Податківці в підкатегорії 109.21 «ЗІР» наголосили: якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.
Такого висновку податківці доходять, спираючись на норм п. 11 розділу ІІ Інструкції №59. Але нагадуємо: ця Інструкція поширюється лише на органи державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Для решти вона не є обов’язковою для виконання. А в ПКУ і в Положенні №148 строків повернення підзвітних коштів в разі, якщо відрядження не відбулося, наразі немає.
Тим не менш, обережним працівникам і роботодавцям варто дотримуватися строку в три банківських дні. Якщо ж ні, слід чекати на негативні наслідки під час перевірок.
Податківці зазначили, що, у разі неповернення працівником протягом трьох банківських днів авансу на відрядження, сума коштів, отриманих платником податку на відрядження, включається до оподатковуваного доходу такого працівника (п. 164.2.11 ПКУ). Відповідно така сума підлягає оподаткуванню 18% ПДФО (база оподаткування визначатиметься за допомогою «натурального» коефіцієнту за п. 164.5 ПКУ) та 1,5% військового збору.
Роботодавець не тільки має утримати суму цих податків з працівника і сплатити їх до бюджету (найбільш правильним, на нашу думку, буде зробити це на четвертий банківський день, тобто у день виникнення доходу), а ще й відобразити суму доходу і податків у формі №1ДФ (з ознакою доходу 118).
Зауважимо, що відповідальність за порушення строків повернення невикористаного авансу може бути застосована не тільки до працівника, що прострочив повернення авансу, а й до самого підприємства. Адже Указом Президента №436 передбачено, що за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів накладається штраф у розмірі 25% виданих під звіт сум. Накладається такий штраф податківцями за наслідками документальної перевірки.