Документування крадіжки
Повідомлення поліції.
Негайне звернення: Відразу після виявлення крадіжки потрібно повідомити поліцію, зателефонувавши за номером «102» або звернувшись до найближчого відділку.
Подання заяви: Керівник підприємства або уповноважена ним особа має подати письмову заяву про вчинення кримінального правопорушення до органу поліції. Заяву можна подати також в усній формі, тоді вона фіксується у протоколі.
Реєстрація заяви: Важливо отримати документ, що підтверджує прийняття та реєстрацію заяви поліцією. Це може бути талон-повідомлення або витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань (ЄРДР). Цей документ є критично важливим для подальшого списання викраденого майна та для податкових цілей.
Проведення інвентаризації
Наказ про інвентаризацію
Керівник підприємства видає наказ про проведення інвентаризації у зв’язку з виявленням факту крадіжки. Інвентаризацію має бути проведено на день встановлення факту крадіжки (див. п. 7 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене Наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879).
Інвентаризаційна комісія
Створюється інвентаризаційна комісія (постійно діюча або робоча) у складі, визначеному керівником (представники апарату управління, бухгалтерії, досвідчені працівники). Матеріально відповідальні особи (МВО) не включаються до складу комісії для перевірки активів, що перебувають у них на зберіганні, але їх присутність під час інвентаризації є обов'язковою.
Комісія проводить фактичну перевірку наявності запасів.
Оформлення результатів
За результатами інвентаризації складаються:
- Інвентаризаційний опис.
- Звіряльна відомість результатів інвентаризації.
- Протокол засідання інвентаризаційної комісії, де фіксуються висновки щодо виявленої нестачі. Протокол затверджується керівником підприємства.
Можуть застосовуватися форми цих документів, затверджені Наказом Мінфіну від 17.06.2015 №572.
Необхідно отримати письмові пояснення від матеріально відповідальних осіб та інших працівників, причетних до зберігання або руху викрадених цінностей.
На підставі протоколу інвентаризаційної комісії та інших документів керівник приймає рішення щодо врегулювання нестачі: списання коштом підприємства (якщо винних не встановлено або у стягненні відмовлено), або віднесення суми збитку на винних осіб (якщо їх встановлено). Це рішення оформлюється наказом (розпорядженням).
Бухгалтерський облік
Викрадені запаси (товари, сировина, матеріали) у бухгалтерському обліку підлягають списанню з балансу на підставі результатів інвентаризації та відповідних підтвердних документів (акт, протокол комісії, довідка поліції).
Сума збитків відображається на витратах (947 «Недостачі та втрати від псування цінностей») і одночасно – на позабалансовому рахунку 072.
Якщо винну особу встановлено, сума збитків відображається як дебіторська заборгованість до відшкодування.
Бухгалтерські проведення
Списання вартості викрадених запасів:
- Д-т 947 «Недостачі та втрати від псування цінностей» К-т рахунків обліку запасів (20, 22, 28 тощо).
Нараховано компенсуюче ПДВ за п. 198.5 ПКУ:
- Д-т 947 К-т 641 – на суму ПДВ.
Відображення суми збитків на позабалансовому рахунку:
- Д-т 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей» – на суму збитків, що підлягає відшкодуванню.
Якщо винну особу встановлено:
- Д-т 375 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів» – на суму, яку винна особа має відшкодувати.
Погашення заборгованості винною особою:
- Д-т 311 «Поточні рахунки в національній валюті» К-т 375 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків».
Списання з позабалансового рахунку після відшкодування:
- К-т 072 – на суму відшкодованих збитків.
Приклад. На підприємстві виявлено крадіжку товару на складі балансовою вартістю 10 000 грн.
Товари придбавалися з ПДВ, тому нараховане компенсуюче ПДВ за п. 198.5 ПКУ – 2 000 грн.
Товари списані з балансу на підставі даних інвентаризації.
Згодом встановлено винну особу, яка відшкодувала шкоду на банківський рахунок підприємства.
Таблиця. Бухгалтерський облік крадіжки товару
| № з/п |
Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | ||
| Дебет | Кредит | Сума | ||
| Облік крадіжки | ||||
| 1 | Викрадено товар | 947 | 28 | 10 000 |
| 2 | Нараховано ПДВ | 947 | 641 | 2 000 |
| 3 | Сума збитків, що підлягає відшкодуванню | 072 | – | 12 000 |
| Облік відшкодування | ||||
| 4 | Встановлено винну особу і вирішено питання про відшкодування шкоди | 375 | 716 | 12 000 |
| 5 | Списання з позабалансового субрахунку | – | 072 | 12 000 |
| 6 | Отримання відшкодування на рахунок у банку | 311 | 375 | 12 000 |
Податок на додану вартість
Згідно з пп. «г» п. 198.5 ПКУ, якщо товари, придбані з ПДВ (після 01.07.2015), не використовуються у господарській діяльності (зокрема, у разі крадіжки), платник ПДВ зобов’язаний нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до п. 189.1 ПКУ.
Відповідно, якщо товари придбані без ПДВ, нараховувати компенсуюче ПДВ не потрібно.
Базою для нарахування ПДВ є вартість придбання викрадених товарів (п. 189.1 ПКУ).
Податкові зобов’язання нараховуються у тому звітному періоді, коли встановлено факт крадіжки та оформлено відповідні документи (протокол інвентаризаційної комісії, акт списання тощо).
Не пізніше останнього дня такого звітного (податкового) періоду складається зведена податкова накладна.
Нагадаємо, що у разі якщо товари/послуги, необоротні активи починають використовуватись не в господарській діяльності, платник податку не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду складає зведену податкову накладну відповідно до п. 198.5 ПКУ, з урахуванням таких особливостей:
- у графі «Зведена податкова накладна» зазначається код ознаки «1»;
- у графі «Не підлягає наданню отримувачу (покупцю) з причини» робиться помітка «X» та зазначається тип причини «13»;
- у графі «Отримувач (покупець)» зазначається власне найменування (ПІБ);
- у рядку «Індивідуальний податковий номер отримувача (покупця)» проставляється умовний ІПН «600000000000»;
- рядок «Податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта» не заповнюється.
Таблична частина розділу Б зведеної податкової накладної з типом причини «13» заповнюється з урахуванням таких особливостей:
- у графі 2 зазначаються опис (номенклатура) товарів/послуг постачальника (продавця), а також дати складання та порядкові номери податкових накладних, складених на такого платника податку при постачанні йому товарів/послуг, необоротних активів, за якими він визначає податкові зобов’язання відповідно до п. 198.5 ПКУ;
- у графах 3.1, 3.3 зазначається код товару згідно з УКТ ЗЕД або код послуги згідно з Державним класифікатором продукції та послуг (ДКПП);
- у графах 4 та 5 зазначається одиниця виміру товарів/послуг;
- графи 3.2.1, 6 – 8, 10 та 11 заповнюються у загальному порядку;
- графи 3.2.2 та 9 не заповнюються.
У розділі А табличної частини такої зведеної податкової накладної рядки I – VІІІ заповнюються у загальному порядку, при цьому рядки IX – XIІ не заповнюються.
Чи потрібно оподатковувати ПДВ отримане відшкодування шкоди?
ДПС консультує, що згідно з п. 188.1 ПКУ до складу договірної (контрактної) вартості не включаються суми відшкодування шкоди.
На цій підставі ДПС робить висновок, що кошти, які надходять платнику податку як відшкодування збитків за пошкоджене, знищене або втрачене майно, не включаються до бази оподаткування ПДВ.
Податок на прибуток
У бухгалтерському обліку вартість викрадених запасів (їх собівартість) визнається витратами звітного періоду. Ці витрати зменшують фінансовий результат до оподаткування.
Сума відшкодування, що підлягає отриманню від винної особи, визнається доходом звітного періоду. Цей дохід збільшує фінрезультат.
Податкових різниць на випадок крадіжки запасів ПКУ не передбачено.
Єдиний податок третьої групи
Об'єктом оподаткування єдиним податком є дохід (п. 292.1 ПКУ).
Тому вартість списаних викрадених товарів не впливає на базу оподаткування єдиним податком.
А от сума відшкодування, отримана від винної особи, включається до складу доходу платника єдиного податку (п. 292.1 ПКУ).