Відповідальність директора та головного бухгалтера за ведення бухобліку: норми законодавства і судова практика

1. Чому на підприємстві є дві особи, відповідальні за бухоблік?
2. Чотири види відповідальності: чи можуть вони застосовуватись одночасно?
3. Що каже судова практика про відповідальність директора і бухгалтера?
4. 5 правил, про які повинні знати директор та головбух!
5. Висновки
6. Де почитати більше про відповідальність посадових осіб підприємства?

Під час перевірок часто можна побачити таку ситуацію. Директор каже: «Я лише підписував – усім займався бухгалтер». Головний бухгалтер відповідає: «Я лише вів облік – рішення завжди були за директором». І поки триває ця суперечка, податківці вже складають акт, а підприємство втрачає час, який могло б витратити на грамотний захист.

Раніше ми вже писали окремо про відповідальність головного бухгалтера і окремо – про відповідальність директора й бухгалтера за помилки у фінансовій звітності. Але цілісної картини – хто, за що і на яких підставах відповідає, коли йдеться про керівника і головбуха разом, – досі не було. Цим матеріалом ми узагальнимо межі повноважень та відповідальності обох посадових осіб.

Чому на підприємстві є дві особи, відповідальні за бухоблік?

Ключ до відповіді – ст. 8 Закону №996. Саме вона визначає, що організацію бухгалтерського обліку на підприємстві забезпечує керівник.

На директора покладено:

• створення умов для ведення обліку;
• забезпечення фіксування господарських операцій у первинних документах;
• збереження документів, регістрів і звітності протягом установлених строків.

Головний бухгалтер відповідно до того самого Закону – це посадова особа, яка організовує і веде облік та забезпечує складання й подання звітності в межах уже створених директором умов.

Звідси випливає головний практичний висновок, на якому сходяться всі джерела: Закон №996 не вказує на «крайнього». Він розподіляє не посади, а конкретні обов'язки. І відповідальність настає в того, хто мав виконати саме той обов'язок, який був порушений, – за умови доведеної особистої вини.

Якщо звести обов'язки директора й головбуха в одну таблицю, картина виглядає так (див. таблицю 1).

Таблиця 1. Директор і головбух: за що вони відповідають

Показово, що навіть у типових ситуаціях – прострочена декларація, помилка у звітності, безтоварна операція – відповідальність найчастіше визначається як «обидва», і остаточний розподіл залежить не від назви посади, а від фактичного розподілу повноважень: хто мав організувати і приймав рішення, хто підписував, хто мав право розпоряджатися коштами і укладати договори з контрагентами.

Єдині випадки, де відповідальність системно й майже завжди лягає на директора: відсутність первинних документів, непроведена інвентаризація, незбереження документів, порушення військового обліку. Це прямо випливає зі ст. 8 Закону про бухоблік – бухгалтер юридично не має повноважень змусити керівництво оформити акт виконаних робіт, інший первинний документ для обліку чи виділити кошти на придбання/ремонт основних засобів тощо. 

Важливо і те, що за деякі порушення (наприклад, за порушення строків реєстрації ПН/РК) штраф платить саме підприємство. Проте, на підприємстві за це несе відповідальність та особа, яка була уповноважена проводити таку реєстрацію. Якщо це головний бухгалтер, то до нього може бути застосована дисциплінарна відповідальність (догана або звільнення). Якщо це директор - він несе відповідальність перед власниками підприємтсва. В будь-якому випадку за матеріальні збитки, які несе підприємство внаслідок неналежного виконання трудових обов'язків, працівник несе і матеріальну відповідальність.

Чотири види відповідальності: чи можуть вони застосовуватись одночасно?

Одне й те саме порушення здатне одночасно спричинити кілька видів відповідальності.

Таблиця 2. Види відповідальності за порушення бухгалтерського та податкового законодавства

Важливо!

Сплата підприємством штрафу чи донарахованих податків не звільняє посадову особу від можливого адміністративного чи кримінального переслідування, і навпаки – покарання посадової особи не скасовує фінансових зобов'язань самого підприємства.

Окремо стоїть матеріальна відповідальність – це вже не покарання з боку держави, а відшкодування прямих збитків роботодавцю. Для неї потрібно довести одночасно: протиправну поведінку, шкоду, причинний зв'язок між ними і вину конкретної особи. Судова практика тут послідовна: сам факт штрафу за наслідками перевірки автоматично не перетворюється на «пряму шкоду», яку можна стягнути з головбуха, – потрібні окремі докази.

Що каже судова практика про відповідальність директора і бухгалтера?

Чинне законодавство України прямо вказує на те, що його норми щодо відповідальності ґрунтуються на одних і тих самих принципах та застосовуються судами:

• Посада – не доказ вини. Сам факт, що людина обіймає посаду головного бухгалтера чи директора, не означає автоматичної відповідальності за все, що відбувається на підприємстві. Контролюючий орган зобов'язаний довести конкретні дії або бездіяльність саме цієї особи.
• Акт перевірки сам по собі – недостатній доказ. У низці справ (зокрема №526/4004/23, №711/2916/24) суди прямо вказували: акт перевірки та протокол про адміністративне правопорушення відображають лише позицію податківців і мають низький ступінь достовірності, якщо особа, яку притягують до відповідальності, заперечує проти них.
• Вина має бути персональною. У справі №565/1105/22 суд звільнив головбуха від відповідальності за ст. 164-2 КУпАП саме через недоведеність умислу чи необережності – попри те, що факт порушення порядку бухобліку встановлено.
• Директор не звільняється від відповідальності через наявність головбуха. Навіть якщо безпосередню помилку допустила бухгалтерія, керівник відповідає за неналежну організацію обліку, відсутність внутрішнього контролю або свідоме погодження незаконних дій. Водночас це не автоматично знімає відповідальність із бухгалтера – якщо доведено, що він особисто порушив професійні обов'язки або свідомо оформив неправдиві документи, відповідати можуть обидва одночасно.
• Кримінал – лише за доведеного умислу. Для ст. 212 ККУ (ухилення від сплати податків) і ст. 366 ККУ (службове підроблення) суди послідовно вимагають доказів прямого умислу, а не самого факту помилки чи навіть значної суми донарахувань. Постанова Верховного Суду у справі №604/597/16 прямо це підтверджує і ця практика не змінилась до сьогодні.
• «Касові» й РРО-штрафи - відповідальність лише в межах трудових функцій за наказом. Якщо касові операції чи контроль за РРО не закріплені за головбухом окремим наказом або посадовою інструкцією, суб'єктом адмінвідповідальності визнають керівника (справа №761/38122/24).

5 правил, про які повинні знати директор та головбух!

З усього викладеного випливають 5 правил, однаково важливих і для директора, і для головного бухгалтера.

1. Посадова інструкція і накази про розподіл функцій – це не формальність, а головний доказовий інструмент. Саме вони визначають, хто саме відповідав за конкретну ділянку – касу, РРО, реєстрацію ПН/РК, підписання звітності. Загальне формулювання «відповідає за ведення бухобліку» не покриває автоматично всі можливі порушення.
2. Письмова фіксація позиції рятує, а мовчання – шкодить. Службові й доповідні записки про виявлені ризики, письмові попередження керівника про сумнівні операції – це не гарантія звільнення від відповідальності, але один із ключових доказів добросовісності. Мовчазне виконання явно ризикованої вказівки суди можуть розцінити як погодження з порушенням.
3. Фраза «директор наказав» не працює автоматично. Виконання незаконної вказівки не завжди звільняє від відповідальності – якщо головний бухгалтер усвідомлював незаконність операції, посилання на наказ керівника не рятує.
4. Директору не варто розраховувати, що наявність на підприємстві головбуха знімає з нього обов'язки за ст. 8 Закону №996. Організація обліку, забезпечення первинкою, збереження документів і проведення інвентаризації – це зона його персональної відповідальності незалежно від того, наскільки кваліфікований головний бухгалтер.
5. Перед складанням річної звітності – інвентаризація. Судова практика щодо викривлення фінзвітності показує: саме на етапі звірки залишків і заборгованостей виявляється більшість помилок. Знайти й виправити їх самостійно значно безпечніше, ніж дізнатися про них за наслідками перевірки.

Висновки

1. Закон розподіляє не посади, а обов'язки: директор відповідає за організацію обліку й умови для його ведення, головбух – за саме ведення обліку й формування звітності. Це базова конструкція, з якої випливає все інше.
2. Одне порушення може потягнути фінансову санкцію для підприємства і одночасно відповідальність директора та головбуха: дисциплінарну відповідальність та адміністративну або кримінальну відповідальність. 
3. У переважній більшості випадків відповідальність визначається не назвою посади, а фактичним розподілом повноважень і доведеністю персональної вини. Судова практика останніх років демонструє стійку тенденцію: акт перевірки чи сам факт порушення на підприємстві – недостатня підстава для притягнення конкретної людини до відповідальності.
4. Найкращий захист для обох посадових осіб – правильна організація роботи бухгалтерії: актуальні посадові інструкції, чіткий розподіл функцій, письмова фіксація ризиків і своєчасна інвентаризація. Докладно про це ми розповіли в окремій статті. 

Де почитати більше про відповідальність посадових осіб підприємства?

• Відповідальність головного бухгалтера у 2026 році: види відповідальності, розміри штрафів та корисний чекліст
• Відповідальність директора і бухгалтера за помилки та недостовірні показники у фінансовій звітності – 2026
• Головний бухгалтер на підприємстві після скасування ГКУ: чи змінилось щось у його правах і обов’язках?
• Чи відповідає головний бухгалтер за помилки попередника? Реальні кейси, практичні поради, зразки формулювань
• Матеріальна відповідальність працівників у 2026 році: від середнього заробітку до повного розміру шкоди
• Як змінити головного бухгалтера: покрокова інструкція, зразки документів і поради роботодавцю
• Конфлікт із керівником: як діяти головному бухгалтеру?