Лікарняні та декретні – 2022: пам'ятка для роботодавця

Порядок оплати лікарняних та декретних

Нагадаємо, що у випадку тимчасової втрати працездатності матеріальне забезпечення працівника ділиться на дві частини: оплату перших п'яти днів тимчасової непрацездатності та виплату допомоги з тимчасової непрацездатності, яка здійснюється, починаючи з шостого дня за рахунок ФСС.

Перші 5 днів тимчасової непрацездатності незалежно від її причини оплачуються коштом роботодавця (ст. 22 Закону №1105).

Та допомога з тимчасової непрацездатності для догляду за хворою дитиною чи хворим членом сім'ї, а також допомога по вагітності та пологах оплачується з першого дня за рахунок ФСС (ст. 22 та 25 Закону №1105).

Вплив розміру страхового стажу на розмір лікарняних та декретних

Розмір лікарняних, не пов'язаних з нещасним випадком на виробництві та професійним захворюванням, визначений ст. 24 Закону №1105:

• 50% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж до 3 років;
• 60% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від 3 до 5 років;
• 70% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від 5 до 8 років;
• 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж понад 8 років;
• 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, віднесеним до 1 – 3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; одному з батьків або особі, що їх замінює та доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи; ветеранам війни, постраждалим учасникам Революції Гідності та особам, на яких поширюється чинність Закону  «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»; особам, віднесеним до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань»; донорам, які мають право на пільгу, передбачену ст. 20 Закону України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові»; особам, реабілітованим відповідно до Закону «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917 – 1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув'язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу.

Якщо протягом 12-ти місяців перед настанням страхового випадку застрахована особа має страховий стаж менше ніж 6 місяців:

• допомога з тимчасової непрацездатності обчислюється, виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище ніж розмір МЗП, встановлений законом у місяці настання страхового випадку (у 2022 р. – 213,53 грн (6500,00 грн : 30,44)), з жовтня 2022 р. 220,11);
• допомога у зв'язку з вагітністю та пологами обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище від двократного розміру МЗП, встановленого законом у місяці настання страхового випадку (у 2022 р. – 427,07 грн (6500,00 грн х 2 : 30,44)), з грудня 2021 – 440,20) (ч. 4 ст. 19 Закону №1105). Відобразимо це у зручній таблиці.

30,44 - що це за величина та коли її застосовувати?

30,44 – це середномісячна кількість календарних днів у році (з Порядку №1266).

У разі коли страхові виплати призначаються, виходячи з розміру середньомісячної заробітної плати (доходу), середньомісячна заробітна плата (дохід) обчислюється шляхом множення середньої заробітної плати (доходу) за один календарний день на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Відповідно до вищезгаданого, середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) за один календарний день визначається шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу), мінімальної заробітної плати або їх частини (у разі, коли особа працює у режимі неповного робочого дня чи тижня), двократного розміру мінімальної заробітної плати на середньомісячну кількість календарних днів (30, 44) (п. 5 Порядку №1266).

Інформація про страховий стаж працівників від ПФУ

Реєстр застрахованих осіб ведеться за двома основними напрямами:

1. накопичення інформації зі сплати ЄСВ щодо наявності страхового стажу зі сплатою ЄСВ і без набуття застрахованими особами права на отримання страхових виплат тощо. Зберігається в ньому й інформація про сплату страхових внесків, крім ЄСВ, зокрема, сплачених в бюджет до введення ЄСВ, а також інформація щодо виплат за окремими видами загальнообов'язкового державного соцстрахування;
2. надання такої інформації на запит страхувальникам і застрахованим особам та обмін такою інформацією з іншими державними органами (фондами соцстрахування, ДПС тощо).

Якщо лікарняний пов'язаний з COVID-19

Допомога з тимчасової непрацездатності надається застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке повністю або частково компенсує втрату заробітної плати (доходу), на період перебування у закладах охорони здоров’я, а також на самоізоляції під медичним наглядом у зв’язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19), а також локалізацію та ліквідацію її спалахів та епідемій (ст. 22 Закону №1105).

Розмір допомоги з тимчасової непрацездатності не залежить від страхового стажу і виплачується особам, які перебувають у закладах охорони здоров’я, а також на самоізоляції під медичним наглядом у зв’язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19), а також локалізацію та ліквідацію її спалахів та епідемій, у розмірі 50% середньої заробітної плати (доходу) незалежно від страхового стажу (ч. 2 ст. 24 Закону №1105). 

При цьому окремого порядку для оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок перебування у закладах охорони здоров’я, на самоізоляції під медичним наглядом у зв’язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19), а також локалізацію та ліквідацію її спалахів та епідемій за рахунок коштів роботодавця Законом не передбачено.

Отже, при визначенні розміру оплати днів тимчасової непрацездатності внаслідок перебування у закладах охорони здоров’я, на самоізоляції під медичним наглядом у зв’язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19), а також локалізацію та ліквідацію її спалахів та епідемій, слід застосовувати звичайні, наведені вище правила.

Аналогічна позиція викладена у листі Мінсоцполітики від 15.05.2020 р. №5183/0/290-20.

Розрахунок лікарняних та декретних

Пропонуємо розглянути порядок розрахунку лікарняного за простим покроковим алгоритмом.

Крок 1: визначаємо розрахунковий період

При обчисленні лікарняних та декретних можуть бути варіації з розрахунковим періодом, а саме:

1. повний розрахунковий період (за загальними правилами лікарняні та декретні розраховуються, виходячи з доходів застрахованої особи за розрахунковий період 12 календарних місяців);
2. неповний розрахунковий період (якщо працівник пропрацював менше 12 календарних місяців, то до розрахунку беруться повністю відпрацьовані місяці до місяця настання страхового випадку; якщо працівник перебував у трудових відносинах менше ніж календарний місяць, середня зарплата обчислюється за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку);
3. відсутність розрахункового періоду (якщо ж за розрахунковий період працівник з поважних причин не відпрацював жодного робочого дня, то середня зарплата визначається, виходячи з установленої йому тарифної ставки (окладу), поділеної на середню кількість днів у місяці (30,44)).

ПРИКЛАД 1. Працівник на підприємстві працює з 01.02.2013 р. Листок тимчасової непрацездатності було видано з 22.10.2021 по 19.11.2021 р. Розрахунковим періодом у цьому випадку буде 12 місяців перед місяцем настання страхового випадку (початку періоду непрацездатності):  жовтень 2020 р. – вересень 2021 р.

Якщо застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше 12 календарних місяців за останнім місцем роботи, розрахунковий період слід визначати  за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа) (п. 26 Порядку №1266).

ПРИКЛАД 2. Працівник на підприємстві працює з 06.10.2021 р. Листок тимчасової непрацездатності видано на період 02.01.2022 р. – 05.01.2022 р. Розрахунковим періодом буде листопад 2021 р. – грудень 2021 р.

Зверніть увагу: місяць, у якому працівника було прийнято на роботу з першого робочого дня, але не з першого календарного числа, не бере участі в розрахунковому періоді. Хоча за такий місяць роботодавець і мав нарахувати ЄСВ не менше ніж мінімальний розмір страхового внеску.

У випадку перебування застрахованої особи в трудових відносинах менше ніж календарний місяць за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період слід визначати за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку №1266).

ПРИКЛАД 3. Працівника прийнято на роботу 01.01.2022 р. Листок тимчасової непрацездатності видано за період 11.01.2022 – 15.01.20.22 рр.  Розрахунковим періодом буде період з 01.01.2022 р. по 10.01.2022 р.

Як визначається розрахунковий період для «сумісників»?

Працівники мають право на отримання лікарняних за усіма місцями роботи. З певним обмеженням, щоправда, щодо розміру сумарного доходу, з якого такі лікарняні будуть обраховані (про що нижче). Але, дійсно, таке право в них є.

У п. 30 Порядку №1266 зазначено, що  якщо на момент настання страхового випадку застрахована особа працює за сумісництвом, обчислення середньої заробітної плати здійснюється роботодавцями-страхувальниками окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом. Розрахунковий період у такому разі визначається за кожним місцем роботи окремо.

Якщо особа працює на кількох роботах за сумісництвом, додаються довідки про середню заробітну плату за місцями роботи за сумісництвом.

Крок 2: виключаємо з розрахункового періоду дні, невідпрацьовані з поважних причин

Відповідно до п. 3 Порядку №1266 дні відсутності працівника з поважних причин виключаються з розрахункового періоду. Виплати за ці періоди не включаються до  розрахунку середньої заробітної плати.

Унаочнимо у таблиці перелік поважних причин

Зверніть увагу: місяці розрахункового періоду (з першого до першого числа), в яких застрахована особа не працювала з поважних причин, виключаються з розрахункового періоду. Проте якщо працівник в місяці, що входить до розрахункового періоду, не відпрацював частину днів, у зв’язку з поважними причинами, решта календарних днів такого місяця з розрахункового періоду не виключається. 

ПРИКЛАД 4. Працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку з березня 2020 р. по лютий 2023 р. В березні 2021 року їй було нараховано преміальні у розмірі 8000,00 грн до свята 8 березня. А в січні 2022 р. працівниця надала листок тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами. Оклад за посадою 10000 грн.

У цьому випадку розрахунок слід провадити виходячи з окладу, встановленого на момент настання страхового випадку: 1000,00 / 30,44.

Преміальні до уваги брати не потрібно, оскільки місяць, в якому нараховано ці преміальні, повністю виключається з розрахункового періоду.

Чи враховуються у розрахунку лікарняних календарні дні відпустки, суми відпускних?

Якщо у розрахунковому періоді є невідпрацьований час з інших причин (час перебування в оплачуваних відпустках (щорічній основній або додатковій, навчальній відпустці, на курсах підвищення кваліфікації, у простої тощо)), ніж перелічені у Порядку №1266 чотири поважні причини, календарні дні, не відпрацьовані з таких причин, не виключаються з розрахункового періоду. Виплати, нараховані за такі дні, за умови сплати з них ЄСВ, враховуються у розрахунку середньоденної зарплати.

Крок 3: визначаємо сукупний дохід, що враховується для обчислення середньої  зарплати

Середня заробітна плата для розрахунку допомоги з тимчасової непрацездатності, оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця обчислюється роботодавцями на підставі відомостей, що включаються до Звіту з ЄСВ (ст. 32 Порядку №1266).

Сума допомоги з тимчасової непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною або хворим членом сім'ї) у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 2 Порядку №1266). Це досягається шляхом включення до сукупного доходу лише виплат, з яких сплачено ЄСВ.

Більше того, якщо лікарняні виплачуються за місцем роботи за сумісництвом, слід пам’ятати, що сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 30 Порядку №1266).

Крок 4: визначаємо середньоденну заробітну плату

Середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин (п. 3 Порядку №1266).

Тобто розрахунок середньоденної зарплати можна умовно навести у вигляді формули:

СрЗф = Дс/Кр,  де

СрЗф – це середньоденна зарплата, обрахована з фактичних доходів працівника,

Дс – сукупний дохід, визначений за Кроком 3,

Кр – кількість днів розрахункового періоду, визначена за Кроками 1 та 2.

Але якби все було так просто! На жаль, знати значення показника СрЗф недостатньо для того, щоб обрахувати лікарняні. Його слід порівняти з іншими середньоденними доходами, обрахованими за спеціальними правилами. А ще – треба пам’ятати про правила застосування загального страхового стажу працівників при обчисленні лікарняних.

ПРИКЛАД 5. Працівник ТОВ «А» працює на підприємстві з 01.10.2021 р. Для працівника це не перше місце роботи, але він не працював протягом 12 місяців перед влаштуванням на роботу у ТОВ «А». Посадовий оклад – 10000 грн. Страховий стаж цього працівника – понад 10 років. З 01.01.2022 р. по 07.01.2022 р. працівник хворів (не COVID-19).

Розрахунок лікарняних:

1. розрахунковий період в цьому випадку:  жовтень – грудень 2021 р.  Середньоденна зарплата за фактичними даними: (10 000 грн + 10 000 грн + 10 000 грн) : (31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д.) = 326,09 грн;
2. з урахуванням загального страхового стажу: 326,09 х 100% = 326,09 грн;
3. середньоденна зарплата на рівні МЗП – 6500,00 : 30,44 к. д. = 213,53;
4. розрахунок лікарняних за рахунок підприємства відбувається на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з МЗП, бо середньоденна зарплата за фактичними даними більша за її розмір: 213,53 х 7 к. д. = 1494,71 грн.

ПРИКЛАД 6. Працівника у ТОВ «В» було прийнято 04.01.2021 р. Для працівника це не перше місце роботи, але він не працював протягом 12 місяців перед влаштуванням на роботу у ТОВ «В». Посадовий оклад – 5000,00 грн. Страховий стаж працівника більший ніж 10 років. З 04.01.2022 р. по 10.01.2022 р. працівник хворів (не COVID-19).

Розрахунок лікарняних:

1. середньоденна зарплата за фактичними даними – 5000,00 грн : 30,44 к. д. = 164,26 грн;
2. з урахуванням загального страхового стажу: 164,26 грн х 100% = 164,26 грн;
3. середньоденна зарплата на рівні МЗП – МЗП 6500,00 : 30,44 к. д. = 213,53;
4. розраховують лікарняні за рахунок підприємства на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з денної зарплати за фактичними даними, оскільки вона менша за середньоденну, обчислену з МЗП: 164,26  х 7 к. д. = 1149,82 грн.

ПРИКЛАД 7. Працівниця ТОВ «С» перебувала у відпустці для догляду за дитиною з 10.01.2018 р. по 01.01.2022 р. Посадовий оклад працівниці – 10500,00 грн. Страховий стаж більший ніж 10 років. З 06.01.2022 р. по 11.01.2022 р.  працівниця хворіла (не COVID-19).

Розрахунок лікарняних:

1. розрахунковим періодом для цього випадку є січень-грудень 2021 року. Але оскільки в цьому періоді у співробітниці не було заробітку, середньоденна зарплата за фактичними даними вважається, виходячи з її окладу: 10500,00 грн : 30,44 = 344,94 грн;
2. з урахуванням загального страхового стажу: 344,94 грн х 100% = 344,94 грн;
3. розрахунок лікарняних за рахунок підприємства на рівні фактичних даних, бо перебування у відпустці для догляду за дитиною включається до її страхового стажу: 344,94 грн х 7 к. д. = 2414,58 грн.

***