Основними причинами, які можуть призвести до виведення з ладу реєстратора розрахункових операцій є несправність, відсутність зв’язку та електропостачання господарської одиниці де його розміщено.
Проте виникнення таких обставин зовсім не означає, що розрахунки з покупцями треба припинити. Якщо РРО вийшов з ладу або тимчасово відключили електроенергію, здійснювати розрахункові операції можна без застосування основного реєстратора. При цьому існує два варіанти проведення розрахункових операцій:
- з використанням резервного РРО за умови, що він був належним чином зареєстрований в органах ДФС (якщо електроенергія є, але робочий РРО вийшов з ладу);
- з використанням розрахункової книжки, зареєстрованої в органах ДФС (у разі, коли електроенергії немає, або відсутній резервний РРО).
Відмітимо, що суб’єкт господарювання може працювати без основного РРО:
- у разі відключення електроенергії – не більше 72 годин (7 робочих днів);
- у разі виходу з ладу РРО – у період ремонту.
Варто зазначити, що у разі поломки РРО, центри сервісного обслуговування зобов’язані забезпечувати відновлення його роботи протягом 72 годин. Відповідальність, передбачена договором про технічне обслуговування за недотримання цього строку, покладається на ЦСО.
Тож, основний алгоритм дій при застосуванні резервного РРО такий:
1. Внесіть готівку, що була в місці проведення розрахунків до моменту виходу з ладу РРО, у грошову скриньку резервного РРГО. Зробити це треба за допомогою операції «Службове внесення».
2. Проводьте розрахунки через резервний РРО в загальному порядку його експлуатації. Усі ці операції необхідно фіксувати в КОРО, зареєстрованій на цей РРО.
3. Після відновлення роботи основного РРО виведіть готівку, що була в місці проведення розрахунків, зі скриньки резервного РРО операцією «Службова видача» та внесіть її в скриньку основного РРО операцією «Службове внесення».
4. Заповніть графи 6 і 7 розд. 4 КОРО на основний РРО і проконтролюйте представника ЦСО – він має заповнити графи 4 і 5 розд. 4 КОРО.
Що треба робити при використанні розрахункової книжки:
Нагадаємо, що використовується тільки зареєстрована в органах ДФС РК. Якщо вона застосовується вперше, на реєстраційній сторінці книжки потрібно зазначити дату початку її використання. Далі необхідно діяти так:
1. Внести готівку, що знаходилася в місці проведення готівкових розрахунків, за допомогою розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».
2. Проводити розрахунки з покупцями з оформленням РК.
3. Оформити розрахунковою квитанцією з позначкою «Службова видача» гроші, що передаються з місця з місця проведення розрахунків до каси підприємства чи інкасуються в каси банків протягом дня.
Більше про застосування РРО читайте в Законі від 6 липня 1995 року №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг».