- Чи можна накопичувати невикористані дні відпусток?
- Чи можна замінити невикористану відпустку грошовою компенсацією?
- Чи можна використовувати більше ніж 59 днів відпустки за рік?
- Чи може роботодавець відмовити працівникові у щорічній відпустці за минулі роки?
- Як працівник іде у відпустку за минулі роки: за графіком чи за заявою?
- Оформлення наказу на відпустку
- Обчислення відпусткових
- Що прочитати про відпустки у 2026 році?
Чи можна накопичувати невикористані дні відпусток?
Перш ніж перейти до безпосередньої теми статті, нагадаємо три базові норми про надання щорічних відпусток працівникам:
- Перша: невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівникові до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки).
- Друга: не можна не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом двох років поспіль.
- Третя: щорічну відпустку на прохання працівника можна ділити на частини будь-якої тривалості, але основна безперервна її частина має становити не менше ніж 14 календарних днів (ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки).
Важливо!
Під час воєнного стану із цих базових правил діє лише третє. Але сумлінні роботодавці намагаються уникати невідгуляних відпусток. Для цього треба мати лише графік відпусток і дотримуватися його. Про те, як скласти графік відпусток на 2026 рік, ми докладно розповіли у статті.
Та буває так, що графік ніби і є, але фактично працівники у відпустку ходять за заявами, в яких кількість днів відпустки і періоди далекі від запланованого. І у підсумку маємо на підприємствах накопичені дні щорічних відпусток за попередні роки.
Перенесенню на наступні роки підлягають відпустки, що належать до щорічних, тобто основна та додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ч. 7 ст. 20 Закону №504), а також інші відпустки, встановлені спеціальним законодавством.
Під час воєнного стану це не проблема. А от після його скасування або непоновлення – потреба відправити працівників у накопичені відпустки впаде на роботодавців, як снігова куля. І це не кажучи вже про те, що за невикористані щорічні відпустки та за додаткові відпустки на дітей працівникам у разі їх звільнення доведеться платити компенсацію – і це робиться навіть під час воєнного стану! Тому краще дати цьому раду вже тепер.
Зверніть увагу!
Працівник не втрачає права на щорічну відпустку, навіть якщо тривалий час її не використовував. Законодавством не визначено строку давності для реалізації цього права. Тобто дні щорічних відпусток не «згоряють», навіть якщо працівник ними не користувався 10 – 15 років.
Чи можна замінити невикористану відпустку грошовою компенсацією?
Так, можна, але далеко не всім працівникам. Докладно про це ми розповіли в статті «Компенсація за невикористані відпустки у 2026 році: приклади розрахунку згідно із законодавством».
Наприклад, у разі припинення трудових відносин працівникові виплачують компенсацію за всі невикористані дні щорічної основної та додаткових відпусток. Причина звільнення значення не має: обов’язок роботодавця щодо компенсації є безумовним.
Решта видів відпусток не переносяться, тому ними треба скористатися в поточному році, коли виникло право на такі відпустки (див. таблицю 1).
Таблиця 1. Відпустки, які НЕ переносяться на наступний рік (не накопичуються, не підлягають грошовій компенсації)
| №з/п | Відпустка | Опис | Норма законодавства |
| 1 | Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням | 1. Навчальна відпустка надається у строки, встановлені навчальним закладом. 2. Роботодавець не має права відмовити в наданні цієї відпустки. 3. Перенесення навчальної відпустки законодавством не передбачене |
Ст. 13 – 15 Закону про відпустки |
| 2 | Творча відпустка | 1. Надається працівникам для закінчення дисертаційних робіт, написання підручників. 2. Надається професійним творчим працівникам закладів культури для підготовки та участі в мистецьких конкурсах, гастрольних заходах та інших культурно-мистецьких проєктах |
Ст. 16 Закону про відпустки |
| 3 | Додаткова відпустка окремим категоріям громадян та постраждалим учасникам Революції Гідності | 1. Право на цю відпустку мають учасники бойових дій, особи з інвалідністю внаслідок війни та постраждалі учасники Революції Гідності. 2. Її тривалість становить 14 календарних днів. 3. Така відпустка не належить до щорічних. 4. Якщо відпустка починається у 2025 р. та завершується у 2026 р., вона зараховується як відпустка за 2025 рік |
Ст. 16-2 Закону про відпустки |
| 4 | Чорнобильська відпустка | 1. Надається працівникам, які належать до 1-ї та 2-ї категорій осіб, постраждалих від Чорнобильської катастрофи. 2. Її тривалість становить 16 календарних днів. 3. Якщо відпустка розпочалася у 2024 р. та завершується у 2025 р., вона враховується як відпустка за 2024 рік |
П. 22 ст. 20, п. 1 ст. 21 Закону №796) |
| 5 | Відпустка при народженні дитини | 1. Тривалість відпустки – до 14 календарних днів (без урахування святкових і неробочих днів). 2. Надати її можуть одному з працівників (ст. 77-3 КЗпП):
4. Використати її можна не пізніше ніж через 3 місяці з дня народження дитини, але остаточний термін обмежено 104-м днем з дати народження |
Ст. 19-1 Закону про відпустки |
Чи можна використовувати більше ніж 59 днів відпустки за рік?
У ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки зазначається про обмеження кількістю 59 днів. «Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів».
Як розуміти цю норму?
- Працівник не може скористатися відпусткою більш ніж 59 днів на рік?
- Чи працівник не може накопичити за рік більш ніж 59 днів щорічної відпустки?
Для відповідді скористаймося інформацією, зазначеною у листі Мінсоцполітики від 08.07.2019 №793/0/204-19.
У ньому фахівці Міністерства зазначили: якщо працівник з будь-яких причин не скористався правом на щорічну відпустку за кілька попередніх років, він має право використати їх, а в разі звільнення, незалежно від підстав, йому має бути виплачено компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток.
На випадок, коли працівникові після використання у відповідному робочому році щорічної відпустки за цей рік надається невикористана щорічна відпустка за минулий період, обмеження у 59 календарних днів не поширюється. Отже, працівник має право на використання щорічних відпусток за попередні роки.
Тож, якщо у працівника за декілька років накопичено 72 дні щорічної відпустки, він може всі їх відгуляти у 2026 році.
Чи може роботодавець відмовити працівникові у щорічній відпустці за минулі роки?
Під час воєнного стану діють спеціальні норми, прописані в ст. 12 Закону №2136:
- надання працівникові щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік;
- при цьому в період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівникові у наданні невикористаних днів щорічної відпустки.
Зверніть увагу, що йдеться не про критичну інфраструктуру чи про оборонні підприємства, а про будь-якого роботодавця та працівника.
Тож формально – так, накопичування невикористаних відпусток може призвести до того, що скористатися ними працівник зможе лише після закінчення війни. Хоча це й не обов’язково, а залишається на розсуд роботодавця. І, звісно ж, це не може застосовуватись як покарання працівника, а надання відпусток за минулі роки не може застосовуватись як заохочування – для такої відмови потрібне розумне обґрунтування.
Це з’ясували, а тепер перейдімо до питання документального оформлення та розрахунку відпусткових.
Як працівник іде у відпустку за минулі роки: за графіком чи за заявою?
Працівник може йти у відпустку за графіком. У графіку відпусток на поточний рік треба відобразити всі щорічні відпустки, якими працівник планує, за згодою роботодавця, скористатися у календарному році, на який складається графік. Тобто для кожного працівника можна зазначити не лише відпустку, що надається за поточний рік, а й залишки невикористаних відпусток за попередні роки.
При цьому в графіку не зазначається вид відпустки чи за який рік вона надаватиметься (принаймні не обов’язково це зазначати), просто конкретизується орієнтовна тривалість відпустки і місяць, у якому вона надаватиметься. А точні дати надання відпустки будуть зазначені вже в наказі про відпустку перед її наданням.
Якщо графіка відпустки на підприємстві немає (що є порушенням!), або в графіку певна відпустка не зазначена, або у працівника змінилися плани (щодо місяця відпустки, її тривалості тощо), працівник може іти у відпустку за заявою. Звісно, якщо керівник затвердить її.
Якщо працівник бажає піти у відпустку відразу на 48 днів (накопичені за два робочі роки), то немає потреби писати дві заяви за кожен робочий рік окремо.
Працівник писатиме одну заяву, в якій зазначить:
- дату, з якої хоче піти у відпустку;
- загальну кількість календарних днів відпустки.
Уточнювати, за який робочий рік надається відпустка, у заяві не обов’язково – ця інформація зазначається у наказі про відпустку, бо працівники не завжди мають такі дані. Водночас деякі роботодавці вимагають зазначати робочий рік і в заяві, тоді кадрова служба має надати працівникам цю інформацію для правильного заповнення заяви.
Приклад 1
Працівниця хоче піти у щорічну основну відпустку на 48 к. д. за 2 робочі роки 24.07.2024 – 23.07.2025 та 24.07.2025 – 23.07.2026 (по 24 к. д. за кожен рік). Роботодавець попередньо погодився, і працівниця пише заяву (див. зразок 1).
Зразок 1. Заява на щорічну відпустку
Оформлення наказу на відпустку
Наказ на відпустку видають на підставі заяви працівника. Якщо працівник іде у тривалу відпустку за декілька років одразу, як зазначено у прикладі, то наказ буде один. Два накази видавати не потрібно.
У наказі про надання відпустки мають бути такі реквізити:
1. Найменування юрособи вищого рівня (за наявності).
2. Найменування юрособи.
3. Код ЄДРПОУ.
4. Назва виду документа (НАКАЗ).
5. Дата (датою наказу є дата його підписання).
6. Місце складення.
7. Реєстраційний індекс (номер) наказу.
8. Заголовок до тексту документа – «Про надання (вид відпустки, власне ім’я, прізвище працівника)».
9. Текст:
- розпорядче слово (НАКАЗУЮ або НАДАТИ);
- прізвище, ім’я та по батькові працівника;
- назва посади та структурного підрозділу;
- вид відпустки (щорічна основна);
- тривалість відпустки (у календарних днях);
- період відпустки;
- робочий рік, за який надаєте відпустку (для щорічної);
- дата початку відпустки.
10. Підстава для видання наказу (заява).
11. Підпис керівника.
12. Візи.
13. Відмітка про ознайомлення.
Зразок 2. Наказ про надання щорічної відпустки
Обчислення відпусткових
Зазвичай середня заробітна плата розраховується на підставі виплат за 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку №100).
Проте й досі часто виникає запитання: чи потрібно рахувати дві середні зарплати, якщо працівник іде у відпустку за декілька робочих років?
У листі Мінекономіки від 24.05.2023 №4707-05/23798-09 фахівці Міністерства наголосили, що правила розрахунку середньої зарплати, які діють нині, стосуються і розрахунку щорічних відпусткових за минулі роки.
Йдеться про те, що середню зарплату для розрахунку відпусткових визначають виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку №100).
Тобто якщо є відпустки, які працівник не використав, наприклад за 2022 рік, і йде у відпустку у вересні 2026 року, то для розрахунку відпусткових розрахунковий період буде вересень 2025 р. – серпень 2026 р.
Приклад 1 (продовження)
Якщо працівниця йде в таку відпустку у травні 2026 року, то розрахунковим періодом визначають травень 2025 р. – квітень 2026 р. На підставі цього періоду обчислюють середньоденну зарплату, яка застосовується для оплати всіх 48 календарних днів щорічної основної відпустки.
Правила розрахунку відпусткових у 2026 році ми докладно (на прикладах) розглянули в статті «Розрахунок середньої зарплати для оплати відпустки у 2026 році: практичні приклади від редакції».
Що прочитати про відпустки у 2026 році?
- Графік відпусток на 2026 рік: покроковий алгоритм із затвердження для бухгалтерів і кадровиків (+ зразок)
- Щорічна основна відпустка у 2026 році: документальне оформлення, алгоритм дій і зразки документів від редакції
- Розрахунок середньої зарплати для оплати відпустки у 2026 році: практичні приклади від редакції
- Компенсація за невикористані відпустки у 2026 році: приклади розрахунку згідно законодавства
- Компенсація за невикористану відпустку без звільнення працівника (+ 4 зразки документів та 2 приклади)
- Як розрахувати відпусткові, коли дві відпустки йдуть одна за одною: поради бухгалтерам від редакції
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до цієї новини можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату , вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
