Як звільнити працівника за прогул: практика, рекомендації Верховного Суду та покроковий алгоритм від редакції

1. Позиція Верховного Суду щодо звільнень із порушеннями
2. Що робити роботодавцю, коли працівник відсутній на робочому місці
3. Покроковий алгоритм дій роботодавця при звільненні працівника за прогул:
4. Висновки

Позиція Верховного Суду щодо звільнень із порушеннями

Питання звільнення працівників завжди є актуальним для роботодавця. Звільнення з процедурними порушеннями призводять до звернення працівника до суду, поновлення його на роботі, виплат середнього заробітку за час вимушеного прогулу тощо. Тож якщо вже є підстави для звільнення, – необхідно проводити його з дотриманням норм законодавства.

Поширеною помилкою роботодавців є думка, що працівника можна звільнити за прогул, підтвердивши цей факт лише табелем обліку робочого часу та розрахунково-платіжною відомістю.

У 2026 році суди продовжують застосовувати правову позицію, висловлену в постанові Верховного Суду від 14.06.2023 у справі №727/3770/21.

У цій справі суд вказав на таке:

1. Процедура звільнення за прогул передбачає врахування не лише загальних правил звільнення працівників (ч. 1 ст. 47, ст. 116 КЗпП), але й порядку звільнення працівників з ініціативи роботодавця (ч. 3 ст. 40, ст. 43 КЗпП), а також строків застосування, правил та порядку накладання і оголошення дисциплінарних стягнень (ст. 147 – 149 КЗпП).

2. Звільнення працівника за прогул передбачає здійснення низки послідовних дій, які можна розділити на декілька етапів. Зокрема, роботодавець має:

• встановити та зафіксувати факт відсутності працівника на роботі,
• з’ясувати причини відсутності працівника на роботі, 
• оформити звільнення працівника, який допустив прогул без поважних причин.

3. Відсутність працівника на роботі має бути зафіксована в акті про відсутність працівника на роботі. Законодавство не встановлює вимог до форми акта, тому він подається у довільній письмовій формі та підписується не менш ніж двома працівниками (наприклад, бухгалтером та директором). В акті має бути зафіксовано факт відсутності працівника на роботі протягом робочого дня.

Зверніть увагу!

Зразок Акту про відсутність на роботі дивіться за посиланням. Він оформлюється безпосередньо в день нез’явлення працівника на роботі, в ньому обов’язково вказується не тільки дата, а й конкретний час відсутності працівника.

4. Після фіксації факту відсутності працівника на роботі потрібно з’ясувати, чим така відсутність була викликана. Для з’ясування причини відсутності працівника на роботі роботодавець на свій розсуд може:

1. зателефонувати працівнику або членам його родини;
2. написати працівнику в доступні месенджери;
3. надіслати листа на особисту електронну скриньку;
4. відвідати працівника за місцем реєстрації або місцем фактичного проживання;
5. надіслати лист з повідомленням про вручення з пропозицією надати пояснення щодо своєї відсутності.

Важливо!

Законодавство не містить вичерпного переліку поважних причин відсутності на роботі, тому в кожному окремому випадку оцінка поважності причини відсутності на роботі надається виходячи з конкретних обставин. Звісно, це мають бути обставини, які дійсно перешкоджали працівнику з’явитися на роботу і не могли бути ним усунуті.

Крім того, в постанові Верховного Суду від 10.04.2024 у справі №695/1076/22 суд дійшов висновку, що табель обліку робочого часу і особовий рахунок з нарахування заробітної плати не є належними та допустимими доказами на підтвердження факту відсутності працівника на роботі, оскільки вони згідно з Наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» (зі змінами) є типовими формами первинної облікової документації, які не відображають та не фіксують факту відсутності працівника на роботі.

Що робити роботодавцю, коли працівник відсутній на робочому місці

Прогул – відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше трьох годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин (п. 4 ст. 40 КЗпП).

Зверніть увагу!

Слід розрізняти відсутність на робочому місці та відсутність на підприємстві. Прогулом вважається відсутність працівника поза територією підприємства або об'єкта, де він повинен виконувати свої обов'язки.

Тож для правомірного звільнення працівника за цією статтею важливо встановити відсутність поважних причин та задокументувати час відсутності працівника на роботі.

Поважною причиною відсутності на роботі може бути визнана:

• доведена непрацездатність працівника, хоча б вона і не була підтверджена лікарняним листком, 
• відмова працівника від переміщення, якщо робота протипоказана йому за станом здоров’я,
• причини сімейно-побутового характеру, якщо вихід працівника на роботу за наявності таких причин міг би заподіяти йому або іншим особам шкоду, що значно перевищує ту шкоду, що заподіяна власникові невиходом на роботу,
• стихійні лиха (пожежа, повінь);
• транспортні аварії чи простій;
• виконання громадянського обов’язку;
• раптове захворювання;
• відсутність із дозволу керівника;
• загроза життю у зв'язку з обстрілами;
• інші обставини, що є об’єктивними та не залежать від волі працівника тощо.

Головний критерій поважної причини для відсутності – відсутність вини працівника.

Оцінка причин порушення трудової дисципліни (в тому числі вчинення прогулу) як поважних може здійснюватися як безпосередньо роботодавцем, так і органом, до якого здійснюється оскарження накладення дисциплінарного стягнення (комісією по трудових спорах, судом) або органом, який розглядатиме спір про звільнення за прогул (судом) (Лист Мінпраці від 20.11.2006 №270/06/187-06).

Прогул є порушенням трудової дисципліни, а ст. 147 КЗпП передбачено притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності. Законодавством встановлено всього два види дисциплінарних стягнень: догана або звільнення. За кожне порушення трудової дисципліни може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення (ст. 149 КЗпП).

Важливо:

• звільнення допускається лише органом, уповноваженим на прийняття працівника на роботу. Тобто якщо на підприємстві наказ про прийняття на роботу видає керівник підприємства, то він же має видати й наказ про звільнення з роботи;
• потрібна згода виборного органу профспілки, якщо працівник є її членом (ст. 43 КЗпП). Втім, у період дії воєнного стану ця норма не застосовується, крім випадків звільнення працівників підприємств, установ або організацій, обраних до профспілкових органів (ч. 2 ст. 5 Закону №2136).

Звільнити працівника за прогул можна після здійснення прогулу, але (ст. 148 КЗпП):

• не пізніше місяця після виявлення цього прогулу;
• не пізніше шести місяців з дати здійснення прогулу;
• не пізніше одного місяця з дня отримання згоди профспілкового органу на звільнення (якщо на підприємстві є профспілка, а під час воєнного стану – якщо для звільнення працівника потрібна згода профспілки).

Покроковий алгоритм дій роботодавця при звільненні працівника за прогул:

Крок 1. Фіксація відсутності працівника

Факт прогулу повинен бути зафіксований шляхом складення акта. 

Законодавцем не визначено форму акта, тому кожен роботодавець може визначити її самостійно. 

До акта слід додати додаткові докази:

• табель обліку робочого часу;
• відомості автоматизованої системи проходу;
• журнали, де працівники відмічали свій прихід.

Зразок 1. Акт про відсутність працівника на робочому місці

(Завантажити)

Крок 2. З'ясування причин та збір доказів

Роботодавець повинен вжити заходів для з'ясування причин відсутності. А для цього слід насамперед зв'язатися з працівником.

Наступним етапом є отримання пояснень від працівника. Відповідно до ст. 149 КЗпП, роботодавець зобов'язаний вимагати від працівника письмові пояснення щодо причин його відсутності. Пояснення працівник надає в довільній формі.

У разі якщо працівник відмовляється надати пояснення, складається Акт фіксації відмови від надання письмових пояснень, теж у довільній формі. 

Зразок 2. Акт фіксації відмови від надання письмових пояснень

(Завантажити)

Якщо працівник так і не з’явився на роботі і не виходить на зв'язок, у обережного роботодавця є інша норма для звільнення: п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП – відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль.

Крок 3. Оформлення звільнення за прогул

Рішення про звільнення оформлюється наказом. Проєкт наказу готується на підставі зібраних документів, це:

• рішення роботодавця;
• документи, що підтверджують прогул;
• пояснювальна записка працівника (або акт про відмову);
• протокол засідання профспілки (за наявності).

Крок 4. Що робити у день звільнення (останній робочий день)

• працівникові виплачується повний розрахунок (зокрема, зарплата та компенсація за невикористані відпустки за наявності);
• працівник ознайомлюється з оригіналом наказу про звільнення, і йому видаються копія наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми;
• за бажанням працівника – вноситься запис до трудової книжки «Звільнено у зв'язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП».

Про те, як скласти наказ про звільнення за прогул та як оформити копію наказу про звільнення, ми докладно розповіли у статтях: 

• Звільнення працівника у 2026 році: підстави, документальне оформлення, ризики (+ зразки кадрових документів)
• Як звільнити працівника за прогул і не тільки: поради для роботодавця, покрокові інструкції, зразки наказів
• Копія наказу про звільнення працівника: вимоги до виготовлення та засвідчення

Звісно, що про звільнення працівника за прогул (як і про звільнення з інших підстав) треба буде повідомити ПФУ, ТЦК тощо, а також зазначити в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ.

Висновки

Визначальним фактором для законності звільнення за п. 4 ст. 40 КЗпП є встановлення поважності причин відсутності працівника на роботі.

Роботодавець повинен:

• належно зафіксувати факт відсутності;
• з’ясувати причини;
• отримати письмові пояснення;
• дотриматися строків притягнення до дисциплінарної відповідальності.

Недотримання цих вимог може стати підставою для поновлення працівника на роботі за рішенням суду.