Коментар до листа ФСС від 27.06.2019 р. №1322-11-4
Звичайна ситуація з практики: роботодавець отримав документи від працівника на отримання лікарняних або декретних. Комісія погодилась оплатити, керівник підприємства видав відповідні накази, бухгалтерія обчислила суму допомоги і подала заявку-розрахунок до ФСС.
А після раптом з’ясовується, що або у розрахунку була помилка, яку не виявили при складанні та поданні, або були певні підстави відмовити працівнику в оплаті. Та гроші у ФСС вже замовлені і навіть надійшли. Що далі? Все залежить від того, коли цю помилку було виявлено.
Що говорить закон?
Якщо помилку виявлено одразу після того, як кошти від ФСС надійшли на спецрахунок. В такому разі, якщо сума отриманих коштів (фінансування) від ФСС перевищує фактично нараховані суми державної допомоги та це виявлено одразу після отримання, то помилково замовлені кошти слід повернути протягом трьох робочих днів на рахунок робочого органу Фонду та листом надіслати пояснення причин повернення коштів (п. 12 Порядку №12).
Якщо помилку виявлено пізніше і кошти вже виплачені працівнику. Як відомо, з 1 жовтня 2018 року роботодавці повинні протягом місяця з дня проведення виплат надсилати повідомлення до ФСС. Таке правило встановлено п. 10 Порядку №12. Тобто, скоріш за все, про зроблені виплати, як правильні, так і неправильні, роботодавець вже відзвітував ФСС. А тепер йому доведеться не тільки повернути ФСС зайво виплачені кошти, а ще й пояснити чому.
У випадку повернення зайво отриманих коштів до подання повідомлення в ньому слід зазначити правильну суму виплачених коштів.
А ось уточнюючої форми цього повідомлення не встановлено. Хоча згідно з п. 13 Порядку №12, у разі виявлення страхувальником помилок при нарахуванні виплат за минулі періоди (за межами діючого бюджетного року) надлишково нараховані та виплачені кошти повертаються страхувальником до робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення та одночасно надсилається обґрунтоване письмове пояснення щодо причин повернення страхових коштів.
Фахівці ФСС зауважили у коментованому листі, що помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом сторно (п. 4.3 Положення №88). Тобто слід скласти бухгалтерську довідку.
В бухгалтерській довідці має зазначатися:
- причина помилки;
- посилання на документи та облікові регістри, в яких припустилися помилки;
- підпис працівника, який склав довідку;
- підпис головного бухгалтера.
Але вона допоможе для виправлення помилки лише у власному бухгалтерському обліку роботодавця.
А як скласти те саме обґрунтоване письмове пояснення для Фонду?
Повертаємо зайво отримані кошти ФСС
Повідомлення про факт виявленої помилки треба складати у двох примірниках із зазначенням такої інформації:
- найменування страхувальника;
- реєстраційний код страхувальника в органі Фонду та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ;
- період виявлення помилки;
- зміст помилки з посиланням на чинне законодавство, згідно з яким роблять виправлення;
- суму відкоригованих нарахувань;
- дату складання повідомлення.
Лист-повідомлення мають підписати керівник та головний бухгалтер юрособи або ФОП.
Чим загрожує зайве замовлення коштів у ФСС?
Нагадаємо, що право на застосування фінінсових санкцій та накладення адмінштрафів від імені Фонду мають:
- директор виконавчої дирекції Фонду та його заступники;
- керівники робочих органів та їх заступники (ст. 15 Закону №1105).
Фінансові санкції на сьогодні встановлені такі:
| Причина застосування фінансової санкції |
Розмір фінансової санкції | ПЕНЯ |
| За порушення порядку використання страхових коштів роботодавці відшкодовуються Фонду у повному обсязі неправомірну витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг | 50% від неправомірно витрачених коштів/ вартість наданих соціальних послуг | Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1 % зазначених сум коштів, розрахована за кожен день прострочення платежу |
| За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів та інших отримувачів коштів Фонду | 10% несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів |
Адміністративний штраф (ст. 165-5 КУпАП) за порушення посадовими особами підприємств, установ, організацій, фізичними особами, які використовують найману працю, порядку використання коштів загальнообов'язкового державного соціального страхування, несвоєчасне або неповне їх повернення, несвоєчасне подання або неподання встановленої звітності, подання недостовірної звітності щодо використання страхових коштів накладається у розмірі від восьми до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто від 136 грн до 255 грн).
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року за них було піддано адміністративному стягненню, тягнуть за собою накладення штрафу від десяти до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 170 грн до 340 грн).
Але застосовуються такі штрафи не завжди. Все залежить і від швидкості виявлення помилки та її виправлення, а також від того, хто її знайшов - роботодавець чи представник Фонду при документальній перевірці.
Як рекомендують виправляти помилку фахівці ФСС, щоб уникнути штрафів?
На страхувальника не буде накладено санкції за таких трьох умов:
- помилка при нарахуванні допомоги з тимчасової непрацездатності (або допомоги у зв’язку із вагітністю та пологами), складанні заяви-розрахунку виявлена самостійно;
- повернення у повному обсязі до Фонду надлишково нарахованих та виплачених коштів відбулось до початку перевірки страхувальника;
- для виправлення помилки в бухобліку складена бухгалтерська довідка, а Фонду подане обгрунтоване письмове пояснення щодо причин повернення страхових коштів.
Зазначимо, що у коментованому листі фахівці ФСС зайняли лояльнішупозицію щодо порушників-роботодавців. Адже раніше (за умов дії старого Закону про соцстрахування) вони наполягали, що якщо кошти вже були неправомірно отримані і виплачені працівнику, то порушення вже відбулось і незалежно від того, коли і за яких обставин роботодавець ці кошти Фонду поверне, принаймні, фінштрафу він не уникне. Докладніше про це читайте тут.
А про те, як повернути вже видані працівнику зайві кошти і що робити зі звітністю (форма №1ДФ та Звіт з ЄСВ), де ця помилкова сума вже була зазначена, читайте тут і тут.