Корпоративна картка на підприємстві: які податкові та облікові моменти?

Основні питання

Користувачем електронного платіжного засобу може бути юридична або фізична особа. З огляду на визначення терміна «платіжна картка» робимо висновок, що корпоративна картка, платіжна картка або картка-ключ — це все електронні платіжні засоби (додатково див. лист НБУ від 24.04.2019 г. №57-0007/22460, коментар «ДК»).

Платіжна картка — електронний платіжний засіб у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, що використовується для ініціювання переказу коштів з рахунку платника або з відповідного рахунку банку з метою оплати вартості товарів і послуг, перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб, отримання коштів у готівковій формі в касах банків через банківські автомати, а також здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором. Пункт 1.27 Закону про платіжні системи

Вислів «корпоративна картка» використовується для уточнення, що ця картка емітована до рахунку суб'єкта господарювання (ФОПа або юрособи) для здійснення операцій, пов'язаних із господарською діяльністю¹.

Корпоративна картка, за допомогою якої можна ініціювати переказ з рахунку користувача, має дозволяти ідентифікувати користувача² (п. 14.5 ст. 14 Закону про платіжні системи).

¹ Банки згідно з планом рахунків банків ведуть окремий облік операцій з використанням платіжних карток суб'єктів господарювання та фізосіб із застосуванням різних балансових рахунків 2600 «Кошти на вимогу суб'єктів господарювання», 2620 «Кошти на вимогу фізичних осіб».

² У цьому разі це юрособа або підприємець, тобто суб'єкт господарювання.

Користувач зобов'язаний використовувати картку відповідно до вимог законодавства України та умов договору, укладеного з емітентом, і не допускати використання платіжного засобу особами, які не мають на це права чи повноважень. Контроль за рухом і цільовим використанням коштів за рахунками користувачів із використанням корпоративної картки здійснюють власники рахунків (п. 7 розділ Х Положення №705).

Тож суб'єкт господарювання повинен:

1) призначити й затвердити наказом відповідальних осіб та довірених осіб, яким надається право користуватися корпоративними картками, емітованими до рахунків суб'єкта господарювання. До речі, кожна картка випускається на ім'я конкретного держателя (для суб'єктів господарювання це довірена особа — директор чи інша особа, якій довірено розпоряджатися коштами на рахунку), який не має права передавати картку іншим особам та розголошувати її ПIН;

2) основні правила використання корпоративною карткою, терміни, порядок звітування та відповідальність осіб слід викласти в Положенні про використання корпоративних карток. Для уникнення непорозумінь усі довірені особи повинні ознайомитися з нормами цього документа.

На практиці часто користувач корпоративної картки (особливо якщо це директор підприємства) зберігає її в себе. I це подекуди призводить до прикрих ситуацій, коли фізособа сплачує за допомогою такої службової картки особисті витрати. Тому обережним суб'єктам господарювання варто зберігати цю картку в сейфі і видавати її довіреній особі виключно за потреби. Не завадить мати журнал реєстрації використання корпоративних карток (у довільній формі), в якому користувач корпоративної картки проставляє дату, підпис та підстави, за яких отримав корпоративну картку для використання. Так, це не обов'язково, проте це нагадує довіреній особі, що вона має уважно поводитися з карткою, пам'ятати, де вона наразі є і які розрахунки за її допомогою можна проводити.

Контроль за сумами та цільовим використанням допоможе здійснити банківська виписка.

Передається корпоративна картка у власність користувача або в користування в порядку, визначеному договором з банком. Банк має право передати електронний платіжний засіб, емітований на ім'я користувача, довіреній особі або представникові користувача.

Для детальнішого контролю коштів згідно з договором банк може відкривати суб'єктові господарювання додатковий поточний рахунок, на якому проводяться операції з використанням корпоративної картки. Тоді облік коштів на корпоративній картці ведуть на окремому субрахунку 313 «Iнші рахунки в банку в національній валюті» (314 «Iнші рахунки в банку в іноземній валюті»). Відповідно списання коштів з основного поточного рахунку підприємства і зарахування їх на додатковий поточний рахунок відображають кореспонденцією Д-т 313/КПК — К-т 311.

Випуск картки у більшості випадків є безкоштовним. Умовами договору може встановлюватись оплата за річне обслуговування, але тоді це будуть класичні адміністративні витрати як плата за розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банків.

Емітентом картки є банк, і вона переходить до підприємства на праві користування. Корпоративна карта не належить до запасів підприємства, тому що не відповідає критеріям активу (адже надається лише у користування). Так, суб'єкт господарювання не отримає в майбутньому економічних вигід, пов'язаних із використанням пластику, з якого виготовлено картку. Цінність картки в іншому: вона дає доступ її держателю до коштів на рахунку, до якого емітована.

Але обліку ніхто не скасовував, і бухгалтерський облік на субрахунках ведуть в аналітичному розрізі з вимогою забезпечити кількісно-сумову інформацію про наявність і рух об'єктів бухобліку. Бухгалтерський облік корпоративної картки на практиці ведуть на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку», де вона відображається за договірною вартістю, зазначеною у приймально-передавальному акті, або у кількісному виразі, якщо її отримано безкоштовно.

Види операцій за карткою та готівкові обмеження

Платіжна операція — це дія, ініційована користувачем платіжної картки, з унесення або зняття готівки з рахунку, здійснення розрахунків у безготівковій формі з використанням картки.

Зверніть увагу: суб'єкти господарювання не мають права використовувати корпоративні картки для виплати заробітної плати, виплат соціального характеру (п. 1 розділу III Положення №705).

Тож корпоративні картки використовують для:

• оплати витрат у відрядженні;
• отримання готівки на господарські витрати;
• оплати у безготівковій формі товарів/послуг для потреб підприємства.

Потрібно пам'ятати про обмеження розрахунків під час оплати за товари/послуги, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівки, зокрема одержаної за допомогою корпоративної картки. Але ці обмеження не стосуються використання готівки, виданої на відрядження (пп. 3 п. 8 розділу II Положення №148).

Здійснення розрахунків із нерезидентами

Суб'єкти господарювання — резиденти (юрособи та підприємці) мають право здійснювати розрахунки за ЗЕД-контрактом (іншим документом, що застосовується в міжнародній практиці та може вважатися договором) за допомогою електронного платіжного засобу, якщо операція за одним таким договором в один операційний день не перевищуватиме незначного розміру (п. 32-1 розділу IV Положення №2).

Незначний розмір валютної операції — це розмір операції (в еквіваленті за офіційним курсом НБУ), який є меншим ніж 400 тис. грн¹.

Тож за допомогою корпоративної картки дозволено здійснювати розрахунки за одним ЗЕД-договором за один операційний день на суму до 400 тис. грн (пп. 7 п. 2 та пп. 2 п. 109 Положення №5). Також це підтверджується у листі НБУ від 21.06.2019 р. №40-0006/32346.

Роз'яснює НБУ

Банк має право передати електронний платіжний засіб у власність користувача або надати йому в користування в порядку, визначеному договором. Перед укладанням договору банк зобов'язаний ознайомити користувача з умовами договору про використання електронного платіжного засобу, правилами користування електронним платіжним засобом. Користувач зобов'язаний використовувати електронний платіжний засіб відповідно до вимог законодавства України та умов договору, укладеного з емітентом (пункти 14.7, 14.8 та 14.12 статті 14 Закону [про платіжні системи]).

Користувачі мають право використовувати електронні платіжні засоби для здійснення платіжних операцій відповідно до режимів рахунків, установлених нормативно-правовими актами Національного банку, та умов договору з емітентом (пункт 1 розділу III Положення [№705]).

Розрахунки за експорт та імпорт товару належать до поточних торговельних операцій (пункт 4 розділу I Положення №2).

Пунктом 28 розділу IV Положення №2 визначено, що в розрахунках між резидентами і нерезидентами за поточними торговельними операціями використовуються як засіб платежу іноземна валюта і гривня.

Суб'єкти господарювання — резиденти (юридичні особи та фізичні особи — підприємці) мають право здійснювати розрахунки за зовнішньоекономічним договором (контрактом, угодою, іншим документом, що застосовується в міжнародній практиці та може вважатися договором) з експорту/імпорту товарів за допомогою електронного платіжного засобу, якщо операція за одним таким договором в один операційний день не перевищуватиме незначний розмір (пункт 32-1 Положення №2).

Незначний розмір валютної операції — розмір валютної операції (в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на дату здійснення операції), який є меншим за розмір, що установлений для фінансових операцій, що підлягають обов'язковому фінансовому моніторингу згідно із законодавством у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення (підпункт 2 пункту 2 розділу I Положення №2). Лист НБУ від 21.06.2019 р. №40-0006/32346

При цьому довірена особа, яка здійснює таку оплату, повинна подати звіт про використання коштів за цією операцією.

А підтвердженням витрат щодо оплати корпоративною карткою буде виписка банку, який випустив платіжну картку, та підтвердні документи (квитанція, інвойс) від іноземного постачальника². Пам'ятайте: рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами. Iнвойс повинен мати реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, зокрема: назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру; назву контрагента; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунка-фактури (лист Мінфіну від 16.02.2017 р. №31-11410-06-5/4339, див. «ДК» №11/2017).

¹ З 28.04.2020 р. це ліміт транзакцій, за якими здійснюється фінансовий моніторинг згідно із Законом про фінмоніторинг.

² Документи, що є підставою для записів у бухобліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою.

Потрібно пам'ятати, що операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображають у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня дати здійснення операції. I якщо здійснюється виплата авансу, витрати визнають за курсом НБУ на дату виплати. Це немонетарна стаття балансу (п. 4 П(С)БО 21), тому далі її не перераховують і курсові різниці не визнають. Проте курсові різниці виникатимуть на дату виплати, це буде різниця між курсом НБУ та комерційним курсом банку (покаже це банківська виписка за корпоративною карткою). Далі, на дату подання Звіту про використання коштів, витрати вже не перераховують.

Документальне оформлення

Кошти, які працівник зніме з корпоративної картки, не стають його грошима — вони отримують статус підзвітних. Є загальне правило оприбуткування в касі готівки, отриманої в банку. Але зверніть увагу: фізособи — довірені особи підприємств, які одержали готівку з корпоративної картки, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі (п. 20 розділу II Положення №148).

Довірені особи повинні подати роботодавцю в установлені строки, визначені для підзвітних осіб:

1) Звіт про використання коштів (так званий авансовий звіт);

2) документи, які підтверджують понесені ними витрати;

3) а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом із невитраченим залишком готівки.

Обов'язкові реквізити

Документи за операціями з використанням електронних платіжних засобів повинні містити такі обов'язкові реквізити:

— найменування платіжної системи;

— ідентифікатор еквайра та торговця або інші реквізити, що дають змогу їх ідентифікувати;

— ідентифікатор платіжного пристрою;

— дату та час здійснення операції;

— суму та валюту операції;

— суму комісійної винагороди;

— реквізити електронного платіжного засобу, які дозволені правилами безпеки платіжної системи;

— вид операції;

— код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі.

Правила платіжних систем та/або внутрішньобанківські правила можуть передбачати також інші додаткові реквізити документів за операціями з використанням електронних платіжних засобів.

Пункт 8 розділу VII Положення №705

Зверніть увагу: навіть якщо з отриманої готівки не буде витрачено ані копійки, документ про одержання готівки довірена особа зобов'язана надати разом з авансовим звітом!

Подання авансового звіту

Вище ми зауважили, що готівка, яку фізособа зніме з корпоративної картки, отримує статус підзвітних коштів. Такий самий статус матимуть кошти, які працівник витратить, оплачуючи корпоративною карткою товари, роботи чи послуги.

Пам'ятайте, що залишок знятих, але не використаних коштів працівник має повернути.

Строки повернення невитрачених підзвітних коштів, для того щоб вони не визнавались оподатковуваним доходом працівника, встановлені п. 170.9 ПКУ — до або під час подання авансового звіту!

Крім того:

1) витрати повинні бути документально підтверджені і мати зв'язок з господарською діяльністю підприємства;

2) слід подати Звіт про використання коштів, до якого додають підтвердні документи, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді рахунків (квитанцій) та розрахункових документів про їх придбання;

3) Звіт про використання коштів подають:

— до закінчення третього банківського дня, якщо працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток і поніс витрати (з поверненням залишку коштів до каси!);

— у строк, що не перевищує 10 банківських днів, якщо працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі (за наявності поважних причин роботодавець може продовжити строк до 20 банківських днів до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Якщо вищезазначені вимоги не виконуються, вважається, що працівник отримав оподатковуваний дохід, який має назву «надміру витрачені кошти» (а не додаткове благо, як його часто називають податківці) відповідно до пп. 164.2.11 ПКУ.

Крім того, база для утримання ПДФО визначається згідно з п. 164.5 ПКУ, а саме збільшується на коефіцієнт 1,2195122.

Суму ПДФО та ВЗ, нараховану на суму такого доходу, утримують за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а в разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку. У формі №1ДФ такий дохід показують з ознакою доходу «118».

Приклад 02.11.2020 р. СГ з основного поточного рахунку підприємства перерахував на додатковий (корпоративний) поточний рахунок 5000 грн.

03.11.2020 р. працівник, який є довіреною особою щодо користування корпоративною карткою (підтверджено наказом), придбав:

— чай, каву на суму 240 грн, у т. ч. ПДВ 40 грн (розрахунок через платіжний термінал у магазині);

— канцтовари на суму 600 грн без ПДВ (розрахунок готівкою, яку зняв у банкоматі).

04.11.2020 р. подав до бухгалтерії Звіт про використання коштів та документи, які підтверджують понесені витрати:

— чек з РРО (касовий чек містить дані про загальну суму коштів, що підлягає сплаті покупцем з урахуванням податку, та суму ПДВ, тож згідно з п. 201.11 ПКУ такий чек є підставою для ПК з ПДВ без отримання ПН) та квитанцію торговельного термінала;

— документ про одержання готівки (чек банкомата) та товарний чек від ФОПа на придбання канцтоварів.

Відображення операцій див. у таблиці.

Таблиця

Розрахунки з використанням КПК