Оцифрування трудових книжок до 10 червня 2026 року: практичні відповіді на найпоширеніші запитання

1. Базові норми щодо оцифрування трудових книжок
2. Які відомості про трудову діяльність передаються до ПФУ в оцифрованому вигляді?
3. Як вказати порядковий номер місця трудових відносин?
4. Як визначити кількість роботодавців?
5. Чи враховувати при нумерації навчання у ВНЗ, роботу за договорами ЦПХ та інше?
6. Що робити, якщо відбулась зміна назви роботодавця?
7. Як вноситься запис про встановлення неповної зайнятості?
8. Внесення запису про встановлення рангу, період військової служби, про відпустку для догляду за дитиною тощо
9. Як відбувається оцифрування виправлень у трудовій книжці?
10. Чи можна буде підтвердити старий трудовий стаж після 10 червня?
11. Який порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій?

Нагадуємо: граничний строк подання сканкопій трудових книжок — 10 червня 2026 року. Тож процедура оцифрування трудової діяльності працівників виходить на фінішну пряму.

Водночас ПФУ дає підстави сподіватися, що оцифрування трудових книжок триватиме і після 10 червня 2026 року. Проте радимо не зволікати, адже вже минула половина квітня 2026 року.

Що кажуть ПФУ і Держпраці про граничний термін оцифрування трудових книжок?

• Оцифрування трудових книжок триватиме й після 10 червня 2026 року: позиція ПФУ
• Граничний термін сканування трудових книжок – до 10 червня 2026 року! Нагадування від Держпраці

Базові норми щодо оцифрування трудових книжок

Відповідно до п. 4 Порядку №11-1, відомості про трудову діяльність працівника подають через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді XML-файлу.

Щодо періодів до набрання чинності Законом України від 05.02.2021 №1217-IX "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі", такі відомості можна подати одним із двох способів:

1. у вигляді копій документів, передбачених законодавством, виготовлених шляхом сканування;
2. в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України з додаванням сканованих копій документів, на підставі яких формується такий запис.

Порада від редакції

Для кадровика і бухгалтера підприємства значно простіше обрати саме перший спосіб подання, тобто подання сканкопій.

Водночас другий спосіб також можна застосовувати. Однак на практиці під час його використання виникає чимало запитань і нестандартних ситуацій, які потребують окремих роз'яснень.

Чим ближче до дедлайну, тим більше виникає запитань щодо оцифрування трудових книжок. Сьогодні ми відповімо на деякі з них, які надійшли від наших читачів.

Які відомості про трудову діяльність передаються до ПФУ в оцифрованому вигляді?

Відомості про трудову діяльність працівника подають одноразово. Тому якщо трудову книжку вже оцифровано, а дані внесено на вебпортал ПФУ, повторно подавати їх після появи нових записів не потрібно.

Водночас п. 6 Порядку №11-1 передбачає випадки повторного подання. Це потрібно, якщо виявлено неправильний або неточний запис про періоди роботи чи страхового стажу після 1 липня 2000 року, а також якщо на вебпорталі електронних послуг ПФУ створено неправильний або неточний електронний запис в електронному кабінеті страхувальника чи застрахованої особи.

У разі повторного подання подають титульну сторінку трудової книжки та сторінки, до яких внесено зміни.

Ідеальний електронний запис складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника. Докладно див. у таблиці 1.

Таблиця 1. Склад електронного запису про трудову діяльність працівника

Однак електронна форма на порталі ПФУ має більше реквізитів, ніж зазначено у Порядку №11-1. Покажемо, як відбувається передача відомостей на практиці.

Розпочнемо із заповнення порядкового номера місця трудових відносин.

Як вказати порядковий номер місця трудових відносин?

Порядковий номер місця трудових відносин (або код суб'єкта) — це унікальний номер підприємства чи установи, з якою особа працювала. Він має єдине значення для всіх записів у трудовій книжці щодо одного роботодавця і не змінюється навіть у разі перейменування організації.

Приклад

• Якщо це перше місце роботи, то код суб'єкта буде "1".
• При переході до іншого роботодавця присвоюється наступний номер за порядком.
• Якщо працівник повертається на попереднє місце роботи, код суб'єкта залишається тим самим (наприклад, "1").

Як визначити кількість роботодавців?

Для цього можна скористатися кількома джерелами інформації:

• Форми ОК-5 та ОК-7. У цих документах відображаються дані про страховий стаж, заробітну плату та сплату внесків у розрізі страхувальників.
• Витяг з електронної трудової книжки (ЕТК). У ньому міститься детальна інформація про всі періоди роботи у конкретних роботодавців.

Усі ці дані формуються на основі Реєстру застрахованих осіб, адміністратором якого є Пенсійний фонд України.

Такий номер ідентифікується як код суб'єкта. Важливо, що при зміні назви підприємства код суб'єкта не змінюється (лист ПФУ від 14.08.2025 №2600-0604-8/145987).

Чи враховувати при нумерації навчання у ВНЗ, роботу за договорами ЦПХ та інше?

А чи треба враховувати навчання у ВНЗ, роботу за договорами ЦПХ, перебування працівника на обліку в центрі зайнятості як безробітного під час визначення порядкового номера роботодавця?

Якщо визначення порядкового номера розуміти буквально, то йдеться саме про трудові відносини. Тому, на нашу думку, порядковий номер слід присвоювати лише роботодавцям. Водночас під час оцифрування трудової книжки ви вноситимете всі записи послідовно. А це фактично означає, що порядковий номер доведеться зазначати щодо всіх страхувальників.

Зверніть увагу!

Щодо цього порядкового номера виникає багато запитань і сумнівів. Втім, з огляду на вже напрацьовану практику, можемо вас заспокоїти: навіть якщо в цьому реквізиті припустилися помилки, хвилюватися не варто. Надалі її все одно виправить ПФУ.

Що робити, якщо відбулась зміна назви роботодавця?

Чи треба передавати до ПФУ оцифрований запис про зміну назви підприємства, на якому працював працівник?

Звернімося до п. 5 Порядку № 11-1.

Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів мають бути придатні для сприйняття їх змісту.

Тож, відповідно, й інформацію про перейменування страхувальника слід також передати (див. таблицю 2).

Таблиця 2. Зміна назви страхувальника

Як вноситься запис про встановлення неповної зайнятості?

Нерідко в трудових книжках можна побачити записи про встановлення неповної зайнятості.

Іноді так помилково оформлюють зміну основного місця роботи на роботу за сумісництвом. Водночас КЗпП не передбачає такого переведення. Змінити основне місце роботи на сумісництво можна лише через звільнення з основного місця роботи та подальше прийняття на роботу за сумісництвом. Про це ми писали у статті "З основного місця роботи на сумісництво: поради Держпраці щодо оформлення"

Проте як би там не було, запис про встановлення повної або неповної зайнятості до трудової книжки вносити не потрібно. А навіть якщо попередній роботодавець такий запис вніс, на думку автора, не слід і оцифровувати такий запис, адже він жодним чином не впливає на страховий стаж працівника.

Якщо все ж таки вирішили оцифрувати такий запис, у реквізиті "Тип події" проставте "Період події (не враховується до трудового стажу)" і зазначте дату початку.

Внесення запису про встановлення рангу, період військової служби, про відпустку для догляду за дитиною тощо

А ось цих записів у трудовій книжці, як правило, немає.

Але на практиці часто виникає потреба оцифрувати відомості, що не були внесені до трудової книжки, але мають бути відображені в електронному обліку трудової діяльності.

Якщо потрібно передати до ПФУ цю інформацію в електронному вигляді, дійте за таким алгоритмом:

• Крок 1. Відскануйте підтвердний документ (цю сканкопію треба буде передати до ПФУ).
• Крок 2. Оцифруйте запис шляхом внесення відповідних відомостей до електронного запису.
• Крок 3. У реквізиті "Тип події" проставте відповідну позначку, наприклад: "Повідомлення про присвоєння рангу", "Строкова військова служба", "Догляд за дитиною до 3 років", "Період набуття освіти" тощо.

Якщо відповідної позначки немає, але такий період зараховується до страхового стажу, слід обрати позначку "Період іншої події (враховується до трудового стажу)".

Як відбувається оцифрування виправлень у трудовій книжці?

На практиці нерідко трапляються ситуації, коли в трудовій книжці є запис про виправлення помилки. Зазвичай це означає, що попередній запис визнано недійсним, а після цього внесено правильні відомості.

Для оцифрування таких записів можливі два підходи:

Шлях 1 — внести два окремі записи:

• помилковий запис із позначкою типу події "Інформ. повідомлення з датою події";
• правильний запис.

Шлях 2 — оцифрувати лише правильний запис.

Другий підхід виглядає більш обґрунтованим. Річ у тім, що правильний запис фактично одночасно виконує дві функції:

1. скасовує попередній помилковий запис;
2. фіксує коректні дані.

Тому, на думку автора, до електронної форми доцільно вносити саме правильний запис. Адже до неї все одно додається сканкопія трудової книжки, тому і неправильний запис, і його виправлення фахівці ПФУ зможуть побачити під час опрацювання поданих відомостей.

Чи можна буде підтвердити старий трудовий стаж після 10 червня?

Насамперед зазначимо: паперову трудову книжку працівникам варто й надалі зберігати, навіть якщо всі відомості з неї вже були оцифровані та передані до ПФУ. Вона може знадобитися, якщо дані про стаж раптом зникнуть із порталу ПФУ або раптом будуть виявлені розбіжності між даними, що були надіслані, і даними, що зберігаються в Реєстрі застрахованих осіб. Практика показує, що такі випадки, на жаль, трапляються.

Що ж до тих, хто не встигне оцифрувати паперову трудову книжку до 10 червня, є надія, що фатальних наслідків це не спричинить.

По-перше, законотворці пропонують продовжити строк переходу на ЕТК

Ми вже писали, що на сайті ВРУ зареєстровано законопроєкт №14257 від 27.11.2025 щодо продовження строку оцифрування трудових книжок. Станом на сьогодні цей законопроєкт має статус "Надано для ознайомлення".

Ним пропонують уточнити у Прикінцевих та перехідних положеннях Закону №1217, що включення ПФУ до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників буде здійснюватися протягом:

• дії воєнного стану в Україні
• та ще трьох років після його припинення або скасування.

Тобто, по суті, оцифрування трудових книжок пропонують подовжити.

По-друге, ПФУ не проти приймати оцифровані паперові документи і пізніше — у зручний час або під час звернення за пенсією

Про це ми писали тут. Така позиція ПФУ пов'язана не тільки із існуванням законопроєкту №14257, а і з тим, що неподання даних з паперової трудової книжки до 10 червня 2026 року може мати поважні причини.

Наприклад, на сайті Комітету з питань соціальної політики та захисту прав ветеранів зазначено: якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову книжку, зокрема через те, що людина не працювала останні п'ять років або з інших поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ чи самостійно пройти оцифрування, паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час або під час звернення до ПФУ за призначенням пенсії.

По-третє, вже є новий законопроєкт щодо підтвердження стажу за відсутності документів

Водночас 09.04.2026 р. Верховна Рада України ухвалила в цілому законопроєкт №13705-д. Ним вносять зміни до Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування".

Прийнятий закон має вдосконалити та спростити механізм зарахування стажу роботи до страхового стажу, якщо необхідні документи відсутні, зокрема через знищення підприємств, втрату архівів, тимчасову окупацію території України тощо. Відповідно, це має забезпечити реалізацію права громадян на належне пенсійне забезпечення.

Закон передбачає:

1. обов'язок ПФУ інформувати особу про відсутність у публічних електронних реєстрах відомостей, потрібних для призначення або перерахунку пенсії, а також про порядок підтвердження страхового стажу, у тому числі в судовому порядку;
2. зарахування до страхового стажу для визначення права на пенсію періодів роботи, за які не сплачено страхові внески, якщо у страхувальника є заборгованість зі сплати страхових внесків, але за такі періоди подано звітність;
3. можливість встановлення стажу за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній на підставі:
• наявних документів, що містять відомості про періоди роботи;
• показань не менше двох свідків, які знали заявника по спільній роботі, у випадках і порядку, визначених Кабінетом Міністрів України;
• рішення суду про встановлення періоду перебування у трудових відносинах і характеру виконуваної роботи.

Зазначимо, що останній пункт, тобто підтвердження стажу показаннями свідків, не є новим механізмом. Таке правило існує давно.

Йдеться про постанову КМУ від 12.08.1993 №637, якою затверджено Порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній.

Який порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій?

Основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження персоніфікованого обліку в системі загальнообов'язкового державного соціального страхування, є трудова книжка.

Якщо документи про стаж не збереглися, його підтвердження здійснюють органи Пенсійного фонду України на підставі показань свідків.

Зокрема, за відсутності документів про стаж і неможливості їх отримати через стихійне лихо, аварії, катастрофи або інші надзвичайні ситуації стаж роботи, що дає право на пенсію, встановлюють на підставі показань не менше двох свідків, які знали заявника по спільній роботі на одному підприємстві, в установі, організації, у тому числі колгоспі, або в одній системі. Це передбачено п. 17 Порядку № 637.

Як зазначається на сайті ПФУ, якщо трудову книжку втрачено, у ній немає записів про роботу або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу, набутого до 2004 року, можуть прийматися:

• дані з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування;
• виписки або довідки, складені, зокрема, на підставі даних з інформаційних, автоматизованих чи інформаційно-комунікаційних систем підприємств, установ, організацій;
• особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати;
• посвідчення, характеристики, письмові трудові договори та угоди з відмітками про їх виконання, а також інші документи, що містять відомості про періоди роботи;
• членські квитки профспілок за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків.

Якщо в реєстрі застрахованих осіб немає необхідних даних, а підприємство, установа чи організація розташовані на тимчасово окупованій території, у районі проведення воєнних дій, на території, яка перебувала в тимчасовій окупації, або якщо майно чи документи пошкоджено чи знищено внаслідок воєнних дій і це унеможливлює отримання додаткових документів, стаж роботи може бути встановлений на підставі показань не менше двох свідків. При цьому такі свідки мають:

• знати заявника за спільною роботою на одному підприємстві, в установі, організації або в одній системі;
• мати документи про власну роботу за той період, щодо якого вони підтверджують роботу заявника.