Звільнення працівника у 2026 році: підстави, документальне оформлення, ризики (+ зразки кадрових документів)

1. Підстави та причини звільнення
2. Якщо працівник звільняється за власним бажанням
3. Якщо працівник звільняється за угодою сторін
4. Документальне оформлення звільнення працівника
5. Заява на звільнення (+ зразки)
6. Наказ на звільнення (+ зразки)
7. Чи потрібний обхідний лист при звільненні?
8. П'ять висновків для кадрової та бухгалтерської служби

Підстави та причини звільнення

Норми КЗпП дають можливість припиняти трудові відносини за різними причинами та підставами. Можна розділити умовно на декілька груп підстави припинення трудових відносин, а саме:

1. з ініціативи працівника (ст. 38 та ст. 39 КЗпП; ст. 4 Закону №2136);
2. з ініціативи роботодавця (ст. 40 та ст. 41 КЗпП);
3. за угодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП);
4. за іншими підставами (п. 2-9 ст. 36 КЗпП).

Нагадаємо, що у 2022 році з’явилися нові підстави для припинення трудових відносин:

1. смерть роботодавця – фізичної особи або набрання законної сили рішенням суду про визнання такої фізичної особи безвісно відсутньою чи про оголошення її померлою (п. 8-1 ст. 36 КЗпП) (про це ми докладно писали тут);
2. смерть працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим (п. 8-2 ст. 36 КЗпП);
3. відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль (п. 8-3 ст. 36 КЗпП);
4. розірвання трудового договору за власною ініціативою у строк, зазначений у заяві працівника (крім випадків примусового залучення до суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану, залучення до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури), у зв’язку з веденням бойових дій у районах, в яких розташоване підприємство, установа, організація, та існування загрози для життя і здоров’я (ст. 4 Закону №2136).

Приклад 1. Звільнення через відсутність зв'язку з працівником (п. 8-3 ст. 36 КЗпП)

Працівник не виходить на роботу з вересня 2025 року. Жодної інформації про його місцеперебування чи причини відсутності немає. У січні 2026 року (минуло понад 4 місяці) роботодавець вирішує припинити трудові відносини.

Рішення:Роботодавець має право звільнити працівника за новою підставою – відсутність понад 4 місяці поспіль за умови відсутності інформації про причини.

Важливо: Потрібно задокументувати спроби зв'язатися з працівником (акти про відсутність, листи з повідомленнями).

Якщо працівник звільняється за власним бажанням

Нагадаємо, що звільнення за власним бажанням провадиться згідно зі ст. 38 КЗпП.

Працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це роботодавця письмово за два тижні.

Та є випадки, коли можна не дотримуватися двотижневого строку попередження, а саме:

• переїзд на нове місце проживання;
• переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість;
• вступ до навчального закладу;
• неможливість проживання у даній місцевості, підтверджена медичним висновком;
• вагітність;
• догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною з інвалідністю;
• догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку або особою з інвалідністю I групи;
• вихід на пенсію;
• прийняття на роботу за конкурсом;
• інші поважні причини (ст. 38 КЗпП);
• підприємство розташоване в районі, де ведуться бойові дії, й існує загроза життю і здоров’ю працівника (ст. 4 Закону №2136).

Приклад 2. Звільнення без відпрацювання (ст. 38 КЗпП)

Бухгалтер Олена переїжджає в інше місто через переведення чоловіка на нове місце роботи. Вона подає заяву на звільнення за власним бажанням 10-го числа з проханням звільнити її 11-го. Директор наполягає на двотижневому терміні відпрацювання. Чи має рацію директор?

Рішення: Директор має рацію лише частково. Оскільки переїзд на нове місце проживання або переведення чоловіка/дружини є поважною причиною, роботодавець зобов’язаний розірвати договір у строк, про який просить працівниця. Але для підтвердження, що жінка має право на звільнення у бажані строки, варто додати до заяви відповідний документ. Про те, що роботодавець має право вимагати підтвердження поважних причини такого швидкого звільнення, фахівчиня Держпраці розповідала тут.

Документ: Заява + будь-який підтвердний документ про переведення чоловіка.

Якщо працівник звільняється за угодою сторін

Звільнення за угодою сторін провадиться згідно з нормами, зазначеними у п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Обмежень щодо строків на звільнення за цією підставою не встановлено.

Можна звільнити за угодою сторін:

1. під час відпустки;
2. під час тимчасової непрацездатності;
3. під час призупинення дії трудового договору.

Документальне оформлення звільнення працівника

Алгоритм звільнення можна поділити умовно на документальний та розрахунковий. У цій статті детально розглянемо саме кадровий аспект звільнення.

Таблиця 1. Алгоритм дій при звільненні працівника

Більшість зазначених дій у таблиці зрозумілі, але є ті, які потребують докладніших пояснень.

Заява на звільнення (+ зразки)

Типової форми заяви на звільнення немає. Втім, у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів є пояснення щодо складання заяви.

Заява ― це письмове офіційне повідомлення і (або) прохання, яке подають на ім’я посадової особи, як правило, керівника юридичної особи. Заяву найчастіше оформлюють рукописним способом на стандартному аркуші паперу формату А4 або на бланку з трафаретним текстом. Також можна мати заздалегідь виготовлені трафаретні бланки окремих видів заяв, що містять надруковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної інформації.

Під час оформлення заяви слід мати на увазі, що:

• заяву адресують на ім’я керівника юридичної особи. Зокрема, в реквізиті «Адресат» оформлюють: найменування посади (із зазначенням повного або скороченого найменування юридичної особи), прізвище та ініціал(и) посадової особи (у давальному відмінку);
• під адресатом автор заяви оформлює відомості про себе (у родовому відмінку). Працівники у заяві зазначають: найменування посади та структурного підрозділу, в якому працюють, прізвище, ім’я та по батькові;
• у тексті заяви стисло і конкретно подають необхідну інформацію, що має забезпечити позитивне вирішення питання, порушеного у заяві, без додаткових уточнень і з’ясувань; 
• під текстом або під відміткою про наявність додатків (за наявності) автор ставить свій особистий підпис. Розшифрування підпису не вимагається, оскільки його прізвище, повне ім’я та по батькові обов’язково мають бути зазначені у відомостях про автора.

Пропонуємо два зразки заяви на звільнення.

Зразок 1. Заява на звільнення за власним бажанням

(Завантажити)

Зразок 2. Заява на звільнення за угодою сторін

(Завантажити)

Наказ на звільнення (+ зразки)

Наказ про звільнення (припинення трудового договору) можна скласти за типовою формою №П-4, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489, або за формою, зокрема, розробленою роботодавцем самостійно.

В наказі повинні бути такі реквізити:

1. Найменування юридичної особи вищого рівня (за наявності).

2. Найменування юридичної особи (або ФОП).

3. Код ЄДРПОУ (або РНОКПП).

4. Назва виду документа (НАКАЗ)

5. Дата наказу.

6. Місце складення.

7. Реєстраційний індекс (номер) наказу.

8. Заголовок до тексту документа («Про звільнення…», «Про припинення трудового договору…»).

9. Текст:

• розпорядче слово (НАКАЗУЮ або ЗВІЛЬНИТИ);
• прізвище, ім’я та по батькові працівника;
• назва професії (посади);
• назва структурного підрозділу;
• підстава звільнення (з посиланням на відповідну статтю КЗпП);
• дата звільнення;
• відомості про виплату вихідної допомоги (у випадках, передбачених законодавством);
• відомості про кількість днів невикористаної щорічної відпустки, а також відпустки працівникам, які мають дітей, що підлягають компенсації при звільненні.

10. Підстава для видання наказу (заява працівника; повідомлення про заплановане вивільнення тощо).

11. Підпис керівника.

12. Візи.

Пропонуємо два зразки таких наказів.

Зразок 3. Наказ на звільнення за власним бажанням

(Завантажити)

Зразок 4. Наказ на звільнення за угодою сторін

(Завантажити)

Увага! Копію наказу про звільнення треба видати звільненому працівнику

Питання не нове, але тут і донині виникає найбільше помилок та непорозумінь.

У ст. 47 КЗпП зазначається, що роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення.

Копія наказу – це не дублікат і не витяг!

Згідно з Правилами №1000/5, копія документа – це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак.

Згідно з п. 8 глави 11 Правил №1000/5, копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії документа складається:

1. зі слів «Згідно з оригіналом»;
2. найменування посади;
3. особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища;
4. дати засвідчення копії – проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).

А що буде, якщо копію наказу про звільнення не видати або замість копії видати дублікат? У разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП).

Чи потрібний обхідний лист при звільненні?

У чинному законодавстві немає норм, які б вимагали надання обхідного листа при звільненні.

Проте іноді цей документ потрібен для підтвердження відсутності будь-яких заборгованостей у працівника, який звільняється, перед структурними підрозділами підприємства.

За допомогою обхідного листа зручно систематизувати всі можливі заборгованості працівника перед підприємством і згідно з переліком, зазначеним у цьому документі, закрити заборгованості.

Зверніть увагу!

Типової форми обхідного листа немає, і його форму розробляють на кожному підприємстві. Найчастіше він містить такі пункти:

• прізвище, ім’я, по-батькові та посада працівника, що звільняється;
• дата звільнення; перелік посадових осіб (структурних підрозділів) підприємства, які мають засвідчити про відсутність заборгованості;
• дата складання документа;
• підпис працівника.

Але щоб обхідний лист мав якесь значення та відповідав своєму призначенню, про необхідність його підписання при звільненні слід зазначати у правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Не розрахуватися у разі звільнення з працівником у зв’язку з ненаданням обхідного листа не можна, оскільки це є порушенням прямих норм трудового законодавства, а саме – ст. 47 КЗпП та ст. 116 КЗпП.

Якщо підприємство відмовиться від виплати остаточного розрахунку у зв’язку із ненаданням обхідного листа, працівник зможе звернутися до суду й суд буде на боці працівника. За звільнення з порушенням закону суд може зобов’язати посадову особу відшкодувати шкоду, заподіяну підприємством незаконними діями (ст. 237 КЗпП).

Такому працівнику відповідно до ст. 117 КЗпП має бути виплачено середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку з ним, але не більш як за шість місяців. 

П'ять висновків для кадрової та бухгалтерської служби

1. Копія наказу – це ваша юридична безпека

Відповідно до ст. 47 КЗпП, видача засвідченої копії наказу про звільнення є обов’язковою для всіх категорій працівників. Переконайтеся, що вона завірена належним чином: відмітка «Згідно з оригіналом», підпис відповідальної особи та печатка. Це головний запобіжник від позовів про виплату середнього заробітку за час затримки документів.

2. Розрахунок 100% у день звільнення – закон без винятків

Стаття 116 КЗпП вимагає виплати всіх належних сум (зарплата, компенсація за відпустку, вихідна допомога) саме в день звільнення. Перед виплатою обов’язково надайте працівнику письмове повідомлення про нараховані суми.

3. Обхідний лист не є документом, який може «зупинити» звільнення

Так, він зручний для внутрішньої перевірки та інвентаризації, але його відсутність або непідписання не дає роботодавцю права затримувати оформлення звільнення чи виплату остаточного розрахунку.

4. Використовуйте переваги звільнення за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП)

Це один із найбільш безпечних і конструктивних варіантів припинення трудових відносин, особливо коли є конфлікт або потрібно звільнити працівника без відпрацювання. На відміну від звільнення за власним бажанням, угоду сторін практично неможливо скасувати в односторонньому порядку.

5. Компенсація за невикористану відпустку виплачується у день звільнення

Не забувайте про те, що, крім зарплати за відпрацьований у місяці звільнення час, працівнику треба виплатити й компенсацію за невикористані відпустки. Ось чому так важливо вести облік використаних відпусток, знати, як порахувати, скільки працівник заробив відпусток та які відпустки компенсуються при звільненні. Не менш важливим є правильно визначити суму такої компенсації. Але про розрахункову частину звільнення працівника у 2026 році ми розповімо в наступній статті.