Платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки (п. 85.2 ст. 85 Податкового кодексу України (далі – Кодекс)).
При проведенні документальної позапланової виїзної перевірки, посадова (службова) особа контролюючого органу обмежена у доступі до інформаційних баз даних за місцезнаходженням платника податків, а саме: до реєстрів виданих та отриманих податкових накладних (в електронному вигляді), архіву звітності.
Ненадання доступу до відповідних документів не дозволить сформувати висновок щодо повноти нарахування податку до сплати в бюджет.
Відповідно до абз. 6 ст. 7 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
Посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ст. 85 Кодексу).
Крім того, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності (п. 44.1, п. 44.3 ст. 44 Кодексу).