Легалізація іноземних документів у 2026 році під час воєнного стану: апостиль чи консульська легалізація?

1. Два способи підтвердження дійсності іноземних документів: апостиль і консульська легалізація
2. Зупинення двосторонніх договорів з білоруссю та рф
3. Коли не потрібні ні апостиль, ні консульська легалізація
4. Як легалізувати документи, перебуваючи за кордоном: два варіанти
5. Документи на виконання ЗЕД-договорів: митниця та банки
6. Основні випадки легалізації документів для податкових органів
7. Чи потрібно легалізувати первинні документи, складені нерезидентом?
8. 5 кроків перевірки, чи потрібна легалізація іноземного документа

У діяльності українських підприємств дедалі частіше використовуються документи, видані за кордоном. Це можуть бути:

• довіреності нерезидентів;
• установчі документи іноземних компаній;
• витяги з іноземних реєстрів;
• сертифікати податкового резидентства;
• дипломи та інші документи працівників-іноземців.

Щоб такі документи могли використовуватися в Україні, іноді необхідно підтвердити їхню справжність. Для цього застосовують процедури консульської легалізації або апостилювання.

Про легалізацію іноземних документів також читайте тут: 

• Проставлення апостиля на офіційних документах ДПС: який алгоритм дій?
• Апостиль від ДПС: що треба знати бізнесу та громадянам?
• Які документи не можна апостилювати: розʼяснення від Мінʼюсту
• Щодо проставлення апостиля: перелік документів, терміни

Два способи підтвердження дійсності іноземних документів: апостиль і консульська легалізація

Існує два основних способи легалізації іноземних документів.

1. Апостиль

Апостиль – це спеціальний штамп, який підтверджує справжність підпису та печатки на документі. Він застосовується між державами – учасниками Гаазької конвенції 1961 року. Відповідно до Закону від 10.01.2002 №2933-ІІІ «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» наша держава приєдналася до Конвенції з 22.12.2003.

Після проставлення апостиля документ визнається в іншій державі без додаткової легалізації.

З переліком країн, які визнають апостиль, можна ознайомитись за цим посиланням.

Онлайн-перевірка апостиля

Перевірити справжність апостиля можна через офіційні реєстри. З 02.03.2026 апостиль видозмінюється і буде містити QR-коди підпису і печатки установи, яка його проставила. Також кожен апостиль матиме свій унікальний QR-код, який дає змогу швидко підтвердити його справжність.

На спеціалізованому вебресурсі доступна перевірка апостилів, виданих після 1 березня 2026 року, а також зберігається архів апостилів, виданих до цієї дати. Під час перевірки відображається не лише сам апостиль, а й сканована копія документа, на який його проставлено.

Інструкцію користувача розміщено на вебсайті ДП «НАІС» у рубриці «Реєстри» – підрубрика «Єдині та Державні реєстри» – категорія «Електронний реєстр апостилів» – підкатегорія «Методичні рекомендації». Там також доступні короткі відеогайди українською та англійською мовами з перевірки справжності апостилю.

До кого звертатися щодо проставлення апостилю в Україні:

1. Міністерство освіти і науки України
2. Міністерство внутрішніх справ України
3. Державна податкова служба України
4. Державна міграційна служба України

Надає таку послугу і Мінюст – докладніше про це читайте в описі на порталі Дія.

З 19.05.2024 можливість засвідчення апостилем іноземних офіційних документів, що пред’являються в Україні, поширюється на документи, видані у Азербайджані, Вірменії, Казахстані, Киргизстані, Таджикистані, у відносинах з якими діє Гаазька конвенція.

2. Консульська легалізація

Якщо країна не є учасником Гаазької конвенції, застосовується консульська легалізація.

Процедура виглядає так:

1. документ засвідчується у державних органах країни видачі;
2. документ підтверджує МЗС цієї держави;
3. документ легалізується у консульській установі України.

Процедура є складнішою та тривалішою – у порівнянні з проставленням апостиля. Проте варто пам’ятати, що консульській легалізації (п. 1.4 Інструкції №113) не підлягають такі документи як, зокрема, 

• оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію ТЗ (техпаспортів), посвідчення водія, посвідчення особи;
• документи, оформлені в закордонних дипломатичних установах.

Зупинення двосторонніх договорів з білоруссю та рф

З 23.12.2022 за Законом України від 01.12.2022 №2783-ІХ «Про зупинення дії та вихід з Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах та Протоколу до Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22 січня 1993 року» передбачено:

1) зупинення у відносинах з російською федерацією та республікою білорусь дії:

• Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, вчиненої від імені України 22 січня 1993 року;
• Протоколу 1997 року до Конвенції, вчиненого від імені України 28 березня 1997 року;

2) вихід України з Конвенції від 22 січня 1993 року та Протоколу від 28 березня 1997 року.

Фактично з 19.05.2024 Конвенція про правову допомогу від 22.01.1993 вважається припиненою для України у відносинах з усіма її сторонами. Дія цієї Конвенції  зупинена щодо будь-яких документів, виданих, посвідчених лише у двох країнах (російська федерація та республіка білорусь), незалежно від дати їх видачі, посвідчення.

Коли не потрібні ні апостиль, ні консульська легалізація

Слід враховувати, що низка міжнародних договорів України у сфері правових відносин та надання міжнародної правової допомоги у цивільних і кримінальних справах передбачає особливий порядок використання документів.

Зокрема, якщо документ оформлений або засвідчений компетентним органом однієї договірної держави та містить підпис уповноваженої особи і офіційну печатку, він визнається на території іншої держави – сторони такого договору без додаткового посвідчення, включаючи легалізацію або апостиль.

Водночас застосування таких міжнародних договорів не звільняє від обов’язку подання перекладу документа. Як правило, документ має бути перекладений на офіційну мову тієї держави, де він використовується, а переклад – належним чином засвідчений.

Ознайомитися з переліком двосторонніх та багатосторонніх міжнародних договорів України у сфері правової допомоги (у розрізі країн) можна ознайомитись за посиланням. При цьому доцільно заздалегідь перевіряти умови таких договорів ще на етапі встановлення ділових відносин із нерезидентом.

Висновки:

• Є договір про правову допомогу в України з країною, в якій складено документ – легалізація не потрібна
• Немає договору, але країна в Гаазькій конвенції –  потрібен апостиль
• Немає договору, і країна не підписала Гаагську конвенцію – консульська легалізація
• Для більшості іноземних документів вимагається переклад українською мовою.

Як легалізувати документи, перебуваючи за кордоном: два варіанти

Після 2022 року багато українців перебувають за кордоном. Тому актуальним є питання, чи можна легалізувати документи без поїздки до України. 

Наприклад, тут ми наводили поради Мінюсту щодо складання довіреності за кордоном для її використання в Україні. 

Існує два варіанти:

Апостиль у країні видачі документа. Найпростіший спосіб – отримати апостиль у державі, де видано документ, але лише у країні – учасниці Гаазької конвенції. Перелік таких країн можна знайти тут. До якого офіційного органу звертатися в такій іноземній країні, визначає її внутрішнє законодавство.

Через консульство України. В іншому випадку можна легалізувати документи через консульські установи України. Перелік консульських установ України за кордоном можна знайти на сайті МЗС

Документи на виконання ЗЕД-договорів: митниця та банки

Звісно, виникає питання: як бути з документами, складеними іноземною мовою нерезидентами-контрагентами (а не офіційними іноземними органами)? Вони легалізації не підлягають.

Чи потрібно їх перекладати та засвідчувати переклад?

У деяких випадках – так. Наприклад:

• при переміщенні товарів через митний кордон України (ст. 254 МКУ). Органи доходів і зборів (митники) вимагають переклад українською мовою документів, складених іншою мовою, ніж офіційна мова митних союзів, членом яких є Україна, або іншою іноземною мовою міжнародного спілкування, тільки у разі, якщо дані, які містяться в них, є необхідними для перевірки або підтвердження відомостей, зазначених у митній декларації. У такому разі декларант забезпечує переклад зазначених документів за власний рахунок.
  Правильність перекладу документів, що надаються декларантом відповідно до ст. 254 МКУ, засвідчується написом «Перекладено вірно», проставленням особистого підпису особи, яка здійснила переклад, та печатки підприємства, співробітник якого зробив переклад (п. 2.5 Порядку №631). Тобто нотаріальне засвідчення такого перекладу не потрібне;
• при здійсненні валютного контролю варто врахувати, що копії документів, які подаються до Національного банку для відкриття рахунку, мають бути засвідчені в установленому законодавством України порядку. 

Документи, видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, подані для відкриття рахунків, мають бути легалізовані в установленому порядку, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України. Копії цих документів мають бути нотаріально засвідченими (п. 8 Інструкції про порядок відкриття та закриття Національним банком України рахунків клієнтам, затвердженої Постановою НБУ від 15.04.2022 №74).

Основні випадки легалізації документів для податкових органів

У практиці роботи з нерезидентами українські платники податків найчастіше стикаються з необхідністю легалізації або апостилювання іноземних документів. Це потрібно для того, щоб податкові органи України могли визнати такі документи належними доказами.

1. Довідка про податкове резидентство нерезидента

Це найпоширеніший випадок – така довідка використовується для уникнення подвійного оподаткування (п. 13.5 ПКУ та п. 103.5 ПКУ) та

• має бути належним чином легалізована або апостильована (якщо інше не передбачено міжнародним договором);
• подається разом із перекладом українською мовою;
• є обов’язковою умовою для застосування пільгової ставки.

2. Підтвердження правового статусу іноземної компанії

У низці випадків необхідно підтвердити існування та статус нерезидента, зокрема, йдеться про витяги з торгового / судового реєстру, сертифікати, установчі документи (статут тощо)

Такі документи подаються:

• для реєстрації представництва нерезидента (п. 13 ч. 1 ст. 15 Закону №755) та взяття його на облік в органі ДПС (п. 64.5 ПКУ);
• під час податкових перевірок;
• при відкритті рахунків, укладенні значних договорів.

Як правило, вони також потребують легалізації.

Окрім того, легалізація іноземних документів є обов’язковою на вимогу численних нормативних актів, які містять вимоги щодо легалізації документів нерезидентів та подаються, зокрема, до держреєстратора, ДПС, суб’єктам державного фінмоніторингу, а саме:

• для контролю за трансфертним ціноутворенням для трастів, іншого утворення без статусу юрособи (пп. 39-2.1.5.3 ПКУ),
• для підтвердження неофшорного статусу нерезидента (пп. 14.1.122-1 ПКУ),
• для підтвердження особи – засновника трасту (пп. 39-2.1.5.3 ПКУ)
• під час ідентифікації та верифікації нерезидентів в цілях здійснення належної перевірки суб’єктами первинного фінмоніторингу (зокрема, ч. 9 ст. 11 Закону №361) тощо.

Чи потрібно легалізувати первинні документи, складені нерезидентом?

Таке запитання найчастіше виникає щодо складених іноземною стороною інвойсів (рахунків), актів виконаних робіт / наданих послуг тошо. А іноді і щодо укладених договорів.

Такі документи можуть визнаватися в Україні для податкового обліку лише за умови належного оформлення.

Загалом що стосується первинних документів, то органи ДПС, зокрема, вказують на те, що згідно з п. 1.4 глави 1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88, усі первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись українською мовою.

Важливо!

Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад українською мовою. 

Враховуючи вищезазначене, первинні документи з обліку доходів, витрат та інших показників, які пов’язані із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, та які зобов’язані надаватись суб’єктом господарювання при проведенні перевірок посадовим особам контролюючого органу, повинні складатись українською мовою. У разі якщо зазначені документи складені іноземною мовою, то такі документи повинні мати впорядкований аутентичний український переклад. 

Таблиця 1. Коли потрібна легалізація іноземних документів

5 кроків перевірки, чи потрібна легалізація іноземного документа

Щоб уникнути помилок і зайвих витрат, дійте за простим алгоритмом:

Крок 1. Визначте країну походження документа

Спочатку з’ясуйте, в якій країні видано документ (нерезидент, орган влади, компанія).

Крок 2. Перевірте, чи є міжнародний договір з Україною

З’ясуйте, чи укладено між Україною та цією країною:

• договір про правову допомогу або
• інший міжнародний договір, який скасовує легалізацію документів.

Якщо такий договір є – легалізація не потрібна.

Крок 3. Перевірте участь країни у Гаазькій конвенції

Якщо міжнародного договору немає, то перевірте, чи є країна учасником Гаазької конвенції 1961 року.

• Так – потрібен апостиль
• Ні – потрібна консульська легалізація

Крок 4. Перевірте вимоги до перекладу

Навіть якщо документ апостильований або не потребує легалізації, він має бути:

• перекладений українською мовою
• оформлений належним чином (підпис перекладача / нотаріус – за потреби)

Крок 5. Оцініть «податковий ризик» документа

Перед використанням документа запитайте себе: чи впливає документ на витрати, ставку податку або пільги? Якщо так – краще перестрахуватися (легалізація + переклад), навіть якщо є сумніви.