Так, керівник підприємства повинен письмово повідомити про втрату первинних документів правоохоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх втрати або знищення
З метою відновлення первинної документації, загубленої в результаті форс-мажорних обставин, необхідно отримати офіційні довідки відповідних органів про настання таких обставин та звернутися із заявою до свого відділення ФСС з ТВП з проханням надати копії всіх загублених звітів. До заяви доцільно додати підтверджуючі документи, наприклад, довідку органу пожежної служби та акт комісії з переліком загублених документів із зазначенням причин їх втрати.
Оскільки новий листок непрацездатності з позначкою «дублікат» видається тільки на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата лікарняних не провадилась, то від медичного закладу, за відповідно оформленим запитом, можна отримати тільки реєстр виданих документів, який засвідчить тимчасову непрацездатність (вагітність та пологи) працівників підприємства.
На підставі отриманих копій документів підприємство повинне відновити оригінали власних вихідних первинних документів, сформувати журнали господарських операцій та регістри бухгалтерського обліку.
Якщо підсумкові обороти у відновлених регістрах збігатимуться з даними, відображеними у звітності по коштах Фонду за відповідні звітні періоди, якщо будуть відновлені протоколи комісії із соціального страхування про призначення матеріального забезпечення застрахованим особам, якщо банківськими виписками і (або) касовими документами буде підтверджена своєчасність виплати ( перерахування) матеріального забезпечення застрахованим особам, то бухгалтерський облік по коштах Фонду можна вважати повністю відновленим, а кошти Фонду використаними за призначенням.
Лист ФСС з ТВП від 02.06.2014 р №5.2-32-1264.