Як правильно скласти довіреність: поради юриста

Як оформити довіреність на отримання ТМЦ

Незважаючи на скасування з 2015 року бланку довіреності на отримання ТМЦ (який був бланком суворої звітності) й Інструкції №99 щодо порядку її оформлення і право суб’єктів господарювання оформлювати довіреності у довільній формі, все ж таки спори між контрагентами не вщухають.

І одна із причин – це претензії з боку податківців, які:

1. вважають довіреність одним із доказів реальності госпоперації, на виконання якої її видано. Отже, якщо помилитися (на думку ДПС) у порядку складання довіреності, можна поставити під сумнів саму господарську операцію;
2. звертають особливу увагу на ідентифікацію особи, яка реально брала участь у виконанні господарської операції. Тобто, крім іншого, слід переконатися, що в довіреності правильно і в достатньому обсязі зазначені персональні дані фізособи, на яку її видано, і звірити ці дані в особи, яка на цю довіреність посилається.

На нашу думку, вирішення цієї проблеми все ж таки лежить у площині оформлення самих господарських відносин. Адже довіреність не є первинним документом. Тому, незалежно від її наявності чи відсутності, недоліки у її оформленні не можуть впливати та/або ставити під сумнів реальність самої госпоперації.

Проте такі вимоги контролюючого органу не є повністю безпідставними, оскільки: 

повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи – підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо (п. 2.4 Положення №88); 

неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).

ЦКУ встановлює лише окремі вимоги оформлення довіреності уповноваженої особи юрособи (ст. 246, 247). Зокрема:

• вона видається органом юрособи або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами, 
• строк довіреності встановлюється у її тексті, інакше – вона зберігає чинність до припинення її дії,
• довіреність, у якій не вказана дата її дії, є нікчемною.

Але, знаючи про вимоги податківців, більшість суб’єктів господарювання під час видачі ТМЦ не приймають довіреність, в який, окрім посади та П.І.Б., не вказано жодних паспортних даних чи даних іншого документа, що посвідчує особу.

Тому покупці можуть у тексті договору чи іншим документом, який може бути надісланий попередньо контрагенту/продавцю у визначений договором спосіб (електронно поштою тощо), передати перелік довірених осіб, які можуть отримувати від імені покупця ТМЦ.

Якщо ж продавці вимагають їх вказувати саме в довіреності, то для уникнення певних ризиків та витрат на майбутній спір з податковими органами контрагент-покупець все ж таки має вказати у довіреності необхідну інформацію для ідентифікації особи-отримувача. Особливо якщо сторони не укладають письмового договору та мають мінімальний пакет документів при оформленні госпоперації.

Отже, якщо довіреність все ж таки оформляється (разова чи на певний період), на нашу думку, вказувати у ній паспортні дані чи ні – сторони повинні домовитись між собою.

Зверніть увагу, що такі вимоги до оформлення довіреностей, зокрема щодо зазначення у ній паспортних даних чи даних іншого документа, що посвідчує особу, можуть бути вказані на офіційному сайті продавця, де розміщені договори приєднання, або правила отримання/вручення ТМЦ, або в окремому розділ «Довіреності» із зразками для заповнення довіреностей.

Наприклад, на офіційному сайті компанії-продавця може бути розміщено інформацію такого змісту:

«Як отримати товар за довіреністю:

– зареєструйтесь в електронному кабінет (якщо такий є на сайті) або

– надайте працівнику підприємства заповнений бланк довіреності, який має містити обов’язкові реквізити відповідно до вимог продавця;

– пред’явіть один із документів, що підтверджує особу у наданій довіреності:

• паспорт громадянина України (ID-картку тощо);
• інший документ, що посвідчує особу відповідно до чинного законодавства України.»

Можна додати і примірні бланки довіреності із заповненими зразками, наприклад, окремо:

• для юридичних осіб (зразок для юридичних осіб),
• для фізичних осіб – підприємців (зразок для фізичних осіб).

Таким чином, продавець/постачальник може встановити певні вимоги оформлення довіреності обов’язковими та приймати лише довіреності за встановленою ним формою. Змінити цю ситуацію, знову ж такі, можна лише договірними умовами (встановити в договорі певний перелік осіб, які отримуватимуть ТМЦ, із зазначенням їхніх персональних даних).

Довіреність та ЄДО

Якщо контрагенти використовують систему електронного документообігу (далі – система ЄДО), то, звісно, всі документи вони надсилають через таку систему ЕДО та підписують їх УЕП чи КЕП.

Але навіть в такій ситуації оформлення електронних довіреностей не відрізняється від тих, що ми описали вище для письмових документів.

Втім, виникає запитання: чи потрібна така довіреність, якщо продавець/постачальник оформляє та передає видаткову накладну також через систему ЕДО?

І тут ми маємо два пов’язаних між собою факти: довіреність на отримання ТМЦ видається особі з правом отримання та перевірки товару (комплектності, цілісності упаковки, кількості тощо), та видаткова накладна підписується тою самою особою, на яку таку довіреність видано.

Отже, у разі підписання покупцем отриманого примірника видаткової накладної через систему ЕДО – довіреність на отримання товару потрібно оформити на власника цифрового підпису.

Довіреність для інших випадків

За наявності в Єдиному державному реєстрі відкритої інформації про фізосіб, які мають право представляти інтереси певного суб’єкта господарювання, необхідність надання окремої довіреності в деяких випадках відпадає.

Нагадаємо, що в ЄДР може бути зазначено відомості щодо представника ЮО (ФОПа) та перелік його повноважень у представництві від імені ЮО (ФОПа).

Так, у розділі «Відомості про керівника юридичної особи, про інших осіб, які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дані про наявність обмежень щодо представництва юридичної особи» можна включити перелік повноважень представника чи їх обмеження.

За замовчуванням особа, яка може вчиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, вважається такою, що має право підписувати не лише договори, а й інші документи, які складаються на виконання таких договорів та/або передбачені у ньому.

Наприклад, дані з ЄДР можна використовувати й для підпису податкової звітності, для чого потрібно подати повідомлення та внести таку особу в СЕД контролюючого органу в порядку, встановленому Порядком обміну електронними документами з контролюючими органами, затв. наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557.

Втім, потрібно пам’ятати, що, незалежно від надання права підпису договорів за ЄДР, для оформлення договорів, які посвідчуються нотаріально, слід оформляти й нотаріальну довіреність. Про це прямо вказано у ч. 1 ст. 245 ЦКУ. Довіреність, що видається для таких випадків у порядку передоручення, також підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 2 ст. 245 ЦКУ).

Не варто забувати й про те, що в окремих випадках, коли йдеться про підтвердження повноважень представника, суди наголошують, що у разі якщо у договорі (контракті) зафіксовано неповний перелік трудових (посадових) обов’язків працівника (наприклад, є посилання на посадову інструкцію), то поряд із підтвердженням наявності трудових відносин такий працівник має надати відповідний документ юрособи (зокрема, посадову інструкцію), в якому визначено його обов’язок представляти інтереси цієї особи в суді. 

Наявність або відсутність у ЄДР даних про такого працівника, який поряд із керівником має право вчиняти дії від імені юрособи, не звільняє від підтвердження повноважень цього працівника діяти у судовому процесі на підставі статуту, положення, трудового договору (контракту), зокрема обсягу цих повноважень. Отже, на підтвердження своїх повноважень така особа має надати або сам документ, або витяг з нього.