Первинна транспортна документація у автоперевізника: договір, ТТН, CMR, подорожній лист та інші

Для автомобільного перевізника, який здійснює комерційні перевезення вантажів, правильне оформлення документів є не лише вимогою законодавства, але й запорукою уникнення штрафів та коректного бухгалтерського обліку. 

Розглянемо в цій статті ключові документи: від ТТН для внутрішніх перевезень до CMR – для міжнародних, подорожній лист для обліку пального, а також спеціальні вимоги до небезпечних та швидкопсувних вантажів. 

Правові основи перевезення вантажів та обов'язкові договори

Для автомобільного перевізника, який здійснює діяльність на договірних умовах (комерційні перевезення), юридичною основою завжди є договір перевезення вантажу (ст. 908 ЦКУ).

Договір перевезення вантажу – це двостороння угода, згідно з якою перевізник зобов'язується доставити довірений вантажовідправником вантаж до пункту призначення та видати його одержувачу, а відправник зобов'язується сплатити встановлену плату (ч. 1 ст. 909 ЦКУ).

Зразок договору про перевезення вантажів автомобільним транспортом ви можете знайти на нашому сайті за посиланням.

Форма договору та підтвердження його укладання:

1. Обов'язкова письмова форма. Договір перевезення вантажу завжди укладається у письмовій формі (ч. 2 ст. 909 ЦКУ). Навіть якщо ви здійснюєте разове перевезення, має бути оформлений разовий договір (п. 3.9 Правил №363).

2. Підтвердження укладення. Факт укладення договору підтверджується транспортною накладною або іншим документом, встановленим транспортними кодексами (ч. 3 ст. 909 ЦКУ). Таким документом для автомобільного перевізника є Товарно-транспортна накладна (ТТН) (ст. 1 Закону про автотранспорт).

Істотні умови, які мають бути в договорі

Щоб уникнути суперечок і забезпечити коректність обліку, договір має містити чіткі умови, які стосуються фінансових та організаційних аспектів.

У договорі встановлюються (п. 3.5 Правил №363):

• Термін його дії.
• Обсяги перевезень.
• Умови перевезень (наприклад, режим роботи з видачі та приймання вантажу, забезпечення його схоронності, виконання вантажно-розвантажувальних робіт).
• Вартість перевезень та порядок розрахунків.
• Порядок визначення раціональних маршрутів.
• Обов'язки та відповідальність сторін.

Практична порада для бухгалтера:

Забезпечте, щоб договір чітко визначав, хто саме несе витрати та організовує супутні операції, оскільки це впливає на ваш облік.

Наприклад, якщо ваш клієнт (вантажовідправник) бере на себе страхування вантажу (щоб відшкодувати збитки у разі втрати чи пошкодження внаслідок стихійного лиха), це має бути відображено в договорі (розділ 4 Правил №363). Хоча перевізник також зобов'язаний укласти договір страхування відповідальності за шкоду, заподіяну вантажу (ст. 12 Закону про автотранспорт).

Приклад оформлення договірних відносин:

Якщо підприємство «Авто-Плюс» систематично возить товар для «Торгового Дому», воно може укласти довгостроковий договір (ч. 1 ст. 914 ЦКУ). У ньому прописується загальний обсяг перевезень та строки надання послуг. А для кожного окремого перевезення, згідно з цим договором, «Торговий Дім» (Замовник) надає заявку (п. 3.7 Правил №363), і вже на підставі цієї заявки оформлюється ТТН. Це дозволяє чітко розмежувати довгострокові зобов'язання та щоденні господарські операції.

Товарно-транспортна накладна (ТТН): обов'язковий документ внутрішніх перевезень

Детально про ТТН ми писали у цій статті. Зараз наведемо лише основні аспекти.

Товарно-транспортна накладна (ТТН) є ключовим документом для будь-якого автомобільного перевізника, що здійснює внутрішні перевезення вантажів. 

Це єдиний документ для всіх учасників транспортного процесу (крім перевезень вантажу фізичними особами за власний кошт і для власних потреб). ТТН необхідна для:

1. Обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення.
2. Розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи.
3. Списання ТМЦ у вантажовідправника та оприбуткування у вантажоодержувача.
4. Підтвердження факту укладення договору перевезення (ч. 3 ст. 909 ЦКУ).

Зразок 1. Товарно-транспортна накладна (Завантажити >>)

Оформлення ТТН є обов’язковим незалежно від умов оплати за роботу автомобіля (п. 11.2 Правил №363).

Обов'язкові реквізити ТТН: що має перевірити бухгалтер

Щоб ТТН мала юридичну силу та була прийнята до бухгалтерського обліку, вона повинна містити низку обов’язкових реквізитів, визначених ч. 2 ст. 48 Закону про автотранспорт (див. таблицю 1).

Таблиця 1.

Обов’язкові реквізити ТТН

Вантажовідправник також зобов’язаний внести до ТТН відомості про масу або габарити вантажу. Якщо обсяг вантажу великий і всі найменування неможливо перелічити в ТТН, Замовник (вантажовідправник) повинен додати до неї документ довільної форми, який виконує функцію товарного розділу з обов’язковим зазначенням відомостей про вантаж (п. 11.6 Правил №363).

Приклад: Якщо ТОВ «Експрес-Доставка» перевозить 50 різних найменувань товарів для клієнта, ТТН виступає як транспортний документ, а як товарний розділ до неї додається звичайна товарна накладна з детальним переліком всіх ТМЦ. У самій ТТН робиться відповідна відмітка, без якої вона вважається недійсною для розрахунків.

Порядок оформлення та розподіл паперових примірників

ТТН на перевезення вантажів виписує Замовник (вантажовідправник).

Кількість примірників: Зазвичай ТТН складається у трьох примірниках (п. 11.3 Правил №363).

Розподіл примірників (п. 11.5 Правил №363):

• Перший примірник: Залишається у Замовника (вантажовідправника).
• Другий примірник: Водій (експедитор) передає вантажоодержувачу.
• Третій примірник: Передається Перевізнику (із підписом вантажоодержувача, що засвідчує факт передачі вантажу). Цей примірник є підставою для обліку виконаної транспортної роботи та проведення розрахунків.

Після прийняття вантажу водій (експедитор) підписує всі примірники ТТН (п. 11.4 Правил №363).

Електронна ТТН (е-ТТН)

Законодавство передбачає можливість оформлення ТТН в електронній формі (е-ТТН) (п. 11.1 Правил №363).

Використання е-ТТН:

1. Підпис. Е-ТТН обов'язково підписується за допомогою електронного підпису (ЕП) водія та/або експедитора, а також відповідальних осіб вантажовідправника та вантажоодержувача.
2. Супровідні документи. Якщо оформлюється е-ТТН, всі супровідні документи (наприклад, сертифікати, свідоцтва) також додаються в електронній формі.
3. Паперова копія для контролю. Навіть при використанні е-ТТН, Замовник (вантажовідправник) зобов'язаний надрукувати, підписати та надати водію (експедитору) одну паперову копію е-ТТН для пред’явлення особам, уповноваженим здійснювати контроль на автомобільному транспорті та у сфері безпеки дорожнього руху (п. 11.5 Правил №363).

Паперова копія е-ТТН підтверджує, що водій прийняв вантаж для перевезення і має бути підписана ним. Використання е-ТТН спрощує документообіг, але вимагає чіткого дотримання вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».

Докладніше про е-ТТН читайте тут і тут. 

Особливості міжнародних перевезень: застосування CMR та супровідні документи

Якщо автомобільний перевізник перетинає державний кордон, він здійснює міжнародне перевезення. Для таких операцій застосовуються спеціальні міжнародні норми та документи, головним з яких є Конвенція про договір міжнародного автомобільного перевезення вантажів (КМР). Конвенція застосовується, якщо місце приймання вантажу та місце доставки розташовані у двох різних країнах і принаймні одна з них є Договірною Стороною.

Основним документом, що підтверджує факт укладення договору міжнародного перевезення вантажу, є вантажна накладна, відома як CMR (ст. 4 КМР). Навіть якщо CMR відсутня, неправильно заповнена чи втрачена, це не впливає на чинність самого договору перевезення, до якого все одно застосовуються положення Конвенції. 

Бухгалтеру на замітку: примірники CMR

CMR складається у трьох оригінальних примірниках, які підписуються відправником і перевізником (ст. 5 КМР):

1. Перший примірник передається відправнику.
2. Другий примірник супроводжує вантаж.
3. Третій примірник залишається у перевізника.

Це критично важливо, оскільки саме третій примірник, підписаний вантажоодержувачем, є підставою для визнання доходу від перевезення.

Якщо вантаж, що підлягає перевезенню, потрібно завантажити на декілька транспортних засобів або він є різнорідним чи поділеним на партії, перевізник або відправник має право вимагати складання окремої CMR накладної на кожний транспортний засіб або на вантаж кожного роду (ст. 5 КМР).

Обов'язкові дані, які має містити CMR

Для того щоб CMR була дійсною і підтверджувала характер операції, вона повинна містити такі обов'язкові дані (ст. 6 КМР) (див. таблицю 2).

Таблиця 2.

Обов'язкові дані, які має містити CMR

Відправник несе відповідальність за всі витрати та збитки, заподіяні перевізнику, внаслідок неточності або недостатності обов'язкових даних, зазначених у CMR. Наприклад, якщо відправник неточно вказав вагу брутто і це спричинило штраф за перевантаження на кордоні, відповідальність лягає на відправника. 

Приклад: Перевізник «ГлобалТранс» приймає вантаж, де в CMR зазначено «20 палет, маркування А-001». При прийманні вантажу водій зобов'язаний перевірити вірність записів щодо кількості місць та зовнішній стан упаковки (ст. 8 КМР). Якщо перевізник не мав можливості перевірити вагу або кількість вмісту, він повинен зробити обґрунтовані застереження у CMR (ст. 8 КМР). Якщо ж вантаж прийнятий без застережень, вважається, що вантаж був у належному стані, а кількість місць відповідала заявленій.

Супровідні документи для митних та інших формальностей

Для міжнародного перевезення CMR часто є лише частиною необхідної документації. Особливу увагу слід приділити документам, необхідним для митних та інших контрольних процедур.

Обов'язки відправника:

• Надання документів: Відправник зобов'язаний додати до CMR необхідні документи для цілей митних та інших формальностей, які повинні бути здійснені до доставки вантажу, або надати їх у розпорядження перевізника. Він також повинен забезпечити перевізника всією необхідною інформацією (ст. 11 КМР).
• Відповідальність за документи: Відправник несе відповідальність перед перевізником за будь-які збитки, спричинені відсутністю, недостатністю чи невірністю таких документів та інформації, за винятком випадків недбалості перевізника (ст. 11 КМР).

Обов'язки перевізника:

• Перевірка документів: Перевізник не зобов'язаний перевіряти вірність і адекватність цих документів та інформації, наданих відправником (ст. 11 КМР). Однак він повинен мати всі необхідні документи на вантаж та дозвільні документи для здійснення перевезення (наприклад, дозволи іноземних країн).
• Технічні документи: Для допуску до міжнародних перевезень транспортні засоби повинні мати документи, що підтверджують їх відповідність вимогам безпеки руху та екологічної безпеки країн, на територію яких передбачено в'їзд (ст. 20 Закону про автотранспорт). Також на транспортних засобах мають бути встановлені та використовуватися контрольні пристрої – тахографи (ст. 53 Закону про автотранспорт).
• Спеціалізовані вантажі: Якщо перевозяться небезпечні вантажі, перевізник повинен мати ліцензію (ст. 9 Закону про автотранспорт) та додаткові документи (наприклад, свідоцтво про допущення ТЗ, письмові інструкції на випадок аварії (ст. 48 Закону про автотранспорт)).

Практична порада для бухгалтера: При отриманні CMR переконайтеся, що в ній, крім обов'язкових реквізитів, у пункті про супровідні документи є повний перелік усіх доданих документів (рахунок-фактура, пакувальний лист, митна декларація, сертифікати походження/якості, ветеринарні свідоцтва тощо). Відсутність цього переліку або самого документа може призвести до затримок на митниці та фінансових втрат, за які перевізник може виставити претензію відправнику.

CMR у міжнародних перевезеннях – це як закордонний паспорт з візою та маршрутним листом одночасно. Він підтверджує вашу особу (договір), містить ключові дані про мету поїздки (вантаж) і показує, як саме ви маєте рухатися, але не замінює всі необхідні додаткові документи, які вимагає кожна країна (митні декларації, сертифікати, дозволи). 

Облік роботи транспорту та пального: роль подорожнього листа

Після скасування типових форм, зокрема «Подорожнього листа вантажного автомобіля» (форма №2, наказ Мінтрансу, Мінстату №488/346, що втратив чинність з 10.12.2013), цей документ формально не є обов’язковим. Мало того, термін «дорожній лист» був виключений із Закону про автотранспорт.

Проте для коректного бухгалтерського та податкового обліку витрат на пально-мастильні матеріали (ПММ) та підтвердження роботи транспортного засобу підприємству все одно потрібен первинний документ, який фіксує роботу автомобіля і споживання пального.

Створення власної форми первинного документа

Оскільки типові форми скасовані, перевізники (як правило, власники або експлуатанти транспортних засобів) мають право і повинні самостійно розробити та затвердити власну форму для внутрішнього обліку. Цей документ має повну законну силу як первинний документ.

Ця самостійно розроблена форма, незалежно від її назви («Подорожній лист», «Маршрутний лист», «Звіт про роботу ТЗ»), повинна містити всі обов'язкові реквізити первинного документа (ст. 9 Закону про бухоблік) (див. таблицю 3). 

Таблиця 3.

Обов’язкові реквізити подорожнього листа

Практична рекомендація: За основу можна взяти скасовані інструкції (наприклад, стара форма №2, що фіксувала час виїзду/повернення, пробіг, рух пального), але важливо затвердити нову форму наказом керівника підприємства.

Зразок 2. Подорожній лист (Завантажити >>)

Списання пального

Подорожній лист є ключовим інструментом для контролю за раціональним використанням ПММ, оскільки він містить відомості про господарську операцію у натуральному виразі.

Як це працює в обліку:

1. Фіксація роботи транспорту: У документі щоденно (або з іншою встановленою періодичністю) фіксуються показання спідометра на початок та кінець дня, загальний пробіг за день, час роботи та детальний маршрут (пункти відправлення/призначення, мета поїздки).

2. Облік пального (Рух ПММ): На підставі показань спідометра і маршруту бухгалтер може визначити нормативну витрату пального. У документі також фіксуються:

• Залишок пального в баку на початок і кінець дня.
• Кількість заправленого (виданого) пального, із зазначенням підтвердного документа (наприклад, чека АЗС).
• Фактична витрата (розраховується як: залишок на початок + заправлено - залишок на кінець).

3. Списання витрат: Порівняння нормативної та фактичної витрати дозволяє визначити економію чи перевитрату пального. На підставі цього документа (плюс акта на списання пального) витрати відображаються у бухгалтерському обліку (списання пального, нарахування зарплати водіям).

Критично важливі відмітки

Для легалізації поїздки та підтвердження витрат документ має містити відмітки, які підтверджують безпеку експлуатації:

• Технічний стан автомобіля на початок дня (відмітка механіка).
• Стан здоров'я водія (відмітка медичного працівника про допуск до виїзду).

Приклад використання для списання: ТОВ «Транс-Логістик» 3 жовтня 2025 року має залишок пального 25 л. Водій заправив 40 л (чек АЗС). На кінець дня залишок 40 л. Фактична витрата = 25 л + 40 л - 40 л = 25 л. Ця витрата порівнюється з нормою, розрахованою на пробіг 250 км. Якщо норма становила 25 л, то перевитрати немає, і 25 л списуються на витрати підприємства.

Подорожній лист є своєрідним щоденником автомобіля, де кожна його дія (маршрут, пробіг) перетворюється на фінансові показники (витрата пального) і підтверджує, що господарська операція (перевезення) дійсно відбулася. 

Документи перевізника та водія для законного здійснення діяльності

Для автомобільного перевізника, який працює на комерційній основі, наявність повного пакета документів – це не лише підтвердження господарської операції для бухгалтера, але й обов'язкова умова для уникнення адміністративно-господарських штрафів (див. ст. 60 Закону про автотранспорт).

Варто пам’ятати, що надання послуг з перевезення вантажів ліцензується лише у певних випадках (див. ст. 9 Закону про автотранспорт).

1. Вантажні перевезення: Для здійснення внутрішніх чи міжнародних перевезень звичайних вантажів (не небезпечних) ліцензія не вимагається.

2. Небезпечні вантажі: Ліцензія є обов'язковою, якщо перевізник надає послуги з внутрішніх або міжнародних перевезень небезпечних вантажів вантажними автомобілями, причепами та напівпричепами.

Практичний висновок: Якщо ваше підприємство перевозить стандартні ТМЦ (будівельні матеріали, продукти харчування, меблі), ліцензія на перевезення вантажів, як правило, не потрібна. Але для небезпечних вантажів (наприклад, паливо, хімікати) – ліцензія обов'язкова (ст. 33 Закону про автотранспорт).

Перевізник повинен забезпечити, щоб транспортний засіб використовувався на законних підставах і відповідав вимогам безпеки (див. таблицю 4).

Таблиця 4.

Документи, що підтверджують законність використання ТЗ і їх відповідність вимогам безпеки

Автомобільний перевізник зобов'язаний забезпечувати безпеку перевезень, що фіксується внутрішніми документами (які часто є частиною подорожнього листа або формуються на його основі).

Технічний контроль: Перевізник повинен утримувати ТЗ у належному технічному і санітарному стані (ч. 1 ст. 34 Закону про автотранспорт). Це включає:

• Забезпечення контролю технічного і санітарного стану ТЗ перед виїздом на маршрут.
• Забезпечення відповідності технічного стану ТЗ вимогам законодавства у період між обов'язковими технічними контролями.
• Для самозайнятих перевізників: Обов’язковий технічний контроль ТЗ із відміткою у сервісній книжці (ч. 3 ст. 30, ч. 8 ст. 39 Закону про автотранспорт).

Медичний контроль: Перевізник зобов'язаний забезпечувати проведення медичного контролю стану здоров'я водіїв (ч. 1 ст. 34 Закону про автотранспорт).

• Для перевізників, що здійснюють перевезення пасажирів (як приклад організації контролю): Обов’язковий щозмінний передрейсовий та післярейсовий медичний огляд водіїв (ч. 2 ст. 30 Закону про автотранспорт).
• Для самозайнятих перевізників: Щорічний медичний огляд з отриманням медичної довідки встановленого зразка (ч. 3 ст. 30, ч. 8 ст. 39 Закону про автотранспорт).

Водій під час рейдової перевірки (перевірки на дорозі) повинен мати при собі та пред'являти уповноваженим особам:

1. Посвідчення водія відповідної категорії.

2. Реєстраційні документи на транспортний засіб.

3. Товарно-транспортну накладну або інший визначений законодавством документ на вантаж.

4. Додаткові документи (залежно від вантажу):

• Небезпечні вантажі: Свідоцтво про допущення ТЗ та свідоцтво про підготовку водія, письмові інструкції на випадок аварії (ч. 3 ст. 48 Закону про автотранспорт).
• Міжнародні перевезення: Водій, окрім вказаного, повинен використовувати тахограф (контрольний пристрій) та надавати тахокарти для перевірки.

Приклад наслідків відсутності документів

Якщо під час рейдової перевірки (ст. 6 Закону про автотранспорт) водій не пред'явить документів, визначених статтями 39 (для пасажирів) або 48 (для вантажів) Закону про автотранспорт, до автомобільного перевізника застосовується штраф у розмірі однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ч. 1 ст. 60 Закону про автотранспорт). Отже, наявність повного пакету документів є прямою фінансовою відповідальністю, яку бухгалтер має контролювати.

Зібрати повний пакет документів для автомобільного перевізника – дуже важливо. Якщо відсутня «медична довідка» (медогляд), «техпаспорт» (реєстрація ТЗ) або «дозвіл на роботу» (ліцензія/ТТН), перевізник не має права працювати, а в разі виконання перевезень – отримає штраф. 

Специфічні вимоги до документації для небезпечних та швидкопсувних вантажів

Перевезення вантажів зі специфічними властивостями, такими як небезпечні або швидкопсувні, вимагає від автомобільного перевізника (і бухгалтера, що контролює документи) виконання додаткових нормативних вимог до транспортних засобів, водіїв та супровідної документації.

Документація для перевезення небезпечних вантажів

Небезпечний вантаж – це речовини, матеріали, вироби, відходи та тара з-під них, які можуть спричинити вибух, пожежу, травмування людей або шкоду довкіллю під час перевезення (ст. 1 Закону про автотранспорт).

Вантажі, що належать до небезпечних, перевозяться за спеціальними правилами. Перевезення таких вантажів (як внутрішні, так і міжнародні) здійснюється відповідно до Європейської угоди про міжнародне дорожнє перевезення небезпечних вантажів (ДОПНВ) (пп. 24.1.1 Правил №363).

Обов'язкові документи, що додаються до ТТН:

• Ліцензія перевізника: Для автомобільного перевізника, який надає послуги з внутрішніх або міжнародних перевезень небезпечних вантажів, ліцензія є обов'язковою (ч. 3 ст. 48, ч. 4 ст. 9 Закону про автотранспорт).
• Свідоцтво про допущення ТЗ: Водій повинен мати свідоцтво про допущення транспортного засобу до перевезення певних небезпечних вантажів (ч. 3 ст. 48 Закону про автотранспорт). Якщо вантажі відносяться до небезпечних, у вантажній накладній (CMR) має бути зазначене їх загальновизнане позначення (ст. 6 КМР).
• Свідоцтво про підготовку водія: Водій повинен мати свідоцтво про підготовку для перевезення небезпечних вантажів (ч. 3 ст. 48 Закону про автотранспорт).
• Письмові інструкції: Водію надаються письмові інструкції на випадок аварії або надзвичайної ситуації (ч. 3 ст. 48 Закону про автотранспорт).

Практичний приклад: Якщо ТОВ «ХімТранс» перевозить хімічні реагенти, які класифікуються як небезпечні, недостатньо мати стандартну ТТН. Водій зобов'язаний мати при собі документи, що підтверджують його спеціальну підготовку та допуск автомобіля до таких перевезень. Відсутність цих документів може призвести до штрафу (ч. 1 ст. 60 Закону про автотранспорт).

Документація для перевезення швидкопсувних вантажів

Швидкопсувні вантажі – це продукти харчування та інші вантажі, які потребують перевезення у відповідному середовищі та з дотриманням температурного режиму (п. 29.1 Правил №363).

Основні вимоги до документів та процесу:

1. Посвідчення про якість/Сертифікат: Вантажовідправник зобов'язаний передати водію разом із ТТН посвідчення про якість або сертифікат (п. 29.8 Правил №363).

• Ці документи мають містити відомості про температуру вантажу перед навантаженням, допустимий термін його доставки та якісний стан вантажу й упаковки (п. 29.8 Правил №363).
• Посвідчення про якість або сертифікат оформляються в день подання вантажу і засвідчуються підписами уповноважених осіб (п. 29.8 Правил №363).

2. Температурний режим: У ТТН на перевезення харчових продуктів тваринного походження обов'язково мають бути зазначені відомості про умови їх зберігання (температурний режим) (п. 11.1 Правил №363).

3. Лист контрольних перевірок: Температура в кузові автомобіля-рефрижератора перед завантаженням має бути відмічена вантажовідправником у ТТН та у Листі контрольної перевірки температури (п. 29.7, 29.8 Правил №363, Додаток 20 до цих Правил).

4. Ветеринарне свідоцтво: Продукти та сировина тваринного походження, перелік яких наведено у Додатку 21 до Правил №363 (наприклад, м'ясо, молоко, сир, шкури), підлягають ветеринарно-санітарному контролю (п. 29.9 Правил №363). Перевізник отримує ветеринарне свідоцтво і повинен пред'являти його в дорозі, а потім передати одержувачу разом із вантажем (п. 29.10 Правил №363).

Бухгалтерський контроль: Якщо швидкопсувний вантаж доставлено з порушенням встановленого температурного режиму, вантажоодержувач має право перевірити його стан (п. 13.4 Правил №363). Перевізник несе відповідальність за якість вантажу, якщо втрата якості сталася через порушення температурного режиму або несправність холодильного устаткування (п. 29.13 Правил №363).

Документація при транспортному експедируванні

Транспортне експедирування (ТЕД) – це підприємницька діяльність з організації та забезпечення перевезень вантажів (ст. 1 Закону про ТЕД). Договір ТЕД може укладатися навіть тоді, коли обов'язки експедитора виконує сам перевізник (ч. 2 ст. 929 ЦКУ; ст. 2 Закону про ТЕД).

Основні документи та вимоги:

1. Договір експедирування: Укладається у письмовій формі (ч. 1 ст. 930 ЦКУ; ст. 9 Закону про ТЕД). 

Зразок такого договору ви можете знайти на нашому сайті за посиланням. 

Істотними умовами такого договору є відомості про сторони, вид послуги, найменування вантажу, права, обов’язки та відповідальність сторін, розмір плати, порядок розрахунків, пункти відправлення/призначення та строк виконання (ст. 9 Закону про ТЕД).

2. Супровідні документи: Клієнт зобов’язаний надати експедиторові документи та іншу інформацію про властивості вантажу та умови його перевезення (ч. 1 ст. 933 ЦКУ).

3. Підтвердження витрат експедитора: Витрати, понесені експедитором в інтересах клієнта (наприклад, плата за перевезення), повинні бути документально підтверджені (рахунки, накладні тощо), видані суб'єктами, залученими до виконання договору (ст. 9 Закону про ТЕД).

4. Факт надання послуг: Факт надання послуги експедитора при перевезенні підтверджується єдиним транспортним документом або комплектом документів (ТТН, CMR, коносамент тощо), які відображають шлях прямування вантажу (ст. 9 Закону про ТЕД).

5. Відповідальність: Експедитор відповідає перед клієнтом, зокрема, за кількість місць, вагу та належність упаковки згідно з даними, які зафіксовані у товарно-транспортних документах підписом представника перевізника (ст. 14 Закону про ТЕД).

Приклад експедирування: ТОВ «Експедитор» уклало договір ТЕД з Клієнтом на доставку вантажу. «Експедитор» залучає ТОВ «Перевізник» для фактичного перевезення. Для обліку витрат «Експедитор» повинен мати: договір ТЕД з Клієнтом; договір перевезення з «Перевізником» (або заявку); ТТН (або CMR), що підтверджує переміщення вантажу; рахунок від «Перевізника» та Акт наданих послуг для Клієнта. Усі ці документи мають бути узгоджені, щоб Клієнт зміг відшкодувати витрати (ч. 2 ст. 933 ЦКУ).

Висновки

1. Договір перевезення: Укладайте письмово (навіть разово). Вкажіть термін, обсяги, умови (режим роботи, схоронність), вартість, маршрути, відповідальність сторін. Підтверджуйте ТТН.
2. ТТН для внутрішніх перевезень: Обов’язкова для всіх. Складайте в 3 примірниках (1 – відправнику, 2 – одержувачу, 3 – перевізнику). Перевірте реквізити: дата, сторони, ТЗ, маршрут, вантаж. Е-ТТН можлива з ЕП + паперова копія для контролю.
3. CMR для міжнародних: 3 оригінали (відправник, супровід вантажу, перевізник). Вкажіть дату, сторони, маршрут, вантаж (характер, пакування, вага), платежі, митні інструкції. Відправник відповідає за неточності. Додавайте супровідні документи (митниця, сертифікати).
4. Подорожній лист: Створюйте власну форму (з реквізитами ст. 9 Закону про бухоблік). Фіксуйте маршрут, пробіг, пальне (залишок, заправка, витрата). Додавайте відмітки механіка (техстан) і медика (здоров’я водія). Для списання ПММ.
5. Документи перевізника/водія: Посвідчення водія, техпаспорт, ТТН/CMR. Для небезпечних – ліцензія, свідоцтва ТЗ/водія, інструкції. Штраф – 1000 н.м.д.г. за відсутність (ст. 60 Закону про автотранспорт).
6. Небезпечні вантажі: Ліцензія обов’язкова. Додавайте до ТТН/CMR свідоцтва, інструкції. ДОПНВ.
7. Швидкопсувні вантажі: Посвідчення якості/сертифікат, температурний режим у ТТН, лист контрольних перевірок, ветсвідоцтво (для тваринних продуктів).
8. Експедирування: Укладайте письмовий договір транспортного експедирування. Підтверджуйте послуги ТТН/CMR. Витрати – документально (рахунки, акти).