Державна служба України з питань захисту персональних даних у коментованому листі пояснює, як потрібно внести зміни до Реєстру баз персональних даних, якщо база юрособи або підприємця вже не потрібна.
Це питання на сьогодні є особливо актуальним, враховуючи останні зміни до Закону щодо захисту персональних даних, якими скасовано необхідність для тих госпсуб'єктів, які прийняли рішення про ліквідацію.
Як пропонує діяти Держслужба? Власник бази персональних даних (заявник), згідно з п. 11 Наказу Мін′юсту від 08.07.2011 р. №1824/5 «Про затвердження форм заяв про реєстрацію бази персональних даних та про внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних і порядку їх подання» (далі — Наказ №1824/5), зобов'язаний повідомляти Службу про кожну зміну відомостей щодо бази персональних даних протягом 10 робочих днів, а саме у разі зміни:
- інформації про власника бази персональних даних;
- назви і місцезнаходження бази персональних даних;
- мети обробки персональних даних;
- інформації про розпорядників бази персональних даних.
При цьому, оскільки під час процедури ліквідації госпсуб'єкта ми говоримо про зміну власника бази (здаємо дані до держархіву), а у разі ліквідації самої бази — змінюється мета обробки її даних, власникові бази в обох випадках потрібно:
1. Ухвалити рішення (наказ, інший документ) про припинення власником усіх дій з обробки персональних даних у базах персональних даних у зв'язку з ліквідацією госпсуб'єкта і/або ліквідацією самої бази.
2. Повідомити Держслужбу про припинення функціонування бази шляхом подання заяви про внесення змін до відомостей Держреєстру баз персональних даних (приклад такої заяви затверджено Наказом №1824/5), для чого проставити відмітку на початку заяви «Функціонування бази персональних даних припинено».
