Зменшення зарплати – 2026: алгоритм оформлення та строки попередження працівників згідно КЗпП та Закону №2136

1. Чи може роботодавець зменшити зарплату працівників?
2. Економічні причини та організаційні зміни: необхідність розмежування
3. Що належить до змін в організації виробництва і праці?
4. На яку суму можна зменшити зарплату працівників?
5. Якщо на підприємстві є колективний договір, перевірте його умови!
6. Покроковий алгоритм зміни істотних умов праці: від організаційних змін до нового окладу або звільнення
7. Який безпечний алгоритм дій для роботодавця?

Закон дозволяє зменшити зарплату працівнику. Але в межах дозволеного: усім працівникам гарантується мінімальна заробітна плата в розмірі, встановленому державою.

А ще для зменшення зарплат роботодавець повинен мати обґрунтовані підстави. Адже це вважається погіршенням істотних умов праці, і роботодавець має довести, що не може зберегти попередній розмір оплати праці.

Та, крім вимоги правильно оформити зміни умов оплати праці, треба ще і повідомити про них працівника. Адже якщо істотні умови праці змінюються, він може відмовитись працювати із таким роботодавцем далі.

Розглянемо, як це зробити без порушення трудового законодавства та що робити, якщо працівник не погоджується на нові умови.

Чи може роботодавець зменшити зарплату працівників?

Так, але не довільно. Стаття 32 КЗпП допускає зміну істотних умов праці лише у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці та за умови, що працівник продовжує працювати за тією самою спеціальністю, кваліфікацією чи посадою.

До істотних умов праці ст. 32 КЗпП прямо відносить, зокрема:

• системи та розміри оплати праці;
• пільги;
• режим роботи;
• встановлення або скасування неповного робочого часу;
• суміщення професій;
• зміну розрядів і найменування посад;
• інші істотні умови праці.

Отже, роботодавець може змінити, зокрема, розмір заробітної плати або режим робочого часу, однак така зміна має бути зумовлена реальними змінами в організації виробництва і праці, а не лише бажанням роботодавця змінити умови праці конкретного працівника.

Зверніть увагу!

Перед оформленням зменшення посадового окладу роботодавцю варто відповісти щонайменше на три запитання:

1. Що конкретно змінюється в організації виробництва і праці?
2. Якими документами підтверджуються ці зміни?
3. Як саме проведені організаційні зміни вплинули на роботу конкретного працівника та зумовили необхідність перегляду його умов оплати праці?

Якщо роботодавець не може підтвердити цей причинно-наслідковий зв’язок, одного формулювання в наказі «у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці» буде недостатньо і зменшення зарплати може бути оскаржене.

Економічні причини та організаційні зміни: необхідність розмежування

Погіршення фінансового становища підприємства саме по собі не є зміною в організації виробництва і праці.

Зменшення доходів, падіння обсягів продажу чи виробництва, скорочення кількості замовлень або клієнтів, дефіцит коштів та необхідність оптимізувати витрати можуть бути економічними причинами, які спонукають роботодавця переглянути організацію роботи підприємства.

Однак між економічною причиною та зміною істотних умов праці має бути ще одна ланка – реальні організаційні зміни.

Наприклад:

зменшення обсягів діяльності → необхідність оптимізації роботи → реорганізація структурних підрозділів / раціоналізація робочих місць / запровадження нового розподілу функцій → зміна фактичної організації роботи → зміна істотних умов праці конкретного працівника.

Саме таку логіку бачимо і в судовій практиці. У постановах Верховного Суду від 08.07.2020 у справі №501/3407/18 та від 31.03.2021 у справі №332/890/20 суд звертав увагу на необхідність встановлення фактичної наявності змін в організації виробництва і праці, з якими роботодавець пов’язує зміну істотних умов праці.

Особливо показовою є постанова Верховного Суду від 20.09.2023 у справі №442/4475/22. Роботодавець обґрунтовував зміну умов праці скороченням обсягів продажу, зменшенням трудового навантаження та необхідністю оптимізації витрат і встановив працівнику двогодинний робочий день з оплатою у розмірі 25% посадового окладу. Верховний Суд зазначив, що скорочення обсягів продажу саме по собі не є зміною в організації виробництва і праці. Воно може бути лише причиною для проведення відповідних організаційних змін, наприклад раціоналізації робочих місць.

Аналогічного підходу дотримується Держпраці, зокрема навіть при зменшенні обсягів виробництва зміна умов оплати праці пов’язується з наявністю змін в організації виробництва і праці:

• Чи можуть бути змінені умови оплати праці у зв’язку із зменшенням обсягів виробництва під час карантину?
• Роз’яснення Мінсоцполітики деяких питань оплати праці на виконання Закону України від 06.12.2016 №1774-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України»

Що належить до змін в організації виробництва і праці?

Законодавство не містить вичерпного переліку змін в організації виробництва і праці. Тому важливо оцінювати не назву заходу, а те, що фактично змінилося в організації роботи підприємства.

Орієнтир дає п. 10 постанови Пленуму Верховного Суду України від 06.11.1992 №9 «Про практику розгляду судами трудових спорів». До змін в організації виробництва і праці, зокрема, віднесено:

• раціоналізацію робочих місць;
• запровадження нових форм організації праці;
• перехід на бригадну форму організації праці;
• впровадження передових методів і технологій тощо.

Крім того, певні орієнтири містить і сам КЗпП. Так, у п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП зміни в організації виробництва включають реорганізацією, перепрофілюванням підприємства, а також скороченням чисельності або штату працівників. Тобто ці обставини також варто враховувати, коли визначаємо, чи відбулися на підприємстві зміни в організації виробництва і праці.

На яку суму можна зменшити зарплату працівників?

В цьому закон роботодавця не обмежує. Однак він повинен обґрунтувати підстави для зменшення, а при цьому варто і порахувати, наскільки доведеться зменшити витрати з оплати праці. Тобто, цифри повинні бути економічно і організаційно обґрунтовані, а не визначатися довільно.

Максимального розміру зарплати держава не встановлює, а от мінімальний розмір в місячному і годинному розмірі на кожен рік затверджується Законом про Державний бюджет.

А Закон про оплату праці встановлює і правила визначення мінімального розміру місячного окладу (тарифної ставки). Зараз він не може бути нижчим за прожитковий мінімум для працездатних осіб, встановлений на 1 січня календарного року.

Наприклад, якщо ми говоримо про місячні оклади (тарифні ставки), то у 2026 році їх розмір не може бути нижчим за 3328 грн. А за повністю відпрацьований місяць працівнику повинно бути нараховано не менш ніж 8647 грн.

Якщо на підприємстві є колективний договір, перевірте його умови!

На підприємстві може бути колективний договір, та/або на підприємство може поширюватися генеральна або галузева угода. Якщо в цих документах є зобов’язання роботодавця щодо рівня оплати праці – відмовитись від них буде не просто. Про це ми зазначали в статті «Зміна умов оплати праці під час воєнного стану: оформлення та повідомлення працівників за КЗпП у 2026 р.».

За невиконання умов колективного договору передбачена адміністративна (штраф 1700 грн) та дисциплінарна відповідальність (догана або звільнення). Працівники, яким в обхід колдоговору намагаються зменшити зарплату, мають право захищатися: звернутися до власників підприємства, щоб ті вплинули на дії керівника, а якщо це не допоможе, звернутися до Держпраці та ініціювати перевірку.

Покроковий алгоритм зміни істотних умов праці: від організаційних змін до нового окладу або звільнення

Припустимо, що на підприємстві немає колективного договору або зміни до нього вже були внесені. Але і в такому випадку одного наказу про встановлення меншої зарплати недостатньо. Доцільно розділити процедуру на кілька послідовних етапів.

Крок 1. Оформити зміни в організації виробництва і праці

Спочатку роботодавець документально фіксує не зменшення зарплати, а ті організаційні зміни, які стали його передумовою.

Тому в документах варто простежити послідовний зв’язок: які економічні або виробничі обставини спричинили зміни в організації виробництва і праці, у чому конкретно полягають ці зміни та чому їх наслідком стає необхідність зменшення окладу працівника.

Такі зміни доцільно попередньо обґрунтувати. Підставами можуть бути службова або доповідна записка, аналіз організаційної структури та функціонального навантаження, рішення власника або керівника, порівняльна структура «до/після», інші документи, які підтверджують необхідність та реальний зміст організаційних змін.

За результатами роботодавець видає наказ про зміни в організації виробництва і праці (зразок 1).

Зразок 1. Наказ про зміни в організації виробництва

(Завантажити)

Крок 2. Визначити, які умови праці планують змінити, та повідомити працівника

Після оформлення організаційних змін роботодавець визначає, як вони впливають на умови праці конкретних працівників.

Наприклад, щодо менеджера з постачання планується зменшення посадового окладу з 50 000 до 45 000 грн з 01 жовтня 2026 року.

Про заплановані зміни працівника потрібно повідомити та запропонувати йому продовжити роботу в нових умовах.

Для цього доцільно оформити окреме письмове повідомлення.

Форма такого повідомлення законодавством не встановлена. Однак роботодавцю важливо мати підтвердження того, коли працівник його отримав і з якими саме новими умовами був ознайомлений.

Зразок 2. Повідомлення працівника

(Завантажити)

Крок 3. Отримати та зафіксувати рішення працівника

Повідомлення про нові умови фактично містить пропозицію роботодавця продовжити трудові відносини вже за змінених умов.

Працівник може:

• погодитися продовжувати роботу;
• відмовитися від продовження роботи в нових умовах.

Форма згоди або відмови законодавством не встановлена. Проте для роботодавця безпечніше отримати її письмово. Зокрема, працівник може зробити відповідну відмітку безпосередньо в повідомленні (див. зразок 2).

Про зміну істотних умов праці працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці (ст. 32 КЗпП).

Водночас у період дії воєнного стану застосовується спеціальне правило, встановлене ч. 2 ст. 3 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Відповідно до цієї норми у період дії воєнного стану повідомлення працівника про зміну істотних умов праці та зміну умов оплати праці, передбачених ч. 3 ст. 32 та ст. 103 КЗпП, здійснюється не пізніш як до запровадження таких умов.

Тому роботодавцю слід перевіряти правило, яке діє на дату фактичного запровадження нових умов, особливо якщо зміни плануються наперед.

Якщо працівник усно повідомив про відмову, але не бажає оформляти її письмово, роботодавцю доцільно скласти акт, у якому зафіксувати таку відмову.

Крок 4.1. Оформлення рішення працівника, якщо працівник погодився

За наявності згоди роботодавець переходить від запланованих змін до їх фактичного запровадження.

Для цього видають наказ про зміну істотних умов праці конкретного працівника та за потреби вводять у дію зміни до штатного розпису, положення про оплату праці та інших локальних документів.

Зразок 3. Наказ про зміну умов праці

(Завантажити)

Крок 4.2. Оформлення рішення працівника, якщо працівник відмовився

В такому випадку треба оформити припинення трудового договору (звільнення працівника через незгоду працювати за новими умовами праці).

Зразок 4. Наказ про звільнення

(Завантажити)

При припиненні трудового договору за п. 6 ст. 36 КЗпП працівнику належить вихідна допомога. Відповідно до ст. 44 КЗпП її розмір становить не менше середнього місячного заробітку.

Тобто роботодавець має врахувати не лише звичайний остаточний розрахунок при звільненні, а й додаткові витрати на вихідну допомогу.

Важливо!

Зниження рівня оплати праці – це механізм, до якого не варто вдаватися лише як до способу скорочення поточних витрат підприємства. Якщо об’єктивних економічних чи організаційних підстав для такого рішення немає, його наслідки можуть виявитися значно ширшими за тимчасову економію фонду оплати праці.

Зменшення заробітної плати відображається не лише на внутрішніх показниках підприємства. Територіальні громади аналізують рівень заробітної плати та обсяги податкових надходжень від підприємств, що працюють на їх території. Коли підприємство є помітним роботодавцем і платником податків, зниження цих показників закономірно привертає увагу місцевих контролерів (Держпраці та ДПС).

Тому зменшення оплати праці має розглядатися як вимушений, економічно та організаційно обґрунтований захід, а не як звичайний інструмент оптимізації витрат. Якщо реальної необхідності в ньому немає, доцільніше шукати рішення, які одночасно забезпечуватимуть економічну стійкість підприємства, його подальший розвиток і збереження належного рівня доходів працівників.

Який безпечний алгоритм дій для роботодавця?

1. Зміни в організації виробництва і праці – визначити, що саме змінюється в організації роботи підприємства, документально обґрунтувати такі зміни та оформити відповідний наказ.
2. Вплив на умови праці – визначити, як проведені організаційні зміни впливають на конкретного працівника та які саме істотні умови його праці необхідно змінити.
3. Повідомлення працівника – письмово повідомити працівника про конкретні нові умови праці та запропонувати продовжити роботу в таких умовах.
4. Рішення працівника – письмово зафіксувати його згоду або відмову від продовження роботи в нових істотних умовах.
5. Результат – у разі згоди видати наказ про фактичне запровадження нових умов праці; у разі відмови та неможливості зберегти попередні умови – припинити трудовий договір за п. 6 ст. 36 КЗпП з виплатою вихідної допомоги відповідно до ст. 44 КЗпП.

Важливо: самого формулювання «у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці» в наказі недостатньо. Роботодавець повинен мати документи, які підтверджують що саме змінилося, коли ці зміни відбулися та яким чином вони зумовили необхідність зміни умов праці конкретного працівника.

Тому основне правило можна сформулювати просто: спочатку – реальні організаційні зміни, потім – зміна умов праці.