Продаж вживаної техніки ФОПом вимагає ведення товарного обліку та РРО: позиція ДПС і коментар редакції

1. Що треба знати про торгівлю технікою на гарантії?
2. Чи треба вести товарний облік, якщо у товарів закінчився строк гарантії?  
3. Як правильно вести товарний облік за Порядком №496?
4. Як зазначити вживаний товар у чеку РРО?
5. Які будуть штрафи, коли ДПС виявить порушення?  
6. Рекомендації та висновки 
7. Де почитати більше про продаж технічно складних побутових товарів?

Багатьом ФОПам торгівля вживаними товарами (секонд-хенд, сток, комісійний продаж) здається простішою, ніж торгувати такими самими, але новими товарами. Особливо це стосується продажу техніки, адже вона в такому випадку часто продається без гарантії. Мовляв, якщо умовний ноутбук або пральна машина вже відпрацювали свій гарантійний термін, то й особливих вимог до документації та обліку немає. 

Однак ДПС у ЗІР вважає інакше: статус «вживаний» або закінчення гарантії не скасовують вимог Закону про РРО. 

Давайте розберемося, чого цей закон вимагає і як правильно організувати облік вживаної техніки, щоб не отримати штраф від ДПС під час першої ж фактичної перевірки.

Що треба знати про торгівлю технікою на гарантії?

За загальним правилом, Закон про РРО (п. 12 ст. 3) зобов’язує всіх підприємців, які здійснюють розрахунки в готівковій чи безготівковій формі (із картками, чеками тощо), вести чіткий облік товарних запасів. Продавати можна лише те, що офіційно внесено в такий облік.

При цьому для ФОПів-«єдинників», які не зареєстровані платниками ПДВ, зроблено виняток – вони товарний облік не ведуть. Але цей «імунітет» не діє, якщо ви продаєте такі товари:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
• лікарські засоби та медичні вироби;
• ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів та каміння.

Отже, коли ми далі говоритимемо про техніку, ми матимемо на увазі саме «технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту». 

Увага, позиція ДПС!

ФОПи 1-ї групи, які зазвичай повністю звільнені від обліку товарних запасів, зобов'язані його вести, якщо займаються реалізацією технічно складних побутових товарів.

Чи треба вести товарний облік, якщо у товарів закінчився строк гарантії?  

Найбільша помилка підприємців полягає у трактуванні фрази «що підлягають гарантійному ремонту». Багато хто вважає: якщо гарантія від виробника (наприклад, 1 чи 2 роки) вже закінчилася, то товар автоматично перестає належати до цієї категорії.

Але ДПС вважає інакше. Для неї сам факт того, що техніка в принципі колись мала гарантію, означає необхідність ведення товарного обліку такої техніки продавцями.  

ДПС наголошує:  

Підприємці, які здійснюють продаж вживаних технічно складних побутових товарів, у яких закінчився гарантійний строк експлуатації, зобов’язані вести облік всіх товарних запасів за Формою обліку з відображенням інформації про їх надходження та вибуття.

Отже, якщо товар за своєю суттю та кодом входить до урядового Переліку, який був затверджений постановою КМУ від 16.03.2017 №231 (ноутбуки, смартфони, побутова техніка тощо), то ФОП зобов'язаний вести облік всіх товарних запасів, навіть якщо ця техніка вже була у вжитку і її гарантійний строк давно минув. В усякому разі на цьому наполягає ДПС і саме тому при податковій перевірці це питання виникне. 

Як правильно вести товарний облік за Порядком №496?

Увесь процес взаємодії з товаром чітко регламентується Мінфіном у Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затвердженому наказом від 03.09.2021 №496 (далі – Порядок №496). 

Що це означає на практиці для підприємця:

• ФОП зобов’язаний постійно вносити інформацію про надходження та вибуття техніки до спеціальної Форми обліку;
• записи про надходження на підставі первинних документів мають бути внесені до початку реалізації товару. Продавати не обліковане — заборонено і загрожує штрафом;
• будь-який запис у Формі має підкріплюватися первинкою (накладні, акти, документи про інвентаризацію, документи на внутрішнє переміщення між точками продажу);
• вимоги щодо товарного обліку стосуються будь-якого господарського об’єкта (стаціонарні магазини, пересувні торгові точки тощо), де безпосередньо здійснюються розрахункові операції.

Увага! Усі документи, що підтверджують облік та походження товарів, ФОП зобов’язаний надати податківцям на початок проведення перевірки (у паперовому або електронному вигляді).

Про те, як ФОПам вести товарний облік за Порядком №496, ми докладно розповідали у статтях: 

• Товарний облік для ФОП: хто та як його повинен вести у 2022 році
• Облік товарних запасів ФОП під час перевірки ДПС: висновок Верховного Суду 
• Товарний облік у ФОПа: як відсутність первинки та чека коштувала 200 000 гривень
• ФОП надає послуги або виконує роботи: чи потрібно вести товарний облік?
• Ведення обліку товарних запасів ФОПом-виробником: консультує ДПС.

Як зазначити вживаний товар у чеку РРО?

Окреме питання від тих, хто торгує вживаною технікою та має застосовувати РРО, як правильно скласти фіскальний чек на такий товар. 

Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затверджене наказом Мінфіну від 21.01.2016 №13, вимагає, щоб у чеку обов'язково була зазначена назва товару. Якщо назви немає — чек вважається недійсним (неідентифікованим). Але чи треба позначати, що цей товар вживаний?

Формально закон цього не вимагає. Але товар в чеку має бути позначений таким чином, щоб було зрозуміло, який саме товар було придбано. Адже чек у такому випадку не тільки підтверджує розрахункову операцію, а і часто є єдиним документом, який підтверджує права покупця (споживача).  

Увага!

ДПС наполягає на тому, що назва товару у фіскальному чеку має одночасно відповідати двом таким умовам:

• відображати споживчі ознаки товару (не просто «монітор» чи «ноутбук б/в», а із зазначенням конкретних параметрів чи моделей);
• однозначно ідентифікувати товар у внутрішньому документообігу ФОПа (щоб податківець міг легко зіставити назву у чеку із записом у вашій Формі обліку та первинній накладній).

Які будуть штрафи, коли ДПС виявить порушення?  

Реалізація необлікованих товарів або ненадання під час проведення податкової перевірки документів, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу, призведе до штрафу у розмірі 100% вартості товарів, що не обліковані у встановленому порядку (але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян - у 2026 році 170 грн) (ст. 20 Закону про РРО).

Рекомендації та висновки 

Щоб уникнути штрафів за порушення порядку обліку та застосування РРО, радимо діяти за такими правилами:

1. Проведіть ревізію асортименту. Перед запуском продажів звірте свій товар із Переліком №231. Знайшли збіг? Готуйтеся до ведення товарного обліку, навіть якщо ви ФОП-«єдинник» і не платник ПДВ.
2. Завжди забезпечуйте наявність первинних документів про походження товарів, якими ви торгуєте. Купуєте техніку у населення чи інших постачальників — оформлюйте акти приймання-передачі, закупівельні акти тощо. Пам'ятайте: немає первинки — немає легального походження.
3. Товарний облік починається ще до продажу товару. Спершу вносимо товар до Форми обліку товарних запасів і лише після цього виставляємо його на вітрину чи сайт.
4. Запрограмуйте найменування товарів деталізовано. Назва у чеку має бути дзеркальним відображенням позиції у вашому обліку.

Де почитати більше про продаж технічно складних побутових товарів?

• Розрахунок за товар у безготівковій формі: чи потрібно вести облік товарних запасів? 
• Продаж вживаних технічно складних побутових товарів, після закінчення гарантійного строку: що з їх обліком? 
• Продаж технічно складних побутових товарів-2026: чи потрібен товарний облік