Бухгалтерський облік підприємства повністю залежить від первинних документів, які оформлюються відповідно до Інструкції №88, затвердженої наказом Мінфін 24.05.95 р.
У розділі 2 зазначеної Інструкції усі первинні документи поділяються на два види:
- довільної форми;
- типової форми.
У питаннях обліку заробітної плати використовуються типові первинні документи. Але, на жаль, досвід перевірок і спілкувань з бухгалтерами засвідчує, що більшість підприємств використовують в обліку первинні документи або самостійно розроблені, або не діючі старі форми.
Так, дуже широко використовується Табель обліку робочого часу, в якому підприємство здійснює тільки табелювання, а ось обліку таких днів не ведуть, тим самим порушуючи ведення типової форми Табелю, яка затверджена наказом Держкомстату №489 і має форму П-5.
Форма табелю робочого часу поділяється на табелювання працівників (щоденні відмітки про робочі дні, хвороби, відпустки і години в таких днях) і на облік таких днів окремо по кожному працівнику по кожному виду відміток. На жаль, не всі підприємства ведуть друге: облік таких днів окремо по кожному працівнику по кожному виду відміток.
В консультації від Мінсоцполітики (див. нижче) знаходимо: «Табель облiку робочого часу є пiдставою для нарахування працiвникам заробiтної плати, допомоги по тимчасовiй непрацездатностi, сум за перiод щорiчних вiдпусток, iнших виплат. Складений i пiдписаний вiдповiдальною за ведення табеля особою та погоджений керiвником органiзацiї табель подається до бухгалтерiї. Оскiльки табель є однiєю з головних пiдстав для нарахування заробiтної плати, будь-якi виправлення в ньому не допускаються».
Не менш цікава ситуація виникла і з відомостями нарахування зарплати.
В далеких 90-2000 роках широко застосовувались відомості нарахувань заробітної плати, які були затверджені наказом Держкомстату №144 (наказ з переліком форм нижче). Серед них добре усім відомі Розрахунково-платіжні, Розрахункові відомості, Особові рахунки и Накопичувальні нарахування. Хоча цей наказ втратив чинність ще з 01.01.2009 р., але більшість бухгалтерів продовжують вести ці форми, не зважаючи на те, що з 01.01.0209 року діють зовсім інші форми типових документів з обліку розрахунків з працівниками! Вони затверджені наказом Держкомстату №489 (текст наказу нижче) і мають тільки два види документів:
- форма П-6 «Розрахунково-платiжна вiдомiсть працiвника» (тобто це розрахунковий листок);
- форма П-7 «Розрахунково-платiжна вiдомiсть (зведена)».
До речі в консультації ДФСУ, яка наводиться нижче, чітко зазначено наступне:
«Для розрахунку та виплати заробiтної плати використовуються, зокрема типовi форми №П-6 "Розрахунково-платiжна вiдомiсть працiвника" та №П-7 "Розрахунково-платiжна вiдомiсть (зведена)", затвердженi наказом Державного комiтету статистики України вiд 5 грудня 2008 року №489 "Про затвердження типових форм первинної облiкової документацiї зi статистики працi", у лiвiй частинi яких вiдображаються суми нарахованої заробiтної плати за видами оплат, усi доплати, премiї, допомоги тощо, а в правiй - утримання за їх видами (виданий аванс, ЄВ, податок на доходи фiзичних осiб, профспiлковi внески, алiменти, аванси в банк i т.д.) i суми до виплати за кожним табельним номером i в цiлому за структурним пiдроздiлом чи установою».
Отже, в цій статті зроблено акцент на діючі форми первинних документів, які бухгалтери мають використовувати для обліку розрахунків з працівниками, в бухгалтерському обліку. Звичайно, важливо додати до цього переліку інші необхідні організаційні документи з питань оплати праці: Колективний договір, Положення про оплату праці, Положення про преміювання тощо.
В практиці державної архівації документів, які містять дані працівників (кадрові і зарплатні), поки не існує жодних проблем з архівацією АБО Особової справи АБО Особової картки (щось на вибір), Розрахункових відомостей старої, не чинної форми, АБО Розрахункових листків форми П-6 (також, на вибір). А ось досвід перевірок інспекцій з праці підтверджує, що первинні документи обліку зарплати треба використовувати за типовими діючими формами.
МIНIСТЕРСТВО СТАТИСТИКИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
вiд 22.05.96 №144
м. Київ
(Наказ втратив чиннiсть з 01.01.2009)
1. Затвердити типовi форми з облiку розрахункiв з робiтниками i службовцями по заробiтнiй платi та ввести їх в дiю з липня 1996 року:
П-49 "Розрахунково-платiжна вiдомiсть";
П-50 "Розрахункова вiдомiсть";
П-51 "Розрахункова вiдомiсть";
П-52 "Розрахунок заробiтної плати";
П-53 "Платiжна вiдомiсть";
П-54 "Особовий рахунок";
П-54а "Особовий рахунок";
П-55 "Накопичувальна картка виробiтку i заробiтної плати";
П-56 "Накопичувальна картка облiку заробiтної плати
ДЕРЖАВНИЙ КОМIТЕТ СТАТИСТИКИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
05.12.2008 №489
Про затвердження типових форм первинної облiкової документацiї
зi статистики працi
1. Затвердити та ввести в дiю з 1 сiчня 2009 року типовi форми первинної облiкової документацiї пiдприємств, установ, органiзацiй, що додаються:
1.5. №П-5 "Табель облiку використання робочого часу".
1.6. №П-6 "Розрахунково-платiжна вiдомiсть працiвника".
1.7. № П-7 "Розрахунково-платiжна вiдомiсть (зведена)".
ДЕРЖАВНА ФIСКАЛЬНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
16.06.2015
Як заповнюється рядок "Виплачено заробiтної плати
усього ____ грн., у т. ч. у натуральнiй формi ____ грн.", додатка до
таблицi 1 Звiту щодо сум нарахованого ЄВ
Вiдповiдно до п.1 частини 1 ст. 7 Закону України вiд 8 липня 2010 року 2464-VI "Про збiр та облiк єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соцiальне страхування" зi змiнами та доповненнями (далi - Закон №2464) базою нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соцiальне страхування (далi - ЄВ) для пiдприємств, установ та органiзацiй, якi використовують працю ФО на умовах трудового договору (контракту) або на iнших умовах, передбачених законодавством, є сума нарахованої кожнiй застрахованiй особi заробiтної плати за видами виплат, якi включають основну та додаткову заробiтну плату, iншi заохочувальнi та компенсацiйнi виплати, у тому числi в натуральнiй формi, що визначаються вiдповiдно до Закону України "Про оплату працi".
Пiд час нарахування доходiв у формi заробiтної плати база оподаткування визначається як нарахована заробiтна плата, зменшена на суму ЄВ, страхових внескiв до Накопичувального фонду, а у випадках, передбачених законом, - обов’язкових страхових внескiв до недержавного пенсiйного фонду, якi вiдповiдно до закону сплачуються за рахунок заробiтної плати працiвника, а також на суму податкової соцiальної пiльги за її наявностi (п. 164.6 ст. 164 Податкового кодексу України вiд 02 грудня 2010 року N 2755-VI зi змiнами та доповненнями (далi - ПКУ)). Крiм того, згiдно з п.п. 1.2 п. 16 прим. 1 пiдрозд. 10 розд. XX ПКУ об’єктом оподаткування вiйськовим збором є доходи, визначенi ст. 163 ПКУ. Так, пп. 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 ПКУ передбачено, що об’єктом оподаткування є, зокрема загальний мiсячний (рiчний) оподатковуваний дохiд, до якого згiдно з пп. 164.2.1 п. 164.2 ст. 164 ПКУ включаються доходи у виглядi заробiтної плати, нарахованi (виплаченi) платнику вiдповiдно до умов трудового договору (контракту).
Пунктом 1 розд. IV Порядку формування та подання страхувальниками звiту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соцiальне страхування, затвердженого наказом Мiнiстерства фiнансiв України вiд 14.04.2015 №435 (далi - Порядок №435), визначено, що звiт щодо сум нарахованого ЄВ формується на пiдставi бухгалтерських та iнших документiв, вiдповiдно до яких провадиться нарахування (обчислення) або якi пiдтверджують нарахування (обчислення) виплат (доходу), на якi вiдповiдно до Закону №2464-VI нараховується ЄВ. Для розрахунку та виплати заробiтної плати використовуються, зокрема типовi форми №П-6 "Розрахунково-платiжна вiдомiсть працiвника" та №П-7 "Розрахунково-платiжна вiдомiсть (зведена)", затвердженi наказом Державного комiтету статистики України вiд 5 грудня 2008 року №489 "Про затвердження типових форм первинної облiкової документацiї зi статистики працi", у лiвiй частинi яких вiдображаються суми нарахованої заробiтної плати за видами оплат, усi доплати, премiї, допомоги тощо, а в правiй - утримання за їх видами (виданий аванс, ЄВ, податок на доходи фiзичних осiб, профспiлковi внески, алiменти, аванси в банк i т.д.) i суми до виплати за кожним табельним номером i в цiлому за структурним пiдроздiлом чи установою.
Пунктом 1 розд. III Порядку №435 визначено, що роботодавцi формують та подають звiт протягом 20 календарних днiв, що настають за останнiм днем звiтного перiоду.
Звiтним перiодом є календарний мiсяць.
Враховуючи викладене вище, у рядку "Виплачено заробiтної плати усього ____ грн, у т. ч. у натуральнiй формi ____ грн," додатка до таблицi 1 звiту щодо сум нарахованого ЄВ зазначається сума заробiтної плати, виплаченої у звiтному мiсяцi, тобто за вирахуванням вiйськового збору, ЄВ, страхових внескiв та сум податку на доходи фiзичних осiб, обчисленого iз застосуванням податкової соцiальної пiльги за її наявностi.
КОНСУЛЬТУЄ МIНIСТЕРСТВО ПРАЦI ТА СОЦIАЛЬНОЇ ПОЛIТИКИ УКРАЇНИ
Департамент з питань державного регулювання заробiтної плати та умов працi
Щодо ведення табельного облiку
ПИТАННЯ: Чи має керiвник органiзацiї затверджувати табель облiку робочого часу для нарахування зарплати працiвникам?
Хто повинен перевiряти та пiдписувати цей табель? Чи допускаються виправлення та помарки в табелi? Хто контролює стан трудової дисциплiни в пiдроздiлах (вiддiленнях) органiзацiї?
ВIДПОВIДЬ: Ведення табельного облiку робочого часу на пiдприємствах, в установах й органiзацiях регулюється наказом Держкомстату України вiд 05.12.2008 р. №489 "Про затвердження типових форм первинної облiкової документацiї зi статистики працi" (типова форма №П-5).
Цим наказом не визначено процедури ведення табеля облiку використання робочого часу.
Табель облiку робочого часу є пiдставою для нарахування працiвникам заробiтної плати, допомоги по тимчасовiй непрацездатностi, сум за перiод щорiчних вiдпусток, iнших виплат. Складений i пiдписаний вiдповiдальною за ведення табеля особою та погоджений керiвником органiзацiї табель подається до бухгалтерiї.
Оскiльки табель є однiєю з головних пiдстав для нарахування заробiтної плати, будь-якi виправлення в ньому не допускаються.
Пiдприємство, установа, органiзацiя для облiку робочого часу самостiйно має визначати осiб, вiдповiдальних за ведення облiку використання робочого часу працiвниками та оформлення табелiв; посадових осiб, якi мають засвiдчувати своїми пiдписами iнформацiю, зазначену в табелях; строки подання табелiв на пiдпис вiдповiдним посадовим особам; строки подання табелiв до бухгалтерiї для нарахування заробiтної плати; порядок унесення до табеля вiдомостей про нових працiвникiв та вилучення з нього вiдомостей про звiльнених працiвникiв; правила та порядок присвоєння працiвникам табельних номерiв; правила i порядок коригування вiдомостей про фактичну роботу та вiдсутнiсть працiвникiв на роботi.
Згiдно з Довiдником квалiфiкацiйних характеристик професiй працiвникiв (Випуск 1,роздiл 1 "Професiї працiвникiв, що є загальними для всiх видiв економiчної дiяльностi"), затвердженим наказом Мiнiстерства працi та соцiальної полiтики України вiд 29.12.2004 р. №336, iнспектор з кадрiв здiйснює контроль за станом трудової дисциплiни в пiдроздiлах пiдприємства i додержанням працiвниками правил внутрiшнього трудового розпорядку, веде облiк порушень трудової дисциплiни i громадського порядку, контролює своєчасне вжиття адмiнiстрацiєю, громадськими органiзацiями i трудовими колективами вiдповiдних заходiв.