1 ПКУ, ані п. 5 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженому Постановою КМУ від 29.12.2010 р. №1246.
Таким чином, висновки податкового органу про позбавлення права підприємства на податковий кредит через різні підписи на податкових накладних у паперовому вигляді та електронній формі без посилань на наявність відповідних наказів по підприємству — передчасні та протиправні (Ухвала Вінницького апеляційного адміністративного суду від 20.02.2014 р. Справа №824/2973/13-а).