Що таке «корпоративна платіжна картка»? 

Електронний платіжний засіб – платіжний інструмент, реалізований на будь-якому носії, що містить в електронній формі дані, необхідні для ініціювання платіжної операції та/або здійснення інших операцій, визначених договором з емітентом.

Платіжна картка – електронний платіжний засіб у вигляді пластикової чи іншого виду картки.

Платіжні картки можуть бути двох видів:

• для власних потреб фізичних осіб – особисті платіжні інструменти;
• для потреб господарської/підприємницької/незалежної професійної діяльності – корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти (див. п. 22 Положення №164).

Ось саме останні нас і цікавлять. Якщо говорити простими словами, це корпоративна картка, яка дає працівникові доступ до коштів на певному рахунку роботодавця. Часто в такому випадку створюється окремий рахунок в банку, який отримує назву «корпоративний рахунок».  

Хоча власник рахунку – суб’єкт господарювання, проте держателем такої картки може бути тільки фізична особа (п. 7 ч. 1 ст. 1 Закону №1591, пп. 7 п. 3 Положення №164). 

Власник рахунку визначає перелік осіб, які здійснюватимуть операції з використанням корпоративних карток, і відповідно надає емітенту (банку) ідентифікаційні дані таких осіб (п. 107 Положення №164). 

Тобто, як правило, корпоративна картка оформлюється на працівника підприємства, і треба скласти наказ із зазначенням правил користування такою карткою. Але це може бути й фізособа, яка виконує певні роботи чи надає певні послуги за договором ЦПХ (у такому разі правила користування карткою прописуються в такому договорі). 

Якщо корпоративну картку емітовано на директора, то тільки він може нею користуватися, і її не можна передавати іншим працівникам. Якщо ПІН корпоративної картки стає відомим іншій особі, ніж та, на яку її емітовано, така картка вважається скомпрометованою і підлягає заміні.

Основне правило використання корпоративних карток – кошти на рахунку, до якого вона емітована, належать суб’єкту господарювання – власнику рахунку, і той факт, що картку надали працівникові, ще не означає, що він отримав аванс. Лише тоді, коли працівник витрачатиме ці кошти, вони стануть підзвітними. 

Своєю чергою, держатель картки (працівник) має право:

• використовувати корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент для здійснення платіжних операцій;
• отримувати готівку з рахунку роботодавця.

А роботодавець контролює рух коштів за рахунком, до якого було випущено корпоративну картку, шляхом аналізу банківської виписки. І в разі несанкціонованого використання коштів має одразу ж з’ясувати причини і вжити заходів щодо повернення цих коштів (за потреби). 

Безготівкові розрахунки корпоративною платіжною карткою

Держатель корпоративної картки – фізична особа може у безготівковій формі розрахуватися двома способами:

• безпосередньо з використанням пластикової картки в торговельних мережах з використанням POS-термінала;
• через мережу Інтернет з використанням реквізитів корпоративної картки для здійснення оплати.

Результат оплати бухгалтер побачить у виписці з рахунку, до якого емітовано цю картку. Проте це ще не все. Виписка дає нам зрозуміти, що кошти стали підзвітними, а наступним кроком є надання працівником авансового звіту та документів, які пояснюють мету витрат. 

Зняття готівки за допомогою корпоративної картки

Фізичні особи, які одержали готівку з рахунку із застосуванням корпоративної платіжної картки:

• використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Тобто рахунок 30 «Готівка» при знятті коштів за допомогою корпоративної платіжної картки не застосуватиметься. Виникнення дебіторської заборгованості працівника перед роботодавцем буде відображене проведенням: Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами» Кт 31 «Рахунки в банках»;
• подають до бухгалтерії авансовий звіт разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням та повертають невикористаний залишок коштів на рахунок або в касу в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України (див. п. 20 розд. ІІ Положення №148).

Але чи в усіх випадках треба складати авансовий звіт? 

Пунктом 170.9.4 ПКУ визначено, що у разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував корпоративні (бізнесові) платіжні картки чи їх реквізити для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається.

Тобто якщо оплата, здійснена корпоративною карткою, є санкціонованою роботодавцем (був наказ на відрядження або здійснити цивільно-правові дії), то авансовий звіт складати не обов’язково – хоча і не заборонено. 

А от якщо працівник використав корпоративну картку без наказу (наприклад, помилково розрахувався нею в особистих потребах), він має скласти авансовий звіт (і повернути витрачені кошти роботодавцю). 

Якщо з корпоративної картки працівник знімав кошти готівкою в межах добових витрат і це було оформлене відрядження, й інших підстав для складання авансового звіту немає, то авансовий звіт подавати не потрібно. 

Якщо ж працівник знімав готівку під час відрядження у більшій сумі, ніж його добові, або знімав готівку не під час відрядження для здійснення цивільно-правової дії, то авансовий звіт треба скласти обов’язково (див. пп. «б» пп. 170.9.4 ПКУ)! 

Цікаве запитання: чи потрібен наказ на здійснення витрат директору, який користується корпоративною карткою? 

Хоча він і є керівником всього підприємства, все ж таки кадрові накази на нього складаються. Отже, якщо він їде у відрядження, наказ про це буде. 

А от у другому випадку – здійснення ЦП дій – наказу від директора на себе не буде. Водночас він уповноважений на здійснення таких дій власниками підприємства (у статуті тощо). 

Тому питання щодо того, чи треба зараз директору складати авансовий звіт, якщо він скористався корпоративною картою, наразі відкрите. Обережні директори складають.  

Які документи треба надати разом або без авансового звіту? 

До документів, які підтверджують понесені витрати, належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

пп. 170.9.1 ПКУ

На перший погляд здається, що виписки достатньо. Проте виписка підтверджує тільки суму витрат, а інші документи дозволяють ідентифікувати їх склад та чи здійснені вони в межах господарської діяльності. Тому у комплекті до виписки йдуть інші первинні документи (накладні, акти, чеки РРО, квитки тощо). 

Звертаємо увагу, що потрібно надати саме оригінали, а не копії підтвердних документів! 

А якщо йдеться про несанкціоновані витрати, то документи про те, як були використані кошти, не потрібні: якщо ці витрати були здійснені не в інтересах роботодавця, то працівник повинен їх повернути. А от авансовий звіт потрібен – для того щоб проконтролювати не лише факт та дату авансу, а й переконатися, що він був повернений вчасно. Інакше в цьому ж звіті зазначається сума податків (ПДФО та ВЗ), які треба буде сплатити. 

Є ще одна категорія господарських операцій, в якій варто оформляти авансовий звіт та додавати до нього підтвердні документи. Це випадок, коли працівник здійснює закупівлю ТМЦ для роботодавця час від часу і самостійно визначає потребу в тому, щоб щось докупити. У такому разі варто подбати про наказ не на кожну таку закупівлю, а на всі. Тобто не тільки на словах уповноважити такого працівника робити це регулярно, а й оформити це уповноваження одним наказом. 

Строки звітування за витрачені кошти

Обережні роботодавці і досі вимагають подавати авансові звіти за будь-якими підзвітними коштами.

Робити так, як вони, або в кожній ситуації окремо з’ясовувати, складати авансові звіти чи ні, кожен роботодавець вирішує самостійно. Втім, час на це є! 

Так, відзвітувати при використанні підзвітних коштів потрібно протягом місяця, що настає за місяцем, в якому завершено відрядження або завершення окремої цивільно-правової дії (див. пп. 170.9.3 ПКУ). 

У разі ж якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент чи його реквізити й списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.

Чи можна виплатити зарплату за допомогою корпоративної картки? 

По-перше, як ми вже зазначили вище, кошти на рахунку, до якого емітується корпоративна картка, належать роботодавцю, а не працівнику. Це не особистий рахунок працівника, тому перераховувати на нього зарплату або лікарняні немає сенсу. 

По-друге, деякі роботодавці (особливо ті, хто виплачує зарплату готівкою) намагаються використати корпоративну картку для того, щоб здійснити таку виплату. Наприклад, щоб зняти готівку та видати її як зарплату працівникам, які в день зарплати перебувають у відрядженні. Проте законодавство такі операції суворо забороняє!  

Користувачу заборонено використовувати корпоративну картку для виплати заробітної плати, інших видів соціальних виплат і допомоги (див. п. 106 Положення №164).

Як обліковувати корпоративну платіжну картку?

Часто емітент платіжних карток надає картку власнику рахунку безоплатно. Якщо ж за її випуск утримано комісію, то вона включається до складу адміністративних витрат: Дт 92 Кт 311. 

Саму ж картку, яка є власністю банку згідно з договором, можна обліковувати на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку», з подальшим виділенням аналітичних рахунків, наприклад 081 «Корпоративні платіжні картки». Зі списанням з цього рахунку при поверненні картки банку. 

Приклад. Підприємство-роботодавець перераховує на корпоративний рахунок 20000 грн та дає працівникові доручення придбати канцтовари та двосторонній універсальний скотч. Працівник придбав в магазині канцтовари на суму 18 000 грн, розрахувавшись карткою (підтвердні документи – чек РРО та квитанція POS-термінала). Окремо з корпоративної платіжної картки було знято 1 500,00 грн. Двосторонній скотч придбано за готівку в будівельному магазині на суму 1 000,00 грн (підтвердні документи – чек РРО). Всього використано 18 000,00 + 1 000,00 = 19 000 грн, невикористану суму – 500,00 грн працівник повернув до каси готівкою. Кошти отримано 01.04.2025, витрачено 02.04.2025 і в цей самий день відзвітовано.

Відображення в обліку використання корпоративної платіжної картки