Одним із популярних напрямів аутсорсингу є передача ведення бухгалтерського обліку стороннім виконавцям, зокрема ФОПам. А що каже про це закон?
Хто може вести бухгалтерський облік?
Згідно з ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно з дотриманням вимог цього Закону обирає форми його організації:
- введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
- користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
- ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності;
- самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах.
Таким чином, ФОП може вести бухгалтерський облік підприємства на договірних засадах.
Щоправда, далі в ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік сказано, що підприємство, яке становить суспільний інтерес, зобов’язане утворити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером, до складу якої входить не менше двох осіб. Положення цього абзацу не поширюється на недержавні пенсійні фонди та інститути спільного інвестування.
Тобто для підприємств, що становлять суспільний інтерес, не передбачено можливості ведення бухгалтерського обліку ФОПом. Щоправда, це не стосується недержавних пенсійних фондів та інститутів спільного інвестування. З чого висновуємо, що бухоблік цих останніх ФОП вести може.
Згідно зі ст. 1 Закону про бухоблік підприємства, що становлять суспільний інтерес, – підприємства – емітенти цінних паперів, цінні папери яких допущені до торгів на регульованому ринку капіталу або щодо цінних паперів яких здійснено публічну пропозицію, банки, страховики, недержавні пенсійні фонди, інші фінансові установи (крім інших фінансових установ та недержавних пенсійних фондів, що належать до мікропідприємств та малих підприємств) та підприємства, які відповідно до цього Закону належать до великих підприємств.
Особливості договору аутсорсингу
Оскільки стандартний шаблон договору для бухгалтерського аутсорсингу відсутній, сторони мають можливість розробити його самостійно. Однак, враховуючи, що договір стосується надання послуг, він повинен відповідати вимогам, встановленим статтями 901 – 907 Цивільного кодексу України (ЦКУ).
Ключові аспекти, які необхідно включити до договору з ведення бухобліку
У договорі аутсорсингу мають бути:
- Чітке визначення обсягу послуг: докладно опишіть, які саме послуги надаватиме виконавець, наприклад підготовка фінансової та податкової звітності, обробка первинних документів тощо.
- Умови оплати: вкажіть розмір та порядок оплати за надані послуги.
- Особисте виконання: визначте, що виконавець зобов'язаний надавати послуги особисто. Якщо передбачається можливість передачі виконання іншій особі, це має бути чітко прописано в договорі та потребує згоди замовника. При цьому виконавець залишається відповідальним перед замовником за якість наданих послуг.
- Термін дії договору: встановіть конкретний період, протягом якого діятиме договір.
- Порядок розірвання та відповідальність: докладно пропишіть умови та наслідки розірвання договору, а також відповідальність сторін за його порушення. У разі відсутності таких положень застосовуватимуться норми ЦКУ та інших законодавчих актів.
Які вимоги є до ФОПа, який вестиме бухоблік?
Згідно з Законом про бухоблік, спеціальних вимог до осіб, які ведуть бухгалтерський облік, не встановлено. Це означає, що відповідальність за оцінку кваліфікації виконавця покладається на замовника послуг.
Важливо зазначити, що у випадках, коли на підприємстві відсутні штатні бухгалтери, обов'язок ведення обліку може бути покладений на будь-яку особу, уповноважену власниками, або навіть на самих власників, незалежно від їхньої освіти чи досвіду.
Однак існують певні нюанси, які слід враховувати.
Наприклад, є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Цей документ містить кваліфікаційні вимоги до посад «головний бухгалтер» та «бухгалтер». Проте він застосовується для регулювання трудових відносин, а не цивільно-правових. Тому при виборі аутсорсера його можна використовувати лише як допоміжний матеріал.
Окрім того, ФОП, який вестиме бухгалтерський облік, повинен мати у своїх реєстраційних даних, а якщо ФОП – на спрощеній системі, то і в своїх реєстраційних даних платника ЄП, код КВЕД – 69.20 «Діяльність у сфері бухгалтерського обліку й аудиту; консультування з питань оподаткування».
Чи може ФОП підписувати первинні документи, звітність?
Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.3 Положення №88, особистий підпис є обов'язковим реквізитом первинного документа. Первинні документи повинні підписувати особи, відповідальні за здійснення господарської операції та правильність її оформлення.
Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна (п. 2.12 Положення №88).
Як правило, ФОП, який веде бухгалтерський облік, не здійснює господарські операції, тому він не підписує первинні документи. ФОП лише опрацьовує первинні документи, на підставі яких складає реєстри бухгалтерського обліку, бухгалтерську, податкову, статистичну та іншу звітність. Перелік видів послуг, що надає ФОП, встановлюється відповідним договором між підприємством і ФОПом.
Щодо підписання звітності ФОПом-аутсорсером існують такі нюанси.
Фінансова звітність:
- законодавство України не містить прямих заборон щодо підписання фінансової звітності аутсорсером;
- оскільки аутсорсер може виконувати обов'язки головного бухгалтера, згідно з договором, він може мати право підпису фінансової звітності;
- важливо, щоб це право було чітко прописано в договорі про надання бухгалтерських послуг;
- якщо договір передбачає обов'язок аутсорсера підписувати фінансову звітність, то його невиконання може призвести до відповідальності перед замовником.
Податкова звітність
Згідно з пп. 48.5.1 ПКУ податкова декларація має бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу.
Якщо ФОП-аутсорсер є особою, яка відповідає за ведення бухобліку та подання податкової декларації до податкового органу, то така особа не те що має право, а й зобов’язана підписувати декларації.
Повідомлення податкової служби про ведення обліку ФОПом-аутсорсером
Особливості такого повідомлення описані в п. 9.3 Порядку №1588.
Згідно з цим порядком, кожне підприємство, тобто юридична особа, а також її окремі підрозділи, зобов'язані інформувати податкову службу про те, хто саме відповідає за ведення їхньої бухгалтерії та податкового обліку. Це потрібно зробити протягом 10 днів після того, як підприємство офіційно стане на облік у податковій, або ж якщо відбулися зміни у даних про відповідальних осіб.
Для цього існує спеціальна заява за формою №1-ОПП або №1-ОПН. У цій заяві необхідно зробити позначку, яка вказує на те, що ви надаєте відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку. Після отримання цієї заяви податкова служба вносить відповідні зміни до своїх баз даних.
Існує також можливість оновити цю інформацію через заяву на реєстрацію платником ПДВ. Якщо ви подаєте таку заяву і вона містить необхідні відомості, то окремо подавати форму №1-ОПП не потрібно.
Крім того, якщо у вас є договір з податковою службою про електронний документообіг, ви можете подати наведені вище заяви в електронному вигляді, що значно спрощує процес.
Відповідальність ФОПа-аутсорсера перед замовником
Коли підприємство передає ведення бухгалтерського обліку на аутсорсинг, виникає питання про відповідальність. З одного боку, згідно з ЦКУ аутсорсер несе відповідальність за якість наданих послуг.
ЦКУ, стаття 906:
- Збитки, завдані замовнику невиконанням або неналежним виконанням договору про надання послуг за плату, підлягають відшкодуванню виконавцем, у разі наявності його вини, у повному обсязі, якщо інше не встановлено договором.
Це означає, що якщо аутсорсер припуститься помилок, які призведуть до збитків, він повинен їх відшкодувати. У договорі можна детально прописати штрафи та санкції.
З іншого боку, існують обмеження відповідальності.
Закон про бухоблік, стаття 8, частина 3:
- Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства й установчих документів.
ПКУ, пункт 36.5:
- Відповідальність за невиконання або неналежне виконання податкового обов'язку несе платник податків (крім випадків, визначених законодавством).
ПКУ, пункт 36.1:
- Податковим обов'язком визнається обов'язок платника податку обчислити, задекларувати та/або сплатити суму податку та збору в порядку і строки, визначені цим Кодексом, законами з питань митної справи.
Тобто перед державою за помилки в обліку відповідає замовник.
Головне про відповідальніість:
- аутсорсер відповідає за якість роботи перед замовником (ЦКУ);
- кінцеву відповідальність перед державою несе замовник (Закон про бухоблік, ПКУ).
Ось чому так важливо, щоб договір аутсорсингу чітко визначав межі відповідальності сторін і те, як само і з якою періодичністю замовник перевірятиме якість роботи аутсорсера.
Бухоблік витрат на послуги аутсорсера
Відображення витрат на бухгалтерів-аутсорсерів в обліку має свої особливості, які важливо враховувати для коректного ведення документації. Ось ключові аспекти.
- Акт приймання-передачі послуг:
- як і для будь-яких інших послуг, для аутсорсингу бухгалтерського обліку необхідно складати акти приймання-передачі наданих послуг;
- хоча типової форми такого акта не існує, він має відповідати вимогам статті 9 Закону про бухоблік та містити всі обов'язкові реквізити первинного документа.
- Відображення витрат в обліку:
- в бухгалтерському обліку витрати на аутсорсингові послуги з ведення обліку відносяться до адміністративних витрат, що визначено пунктом 18 НП(С)БО 16);
- нарахування таких витрат відбувається на дату складання акта про надання послуг, коли виникає зобов'язання перед виконавцем щодо оплати його послуг, що відповідає пункту 5 НП(С)БО 16.
- Важливі аспекти:
- ретельне оформлення акта приймання-передачі послуг є ключовим для підтвердження витрат;
- правильне віднесення витрат до адміністративних дозволяє коректно формувати фінансову звітність та податкові декларації.
Отже, витрати на бухгалтерів-аутсорсерів відображаються в обліку як адміністративні витрати на підставі актів приймання-передачі наданих послуг.