Перед тим як перейти до безпосередньої теми статті, нагадаємо базову інформацію про надання щорічних відпусток працівникам:
- Перше: невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки). Ця норма НЕ діє в період дії воєнного стану!
- Друге: не можна не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом двох років підряд. Ця норма НЕ діє в період дії воєнного стану!
- Третє: щорічну відпустку на прохання працівника можна ділити на частини будь-якої тривалості, але що основна безперервна її частина має становити не менше 14 календарних днів (ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки). Ця норма діє в період дії воєнного стану!
Тобто під час воєнного стану з трьох базових правил діє лише одне.
Як свідчить практика, найчастіше у роботодавців відбувається порушення саме вищезазначених норм. Таких порушень можна уникнути, але для цього слід мати графік відпусток і його дотримуватися. Та буває так, що графік ніби і є формально (аби Держпраці не оштрафували), але по факту працівники у відпустку ходять за заявами, в яких кількість днів відпустки, періоди далекі від запланованого. І, як підсумок, і нині на підприємствах маємо накопичені дні щорічних відпусток у працівників і за 2010 рік, і за 2015-й, і за 2020-й.
Перенесенню на наступні роки підлягають відпустки, що належать до щорічних, тобто основна та додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ч. 7 ст. 20 Закону №504), а також інші відпустки, установлені спеціальним законодавством.
Під час воєнного стану це не проблема. А от після його скасування або непоновлення – необхідність відправити працівників у накопичені відпустки впаде на роботодавців, як снігова куля. І це не кажучи вже про те, що за невикористані щорічні відпустки та за додаткові відпустки на дітей працівникам у разі їх звільнення доведиться платити компенсацію – і це робиться навіть під час воєнного стану! Тому краще дати цьому раду вже зараз.
Зверніть увагу! Працівник не втрачає права на щорічну відпустку, навіть якщо тривалий час її не використовував. Законодавством не визначено строку давності для реалізації цього права. Тобто дні щорічних відпусток не «згоряють», навіть якщо працівник ними не користувався 10-15 років.
У разі припинення трудових відносин працівникові виплачують компенсацію за всі невикористані дні щорічної основної та додаткових відпусток. Причина звільнення значення не має: обов’язок роботодавця щодо компенсації є безумовним.
Усі інші види відпусток не переносяться, тому ними треба скористатися в поточному році, коли виникло право на такі відпустки (див. таблицю 1).
Таблиця 1
Відпустки, що НЕ переносяться на наступний рік (не накопичуються, не підлягають компенсації при звільненні)
| №з/п | Відпустка | Опис | Норма законодавства |
| 1 | Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням | 1. Навчальна відпустка надається у строки, встановлені навчальним закладом. 2. Роботодавець не має права відмовити в наданні цієї відпустки. 3. Перенесення навчальної відпустки законодавством не передбачене |
Ст. 13 – 15 Закону про відпустки |
| 2 | Творча відпустка | 1. Творча відпустка надається працівникам для закінчення дисертаційних робіт, написання підручників. 2. Надається професійним творчим працівникам закладів культури для підготовки та участі в мистецьких конкурсах, гастрольних заходах та інших культурно-мистецьких проєктах |
Ст. 16 Закону про відпустки |
| 3 | Додаткова відпустка окремим категоріям громадян та постраждалим учасникам Революції Гідності | 1. Право на цю відпустку мають учасники бойових дій, особи з інвалідністю внаслідок війни та постраждалі учасники Революції Гідності. 2. Тривалість відпустки становить 14 календарних днів. 3. Така відпустка не відноситься до щорічних. 4. Якщо відпустка починається у 2025 р. та завершується у 2026 р., вона зараховується як відпустка за 2025 рік. |
Ст. 16-2 Закону про відпустки |
| 4 | Чорнобильська відпустка | 1. Відпустка надається працівникам, які належать до 1-ї та 2-ї категорій осіб, постраждалих від Чорнобильської катастрофи. 2. Її тривалість становить 16 календарних днів. 3. Якщо відпустка розпочалася у 2024 р. та завершується у 2025 р., вона враховується як відпустка за 2024 рік. |
П. 22 ст. 20, п. 1 ст. 21 Закону №796) |
| 5 | Відпустка при народженні дитини | 1. Тривалість відпустки – до 14 календарних днів (без урахування святкових і неробочих днів). 2. Надати її можуть одному з працівників (ст. 77-3 КЗпП):
4. Використати її можна не пізніше ніж через 3 місяці з дня народження дитини, але остаточний термін обмежено 104-м днем з дати народження |
Ст. 19-1 Закону про відпустки |
Межа 59 днів відпустки за рік: чи можна відпочивати більше?
У ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки зазначається про обмеження кількістю 59 днів. «Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів».
Як розуміти цю норму?
- Працівник не може скористатися відпусткою більш ніж 59 днів на рік?
- Чи працівник не може накопичити за рік більш ніж 59 днів щорічної відпустки?
Скористаємося інформацією, зазначеною у листі Мінсоцполітики від 08.07.2019 №793/0/204-19.
Фахівці Міністерства зазначили, якщо працівник з будь-яких причин не скористався своїм правом на щорічну відпустку за кілька попередніх років, він має право використати їх, а у разі звільнення, незалежно від підстав, йому має бути виплачено компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток.
На випадок, коли працівникові після використання у відповідному робочому році щорічної відпустки за цей рік надається невикористана щорічна відпустка за минулий період, обмеження у 59 календарних днів не поширюється. Отже, працівник має право на використання щорічних відпусток за попередні роки.
Тож якщо у працівника за декілька років накопичено 72 дні щорічної відпустки, він може всі їх відгуляти у 2025 році.
З цим розібралися, а тепер перейдемо до питання документального оформлення та розрахунку відпусткових.
Працівник іде у відпустку за минулі роки: за графіком чи за заявою?
Працівник може йти у відпустку за графіком. У графіку відпусток на поточний рік необхідно відобразити всі щорічні відпустки, якими працівник планує, зі згоди роботодавця, скористатися у календарному році, на який складається графік. Тобто для кожного працівника можна зазначити не лише відпустку, що надається за поточний рік, а й залишки невикористаних відпусток за попередні роки.
При цьому в графіку не зазначається вид відпустки або за який рік вона надаватиметься (принаймні не обов’язково це зазначати), просто вказується орієнтовна тривалість відпустки і місяць, у якому вона надаватиметься. А точні дати надання відпустки будуть зазначені вже в наказі про відпустку перед її наданням.
Про графік відпусток на 2025 рік писали тут: «Графік відпусток на 2025 рік: готуємось до нового року!».
Якщо графіка відпустки на підприємстві немає (що є порушенням!) або в графіку певна відпустка не зазначена, або у працівника змінилися плани (щодо місяця відпустки, її тривалості тощо), працівник може іти у відпустку за заявою. Звісно, якщо керівник затвердить таку заяву.
Якщо працівник бажає піти у відпустку відразу на 48 днів (накопичені за два робочих роки), то не має потреби писати дві заяви за кожен робочий рік окремо.
Працівник писатиме одну заяву, в якій зазначить:
- дату, з якої хоче піти у відпустку;
- загальну кількість календарних днів відпустки.
Вказувати, за який робочий рік надається відпустка, у заяві не обов’язково – ця інформація зазначається у наказі про відпустку, оскільки працівники не завжди володіють такими даними. Водночас деякі роботодавці вимагають зазначати робочий рік і в заяві, у такому випадку кадрова служба повинна надати працівникам цю інформацію для правильного заповнення заяви.
Приклад 1. Працівниця хоче піти у щорічну основну відпустку на 48 к. дн. за 2 робочих роки 24.07.2022 – 23.07.2023 та 24.07.2023 – 23.07.2024 (по 24 к. дн. за кожен рік). Роботодавець попередньо погодився, і працівниця пише заяву (див. зразок 1).
Зразок 1.
Заява на щорічну відпустку (Завантажити >>)
Наказ на відпустку
Наказ на відпустку видається на підставі заяви працівника. Якщо працівник іде у тривалу відпустку за декілька років одразу, як зазначено у Прикладі, то наказ буде один. Два накази видавати не потрібно.
У наказі про надання відпустки мають бути такі реквізити:
1. Найменування юридичної особи вищого рівня (за наявності).
2. Найменування юридичної особи.
3. Код ЄДРПОУ.
4. Назва виду документа (НАКАЗ).
5. Дата (датою наказу є дата його підписання).
6. Місце складення.
7. Реєстраційний індекс (номер) наказу.
8. Заголовок до тексту документа – «Про надання (вид відпустки, власне ім’я, прізвище працівника)».
9. Текст:
- розпорядче слово (НАКАЗУЮ або НАДАТИ);
- прізвище, ім’я та по батькові працівника;
- назва посади та структурного підрозділу;
- вид відпустки (щорічна основна;);
- тривалість відпустки (у календарних днях);
- період відпустки;
- робочий рік, за який надаєте відпустку (для щорічної);
- дата початку відпустки.
10. Підстава для видання наказу (заява).
11. Підпис керівника.
12. Візи.
13. Відмітка про ознайомлення.
Зразок 2.
Наказ про надання щорічної відпустки (Завантажити >>)
Обчислення відпусткових
Зазвичай середня заробітна плата розраховується на підставі виплат за 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку №100).
Проте й досі часто виникає запитання: чи потрібно рахувати дві середні зарплати, якщо працівник іде у відпустку за декілька робочих років?
У листі Мінекономіки від 24.05.2023 №4707-05/23798-09 фахівці Міністерства наголосили, що правила розрахунку середньої зарплати, які діють нині, стосуються і розрахунку щорічних відпусткових за минулі роки.
Йдеться про те, що середня заробітна плата для розрахунку відпусткових визначається виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку №100).
Тобто якщо є відпустки, які працівник не використав, наприклад за 2022 рік, і йде у відпустку у вересні 2025 року, то для розрахунку відпусткових розрахунковий період буде вересень 2024 р. – серпень 2025 р.
Повернімось до Прикладу 1.
Працівниця хоче піти у щорічну основну відпустку на 48 к. дн. за 2 робочих роки 24.07.2022 – 23.07.2023 та 24.07.2023 – 23.07.2024 (по 24 к. дн. за кожен рік).
У цій ситуації розрахунковим періодом визначають вересень 2024 р. – серпень 2025 р. На підставі цього періоду обчислюється середньоденна заробітна плата, яка застосовується для оплати всіх 48 календарних днів щорічної основної відпустки.