Питання документування даних податкового обліку регулюються ст. 44 ПКУ. Але ця стаття не регламентує процесу відновлення податкових документів.
Тож у частині відновлення податкової накладної (1) платники ПДВ можуть діяти як завгодно — наприклад, орієнтуватися на норми Положення №88, які прописують процедуру відновлення первинних документів, але їх виконання не є обов'язковим. Також досить часто ПК з ПДВ підтверджується і первинними документами — рахунками, чеками, транспортними квитками та митними деклараціями. Пропонуємо такий порядок відновлення ПН та вищезазначених первинних документів з урахуванням норм Положення №88.
У разі втрати (пошкодження, дострокового знищення (2)) документів платник ПДВ зобов'язаний письмово повідомити про це податківців у 5-денний строк (3) (п. 44.5 ПКУ) у порядку для подання податкової звітності. Пунктом 49.3 ПКУ передбачено три способи подання: особисто або через уповноваженого представника, поштою з повідомленням про вручення та засобами електронного зв'язку (останнє — за умови що програмне забезпечення передбачає таку функцію, як, наприклад, «довільне підписання документів»). Повідомлення можна скласти у довільній формі, але воно має бути підписане тими самими особами, які уповноважені на підписання декларації з ПДВ.
Далі наказом керівника платника ПДВ створюється комісія, яка встановлює перелік втрачених документів, про що оформляє відповідний акт у довільній формі, який затверджується керівником. Згідно з п. 6.10 Положення №88, копія акта надсилається до податкового органу за місцем обліку платника ПДВ протягом 10 днів (на нашу думку, це робочі дні). До речі, ПКУ цього не вимагає.
Після цього платнику ПДВ потрібно відновити документи за складеним переліком. Щодо первинних документів поняття «відновлення документів» є досить умовним, бо втрачений документ не можна відновити. Держкомархів у листі від 17.03.2011 р. №701/05-1 наголошує: «Якщо документ втрачено (зниклий, знищений, невиправно пошкоджений), то на підставі копій чи даних можна створити інший документ — дублікат, документ-замінник, що має силу втраченого оригіналу. А це вже інший документ, а не відновлений, який втрачено». Згідно з п. 3.14 ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа», дублікат оригіналу (службового документа) — це повторно оформлений службовий документ для використовування замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.
Отже, під відновленням документів слід розуміти отримання їх дублікатів.
Щодо ПН оформлення дублікату не передбачено, тому на практиці постачальники просто виписують ще одну таку саму ПН — з таким самим номером та за такою самою датою. Те саме стосується і готельних рахунків або рахунків, які виставляються платнику ПДВ за послуги зв'язку, інші послуги, вартість яких визначається за даними приладів обліку, що містять загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця, крім тих, форма яких встановлена міжнародними стандартами (пп. «а» п. 201.11 ПКУ).
За дублікатами митних декларацій слід звертатися до митного органу, який оформив відповідну декларацію. У Постанові КМУ від 21.05.2012 р. №450 «Питання, пов'язані із застосуванням митних декларацій» не врегульовано питання видачі дублікатів митних декларацій, але й заборони на це теж немає.
Відновити деякі документи на практиці неможливо. Це ПН або рахунки, у разі якщо постачальник уже не може відновити ПН або видати дублікат документа (зокрема, через ліквідацію постачальника, його реорганізацію тощо). Транспортні квитки та фіскальні касові чеки, за якими було визнано ПК з ПДВ, теж відновити неможливо, тому що перші друкуються на бланках суворої звітності, а другі — на спеціальній контрольній стрічці і фіксуються у фіскальній пам'яті РРО. На нашу думку, копія контрольної стрічки не дасть права на ПК з ПДВ, тому що такий документ не зазначено в п. 201.11 ПКУ, та й на практиці її практично неможливо отримати.
Зверніть увагу: у разі неможливості проведення перевірки платника податків при втраті ним документів терміни проведення таких перевірок переносять до дати відновлення та надання документів до перевірки, але тільки в межах 90 календарних днів з дати повідомлення про таку втрату документів згідно з п. 44.5 ПКУ.
У разі якщо протягом 90 днів платник ПДВ не встигне відновити всі ПН та отримати дублікати всіх документів, він може діяти одним із таких способів:
1) після закінчення 90-денного строку внести зміни до декларацій з ПДВ згідно зі ст. 50 ПКУ (шляхом подання уточнюючого розрахунку або виправлення показників у поточній декларації) та зупинити роботу щодо відновлення документів;
2) продовжувати роботу з відновлення документів та не вносити зміни до звітності з ПДВ згідно з вимогами ст. 50 ПКУ. Платник ПДВ ризикує тим, що в цей період може розпочатися податкова документальна перевірка, під час якої йому можуть бути нараховані штрафні санкції згідно зі ст. 123 ПКУ. Щоб їх уникнути, платник ПДВ може до початку планової документальної перевірки (попередження про неї надсилається за 10 днів до її початку — п. 77.4 ПКУ) подати виправлену звітність згідно зі ст. 50 ПКУ, яка буде складена лише з урахуванням документів, наявних на момент такого подання. Щодо позапланової документальної перевірки, то це ризик, протидіяти якому платник податку не зможе. А з початку документальної перевірки і до її кінця, згідно з п. 50.2 ПКУ, платник податку не має права подавати уточнюючі розрахунки до поданих ним раніше податкових декларацій за будь-який звітний (податковий) період з відповідного податку і збору, який перевіряється ДФСУ.
Як відновити документи під час та після перевірки читайте у свіжому номері ДК №46 (17.11.2014).
--1--
Податкова накладна є податковим документом згідно з п. 201.6 ПКУ.
--2--
Згідно з п. 44.3 ПКУ, документи слід зберігати протягом 1095 днів з дня подання декларації з ПДВ, для складення якої були використані такі документи, а у разі неподання декларації — з передбаченого ПКУ граничного терміну її подання.
--3--
Хоча в ПКУ не сказано, які саме дні маються на увазі, вважаємо, що це мають бути робочі дні, а не календарні.
Юлія Єгорова