Документальне оформлення
До початку самого прикрашання приміщення слід скласти наказ керівника.
У наказі має бути зазначено:
- сам захід (прикрашання приміщення на певний святковий період);
- причину його проведення (для збільшення попиту людей на продукцію, для реклами самого магазина/підприємства тощо);
- осіб, відповідальних за проведення всіх підготовчих робіт;
- опис прикрас та новорічного оздоблення, а також джерело їх походження (із власних товарів чи придбаних/замовлених товарів);
- термін проведення заходу тощо.
Також як додаток до наказу має бути складений кошторис витрат на новорічне оформлення.
Після завершення заходу відповідальна особа за новорічне оформлення має скласти звіт та підкріпити до нього підтверджуючі документи щодо понесених витрат (розрахункових, платіжних, прибуткових тощо). Бажано додати і фотозвіти вітрин, фотозон, оформлених залів/приміщень, принт-скріни постів фотографій клієнтів на фоні фотозон, вітрин у соцмережах, тощо. Для чого це потрібно? Щоб довести, що прикрашання дійсно відбулося і мало очікуваний ефект.
Госп- чи не госпвитрати?
Відмітимо, що колись у Віснику №48 (48) за 2011 рік податківці говорили, що якщо на новорічному декорі з метою розповсюдження інформації про діяльність підприємства та збільшення попиту на продукцію передбачається зазначити логотипи компанії, у наказі керівника підприємства мету проведення новорічного заходу визначено як рекламну, тоді витрати можна вважати пов'язаними з господарською діяльністю.
Пов’язувати витрати із госпдіяльністю потрібно не лише для цілей ПДВ, а й податку на прибуток (про це далі), тому радимо прислухатися до такого висловлювання фіскалів. Адже дійсно, беззаперечним доказом зв’язку «рекламних» витрат із госпліяльністю буде наявність логотипу та/чи назви компанії при новорічному оформленні (у вітринах, на фотозонах, просто в торговому залі).
Втім вважаємо, що навіть якщо не буде зазначено логотипи та назви, все одно такі витрати на новорічне оформлення мають зв'язок із госпдіяльністю підприємства, нехай не в розрізі рекламних, а в розрізі витрат на збут.
Адже такі витрати спонукають клієнтів зайти саме в «новорічнооформлений» магазин. А більше відвідувачів – більше і продажів. Тобто, прикрашання магазину і створення яскравої та святкової атмосфери це не лише рекламний, а і маркетинговий хід.
Бухоблік
Придбана новорічна атрибутика може обліковуватися як:
- ОЗ (субрахунок 109 «Інші основні засоби»), якщо строк експлуатації більше 1 року, а вартість вища за вартісну межу, установлену підприємством для розмежування ОЗ і МНМА (п. 5 П(С)БО 7), зазвичай це 6000 грн по аналогії із податковим визначенням ОЗ;
- МНМА (субрахунок 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи»), якщо строк служби більше 1 року, втім вартість не перевищує межі для віднесення такого активу до ОЗ, тобто зазвичай менше 6000 грн по аналогії із податковим визначенням ОЗ;
- запаси (рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»/субрахунок 209 «Інші матеріали») — якщо строк використання новорічної атрибутики менше року. Сюди можна віднести ялинкові прикраси, дощик, сніжинки, кульки повітряні тощо.
Також в оформленні вітрин, фотозон та просто приміщень можуть брати участь безпосередньо товари самого магазина/підприємства. У такому разі, якщо такий власний товар використовується у новорічному оформленні лише для демонстрації та ознайомлення, тобто придбати саме його не можна, то такий товар варто обліковувати на окремому аналітичному субрахунку рахунку 28 або ж взагалі вивести з товарів (якщо після закінчення свят такий товар не планується продати, і його буде просто списано або залишено на складі до наступного свята) і перевести до відповідної групи активів (матеріалів, МШП, ОЗ).
Якщо ж на вітрині/фотозоні розміщено товари, які в будь-який момент можуть бути придбані покупцем (зазвичай, на такому товарі є цінник), то у такому разі товари не змінюють свого призначення, а отже, обліковуються без жодних особливостей, тобто й надалі по Дт 282 «Товар у торгівлі», якщо такий товар вже переміщено зі складу в торговий зал.
Витрати на новорічну атрибутику потрапляють до витрат:
- або відразу у періоді їх використання - це правило дійсне для атрибутики, яка обліковується на рахунках 22/209 та 282 (Дт 93 Кт 22/209, 282) та рахунку 112, якщо вибрано метод амортизації 100% в першому місяці використання активу (Дт 93 Кт 132),
- або поступово через амортизацію - це правило дійсне для атрибутики, яка обліковується на рахунках 109 та 112, якщо вибрано метод 50% амортизованої вартості у першому місяці використання та решта 50% у місяці списання МНМА (Дт 93 Кт 131, 132).
Й ще один нюанс – «довгограючу» новорічну атрибутику ми використовуємо всього декілька місяців, а потім вона просто зберігається та чекає нового новорічного сезону. Тому виникає питання про амортизацію у період так би мовити «простою» чи «консервації», адже згідно з п. 29 П(С)БО 7 нарахування амортизації припиняється, починаючи з місяця, наступного за місяцем переведення ОЗ на консервацію.
Відзначимо, що жоден нормативний документ не зобов’язує госпрозрахункові підприємства проводити консервацію ОЗ. Більше того консервація ОЗ – це комплекс заходів, спрямованих на довгострокове (але не більш як три роки) зберігання ОЗ підприємств у разі припинення виробничої та іншої господарської діяльності з можливістю подальшого відновлення їх функціонування (п. 2 Положення №1183).
Тому, якщо об’єкт ОЗ тимчасово не використовується, але підприємство планує через певний час відновити його роботу, такий об’єкт ОЗ, з огляду на вимоги П(С)БО 7, визнається активом, а отже, немає підстав для ненарахування амортизації на нього.
Податок на прибуток
Якщо підприємство не використовує різниці при визначенні об’єкта оподаткування податком на прибуток, то тут не виникає питань - витрати на новорічну атрибутику потрапляють до витрат або прямо у періоді їх використання або через амортизацію ОЗ і МНМА (у тому числі й невиробничих), тобто незалежно від того чи доведено зв'язок таких витрат із госпдіяльністю чи ні.
Якщо підприємство застосує податкові різниці, то слід звернути увагу на наступне.
1. Основні засоби
Фінрезультат до оподаткування збільшується на бухгалтерську амортизацію ОЗ і зменшують на податкову (пп. 138.1 і 138.2 ПКУ). При проведенні коригувань за ОЗ у податковому обліку орієнтуються на вартісний критерій у 6000 грн (пп. 14.1.138 ПКУ) і на мінімально допустимі строки їх корисного використання з пп. 138.3.3 ПКУ (пп. 138.3.1 ПКУ). Така новорічна атрибутика обліковується у складі інших основних засобів (група 9).
А ще нагадаємо, що згідно з пп. 138.3.2 ПКУ податкову амортизацію не нараховують на невиробничі ОЗ. Тому якщо ви не обґрунтуєте госпспрямованість новорічних ОЗ-прикрашань, то на їх вартість не зможете зменшити (через амортизацію) оподатковуваний прибуток.
2. МНМА
Оскільки МНМА вартістю не більше 6 000 грн та строком корисного використання більше одного року не належать до ОЗ, то різниці за такими активами у платника не виникають і у додатку РІ до рядка 03 РІ декларації з податку на прибуток не відображаються (лист ДФСУ від 25.10.2018 р. №4540/6/99-99-15-02-02-15/ІПК). А від так вартість МНМА через амортизацію зменшує об’єкт оподаткування незалежно від госп/негоспвикористання.
Про особливості впливу на податок на прибуток визнаних ОЗ та МНМА у різних обліках ми писали тут>>
Що стосується простою з точки зору податкової амортизації, то податківці у листі ДФСУ від 19.07.2018 р. №3171/6/99-99-15-02-02-15/ІПК прийшли до висновку, що якщо ОЗ амортизуються в бухобліку (і немає значення, перебувають вони у консервації чи ні), то така амортизація має нараховуватися і в податковому обліку (звісно, якщо такі ОЗ визнаються ОЗ за правилами ПКУ і платник податку на прибуток коригує фінрезультат на різниці, встановлені ПКУ). Якщо ж в бухобліку такі ОЗ через консервацію не амортизуються, то вони не повинні амортизуватися і в податковому обліку (різниця не виникає). Про це ми зазначали тут>>
3. Запаси
Податкових різниць немає для новорічної атрибутики, що обліковується на рахунку 22/209. Тож витрати на такі новорічні атрибути в повній мірі осядуть серед витрат підприємства.
А як же ж витрати на прикрашання?
Атрибутика атрибутикою, але сама вона себе не розвісить. Тому доведеться сплачувати або власним працівникам (зарплату) або стороннім фахівцям (винагороду за договором ЦПХ).
Але такі витрати (до речі, ми їх обов’язково зазначаємо у вищезгаданому кошторисі заходу) визнаються у тому ж періоді, в якому були понесені. Зарплата – коли вона була нарахована за відомістю, винагорода – на підставі оформленого акту про виконання робіт з прикрашання.
Окрема справа – це новорічна музика, адже вона додає фінальний штрих до святкової атмосфери. Але про неї ми поговоримо в окремій статті.
ПДВ
Тут все просто. Щодо придбаної атрибутики чи послуги із організації новорічного оформлення, то ПК з ПДВ формуються за першою подією при наявності зареєстрованої ПН в ЄРПН (п. 198.3, п. 198.6 ПКУ). Якщо із документальним підтвердженням понесених «новорічних» витрат із госпдіяльністю все добре, то відповідно нараховувати «технічні» ПЗ з ПДВ по пп. «г» п. 198.5 ПКУ не потрібно.
Щодо власних товарів, що використовуються в новорічному оформленні, то, вважаємо, що й тут не потрібно коригувати раніше визнане ПК з ПДВ незалежно від того чи товар з вітрини/фотозони призначений для продажу чи лише для ознайомлення. Адже шляхом ознайомлення покупців із товаром на вітрині відбувається продаж такого товару, нехай не безпосередньо того, що знаходиться на вітрині/фотозоні, втім такого ж, що лежить на стелажах магазина, а отже, і отримання доходу.