Організаційні моменти інвентаризації розрахунків
Коли проводити інвентаризацію? Інвентаризація розрахунків обов’язково проводиться перед складанням річної фінансової звітності. Суцільній річній інвентаризації підлягають всі розрахунки (п. 6, п. 7 розділу І Положення №879).
Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей та зобов’язань (крім розрахунків з бюджетом та розрахунків за ЄСВ) проводиться в період трьох місяців до дати балансу, тобто з 1 жовтня по 31 грудня. Інвентаризація розрахунків з бюджетом та розрахунків за ЄСВ проводиться в період двох місяців до дати балансу, тобто з 1 листопада по 31 грудня.
Що написати у наказі керівника? В цей період або до його початку керівник видає наказ про проведення суцільної річної інвентаризації всіх розрахунків. У наказі слід навести дати або період проведення інвентаризації у відповідності з вищезазначеними вимогами. У цьому ж наказі також можна затвердити інвентаризаційну комісію, до якої доцільно включити працівників бухгалтерії, фінансового відділу, відділу розрахунків з відповідними контрагентами тощо. Головою комісії може бути сам керівник або головний бухгалтер. І нарешті, у наказі слід навести перелік розрахунків, які підлягають інвентаризації. При складанні цього переліку можна скористатися таблицею, що наведена нижче.
Що є предметом інвентаризації розрахунків? Під час інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованостей потрібно звірити документи і записи в облікових реєстрах і перевірити обґрунтованість сум, відображених на відповідних рахунках. Перевіряється правильність сум усіх розрахунків, що обліковуються на балансі підприємства, в тому числі і щодо тих, по яким строк позовної давності вже минув. Заодно також перевіряється і сам строк давності – по яких розрахунках він вже минув. У таблиці наведено перелік всіх рахунків та субрахунків, які належать до перевірки під час інвентаризації розрахунків.
Як правило, інвентаризація розрахунків полягає в тому, щоб узгодити з контрагентом суму заборгованості шляхом підписання з ним акту звірки. Будь-яка із сторін може бути ініціатором підписання акту, і цей двосторонній акт є підставою для підтвердження заборгованості у обох сторін.
Проте деякі розрахунки перевіряються іншим чином, ніж складання акту звірки – див. таблицю.
Таблиця
Предмет інвентаризації розрахунків
| Рахунок, субрахунок бухобліку, які підлягають інвентаризації | Що зробити під час інвентаризації |
| 071 Списана дебіторська заборгованість | Перевірити правильність залишку заборгованостей. Списані суми заборгованості обліковуються тут не менше трьох років з дати їх списання або до дати погашення заборгованості (Інструкція №291) |
| 181 Заборгованість за майно, що передано у фінансову оренду | Підписати акти звірки з лізингоотримувачами |
| 183 Інша дебіторська заборгованість | Підписати акти звірки з контрагентами |
| 36 Розрахунки з покупцями та замовниками – всі субрахунки | |
| 371 Розрахунки за виданими авансами | |
| 372 Розрахунки з підзвітними особами | Перевірити правильність розрахунків з підзвітними особами, своєчасність повернення ними залишку невикористаних коштів, своєчасність списання заборгованості внаслідок спливу строку позовної давності |
| 373 Розрахунки за нарахованими доходами | Підписати акти звірки з контрагентами, в тому числі з державними цільовими фондами |
| 374 Розрахунки за претензіями | |
| 375 Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків | |
| 376 Розрахунки за позиками членам кредитних спілок | |
| 377 Розрахунки з іншими дебіторами | |
| 378 Розрахунки з державними цільовими фондами | |
| 379 Розрахунки за операціями з деривативами | |
| 38 Резерв сумнівних боргів | Перевірити правильність залишку резерву сумнівних боргів |
| 50 Довгострокові позики – всі субрахунки | Підписати акти звірки з контрагентами |
| 53 Довгострокові зобов'язання з оренди – всі субрахунки | |
| 55 Інші довгострокові зобов'язання– всі субрахунки | |
| 60 Короткострокові позики – всі субрахунки | |
| 61 Поточна заборгованість за довгостроковими зобов'язаннями – всі субрахунки | |
| 63 Розрахунки з постачальниками та підрядниками – всі субрахунки | |
| 64 Розрахунки за податками й платежами – всі субрахунки, крім 643 та 644 | Звірити розрахунки з бюджетом за податками і платежами за допомогою запиту J1300204 «Запит про отримання витягу щодо стану розрахункiв з бюджетами та цiльовими фондами за даними органiв ДПС» |
| 65 Розрахунки за страхуванням – всі субрахунки | |
| 66 Розрахунки за виплатами працівникам – всі субрахунки | Перевірити правильність сум заборгованості з виплати зарплати працівникам. Інвентаризацію цього рахунку доцільно провести під час річного перерахунку ПДФО* |
| 67 Розрахунки з учасниками – всі субрахунки | Підписати акти звірки з контрагентами |
| 68 Розрахунки за іншими операціями – всі субрахунки, зокрема: | |
| 683 Внутрішньогосподарські розрахунки | Підписати акти звірки з відокремленими підрозділами, розрахунки з якими ведуться на субрах. 683 |
| * Про річний перерахунок ПДФО ми писали у минулому році. | |
Звірка розрахунків з контрагентами
Процедура звірки розрахунків з контрагентами полягає в тому, що підприємство передає всім своїм контрагентам виписки з аналітичних рахунків, на яких воно веде облік розрахунків з ними. Найчастіше така виписка робиться у формі акта звірки. Типової форми акта немає, тож підприємства можуть розробляти свої форми.
Акт звірки – це:
1) документ, який підтверджує стан кредиторської чи дебіторської заборгованості сторін за певними госпопераціями;
2) документ, що підтверджує визнання боргу (взаємної заборгованості сторін), тобто є цивільно-правовим документом, який має відігравати роль одностороннього правочину, який може встановлювати, змінювати чи припиняти правовідносини.
Зокрема, якщо заборгованість має ознаки сумнівної, варто, щоб такі акти звірки підписували керівники підприємств чи посадова особа, уповноважена на розпорядження майном чи коштами (цей документ може придатися для подальших судових позовів та урегулювання заборгованості в суді). Підписаний акти звірки перериває перебіг позовної давності (ч. 1 ст. 264 ЦКУ), після його підписання перебіг позовної давності розпочинається наново. Але для цього акт звірки має підписати керівник (а не лише бухгалтер чи менеджер, який контролює стан заборгованості із контрагентом).
Важливо, щоб акт звірки розрахунків відповідав усім необхідним умовам визнання його первинним документом (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Акт звірки має містити назву документа, дату складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, та підприємства, з яким підписано акт звірки, суми заборгованостей за даними цих двох підприємств і суму різниці між ними, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, та їх особистий підпис (або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції).
Сторони – підписанти акта звірки мають підтвердити чи опротестувати суму заборгованості. Після цього суми, щодо яких є розбіжності, мають бути узгоджені (погоджена конкретна сума заборгованості або нульової заборгованості). За тими сумами, за якими узгодження не досягло своєї мети, кожна сторона відображає в обліку ту суму, яку вважає правильною.
Якщо підприємство-контрагент на дату інвентаризації є одночасно і дебітором, і кредитором, то з ним підписуються акти звірки окремо дебіторської й окремо кредиторської заборгованості. На те, що суми дебіторської та кредиторської заборгованостей слід відображати розгорнуто, вказує Інструкція №291 в описі рахунків класу 6.
Якщо контрагентів багато, то акт звірки можна підписувати тільки з тими, які мають в сумі дебіторської або кредиторської заборгованості найбільшу питому частку і підтвердження якої має для підготовки фінзвітності важливе значення. Невеликі суми заборгованості часто немає сенсу звіряти, бо їх питома вага у складі загальної суми заборгованостей є незначною, вони можуть навіть не перевищувати поріг суттєвості, визначений підприємством.
Докладніше про поріг суттєвості читайте тут.
З іншого боку, якщо на балансі є багато заборгованостей, які мають несуттєву величину, їх теж варто проінвентаризувати за можливості, щоб «очистити» рахунки від великої кількості малих сум. За результатами інвентаризації деякі з них можуть бути списані, а деякі – погашені.
Документальне оформлення результатів інвентаризації
Акт звірки – це лише перший етап інвентаризації розрахунків. Отримані від контрагентів підписані акти звірки є додатками до акта інвентаризації розрахунків.
За підсумками проведених звірок з контрагентами слід оформити акт інвентаризації. Норми п. 7.5 розд. III Положення №879 наказують в акті інвентаризації надавати інформацію, які рахунки/субрахунки проінвентаризовано, окремо слід наводити суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів та кредиторської і дебіторської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув. До акта інвентаризації має бути долучена довідка про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув, із зазначенням найменування і місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості (для бюджетних установ – листи до установ вищого рівня щодо виділення коштів для погашення такої заборгованості).
Якщо йдеться про відшкодування матеріальних збитків унаслідок непогашеної заборгованості, то в акті інвентаризації слід зазначити прізвище боржника, за що і коли виник борг, дату прийняття судового рішення або іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальної шкоди. У разі коли таке рішення не прийнято, слід зазначити дату поданого підприємством позову і суму заборгованості на дату інвентаризації (зверніть увагу – саме на дату проведення інвентаризації!).
Щодо кредиторської заборгованості, позовна давність за якою минула і яка планується до списання, слід скласти окремий інвентаризаційний акт.
Є два варіанти, за якою формою складати акт інвентаризації розрахунків: розробити форму самостійно або використовувати форму акта для бюджетників, затверджену Наказом №572.
В будь-якому випадку в акті обов’язково потрібно зазначити найменування субрахунків, які були проінвентаризовані, а також суми виявленої неузгодженої дебіторської та кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів, заборгованостей, щодо яких минув строк позовної давності (абзац перший пп. 7.5 розд. ІІІ Положення №879).
В акті інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків мають бути такі дані: прізвище боржника; за що і коли виник борг; дату рішення суду або іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальних збитків. Якщо таке рішення не прийняте, зазначають дату пред’явленого підприємством позову і суму заборгованості на дату інвентаризації. При цьому також можна використовувати форму акта, затверджену Наказом №572.
Під час війни неможливо підписати акти звірки з контрагентами: що робити?
Під час війни саме підприємство може не мати доступу до своїх первинних документів та даних бухобліку, і з цієї причини не може підписати акти звірки з контрагентами, або навпаки, деякі контрагенти з такої ж причини не можуть підписати акт звірки зі своєї сторони.
В цьому разі можна скористатися загальним правилом про те, що у разі неузгодження суми розрахунків кожна сторона відображає в обліку ту суму, яку вважає правильною.
Крім цього, звертаємо увагу на особливі «воєнні» правила інвентаризації, врегульовані п. 8 Положення №879 і про які ми вже писали у минулих матеріалах про інвентаризацію активів: тут, тут та тут. Повторимо ці правила тут і подивимося, як їх застосувати до інвентаризації розрахунків з контрагентами.
Підприємства, які з дати початку тимчасової окупації:
– мали місцезнаходження на території:
- Автономної Республіки Крим та м. Севастополя,
- на тимчасово окупованій території у Донецькій та Луганській областях,
- території проведення антитерористичної операції та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях;
– мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану;
– підприємства, структурні підрозділи яких розташовані на (в) таких територіях (районах), –
проводять інвентаризацію у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображено дебіторську та кредиторську заборгованість.
Райони проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану визначаються відповідно до Переліку №75, який станом на дату підготовки цього матеріалу містить перелік територіальних громад, актуальний на 23 жовтня 2022 року.
Зазначені підприємства зобов’язані провести інвентаризацію розрахунків станом на 1 число місяця, наступного за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду. Звертаємо увагу, що тут ідеться не про вилучення територіальної громади з Переліку №75, а саме про фактичне зникнення перешкод доступу в самого підприємства та у його контрагента, з яким потрібно підписати акт звірки. Рішення про те, що перешкоди зникли і доступ відновився, приймає керівник підприємства, він же і видає наказ про проведення інвентаризації розрахунків з контрагентами.