Як проводиться інвентаризація каси
За п. 4.10 Положення №637 з метою контролю за схоронністю готівкових коштів на підприємствах проводяться інвентаризації кас.
Для проведення інвентаризації каси має видаватися наказ керівника. Ним же призначається комісія. Після закінчення інвентаризації каси комісія складає акт про результати інвентаризації наявних коштів. Форма акту затверджена у додатку 7 до Положення №637.
При цьому до початку інвентаризації всі матеріально відповідальні особи (особи, які відповідають за збереження коштів) дають розписку, яка міститься в акті за формою додатку 7 до Положення №637.
Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, що встановлені керівником. Щодо строків та періодичності інвентаризації каси слід враховувати загальні строки та випадки, коли інвентаризація обов’язкова – див. п. 7 та п. 10 Положення№879. Зокрема, перед складанням річної звітності необхідно обов’язково провести інвентаризацію каси в період двох місяців перед закінченням звітного року, тобто з 1 листопада по 31 грудня (п. 10 Положення №879).
Інвентаризація каси полягає у покупюрному перерахуванні усіх готівкових коштів і перевірці інших цінностей, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку.
У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною в звіті РРО (в РК та КОРО). У разі виявлення під час інвентаризації нестачі цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі і з’ясовуються обставини їх виникнення.
Акт складається в двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.
Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий - залишається у матеріально відповідальної особи (касира).
Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України.
Від правильності проведення інвентаризації залежить можливість доведення своєї правоти у суді у разі крадіжки з каси. Про це далі.
Якщо нестача виникла у зв’язку з крадіжкою
Наприклад, у постанові ВГСУ від 19.02.2008 р. №10/75-1390 (3/69-877) розглядався позов щодо стягнення шкоди з охоронної фірми у зв’язку з крадіжкою ТМЦ та грошових коштів з охоронюваного об'єкту. З огляду на зміст цієї постанови, багато чого слід доказати, аби суд зміг винести рішення на користь підприємства.
Факт крадіжки має бути зафіксовано у протоколі огляду події правоохоронцями.
Якщо каса знаходиться під охороною, вона має відповідати вимогам про забезпечення неможливості несанкціонованого проникнення у приміщення та передана на підставі відповідних документів під охорону.
Всі документи щодо інвентаризації мають бути правильно оформлені.
Якщо цих вимог не буде виконано, то суд не зможе винести рішення на користь підприємства, у якого було вкрадено готівкові кошти.
Якщо в нестачі винен касир
У разі виявлення під час інвентаризації нестачі в акті інвентаризації зазначають суму нестачі і з'ясовують обставини її виникнення. Та відповідно отримують пояснення від касира. При цьому він за договором про повну матеріальну відповідальність має відшкодувати всю суму нестачі. Це встановлено пп. 4.7 та 4.8 Положення №637. Сам договір про повну матеріальну відповідальність має укладатися на підставі норм ст. 134 КЗпП. Якщо договору про повну матеріальну відповідальність не укладено із касиром, то касир понесе відповідальність тільки в межах свого середнього заробітку.
Таку нестачу відображають проведенням: Д-т 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» К-т 301 «Каса в національній валюті». На забалансовому обліку таку суму нестачі не буде відображено, оскільки винна особа відома одразу. В бухобліку таку операцію відображають за проведенням: Д-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів».
А коли винна особа вноситиме до каси нестачу готівки, це буде відображено проведенням Д-т 301 К-т 375.
На сьогодні всі випадки проведення відрахувань із зарплати встановлено ст. 127 КЗпП. Серед видів відрахувань є й відшкодування шкоди, завданої з вини працівника підприємству, установі, організації.
Але порядок покриття шкоди, заподіяної працівником, встановлено ст. 136 КЗпП.
Покриття шкоди працівниками в розмірі, що не перевищує середнього місячного заробітку, провадиться за розпорядженням керівника.
При цьому розпорядження має бути зроблено не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяної працівником шкоди і звернено до виконання не раніше семи днів з дня повідомлення про це працівникові. Якщо працівник не згоден з відрахуванням або його розміром, трудовий спір за його заявою розглядається в судовому порядку.
Про порядок відрахування із зарплати ми писали у аналітиці.
Якщо винної особи не знайдено
В такому випадку суму нестачі відображають проведенням Д-т 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей», К-т 301 «Каса в національній валюті».
До встановлення винної особи такі суми нестач готівки додатково відображають ще й на за балансовому обліку, а саме на рахунку 072 «Невідшкодовані нестачі та втрати від псування цінностей».
Після встановлення винної особи суму на згаданому рахунку списують за кредитом з цього субрахунку. В бухобліку таку операцію відображають за проведенням: Д-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів». Покриття нестачі винною особою здійснюється в такому ж порядку, що був розглянутий у попередньому розділі.
Якщо винної особи так і не буде знайдено, то вищенаведених проведень щодо відображення дебіторської заборгованості винної особи та внесення суми нестачі до каси не буде виникати. Суму нестачі з позабалансового рахунку 072 можна буде списати після спливу позовної давності в три роки.
Якщо нестачу виявлено у період проведення перевірки ДФС
При перевірках податківців неузгоджене питання щодо нестачі коштів у касі не може бути покарано податківцями. А от неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки є порушенням. За таке порушення може бути накладено штраф у 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми за ст. 1 Указу №436/95 та адмінштраф від 8 до 15 нмдг (від 136 грн до 255 грн) за ст. 164-2 КпАПУ.