- Страх №1. Це незаконно
- Страх №2. Держпраці не прийме електронні документи
- Страх №3. Працівник потім скаже: «Я нічого не підписував»
- Страх №4. Усе одно доведеться залишати папери
- Страх №5. Це складно впровадити
Нагадаємо, що у 2026 році Мін'юст суттєво оновив Правила організації діловодства та архівного зберігання документів (наказ від 16.03.2026 №667/5). Це базовий документ для: органів влади; ОМС та всіх підприємств і установ.
Тоді були також уточнені правила щодо електронного кадрового обліку:
- використання удосконаленого електронного підпису та печатки;
- момент створення електронної копії;
- прив'язка реєстрації документа до підписання.
Наразі ж адвокатка Ганна Лисенко на своїй сторінці у Фейсбуці навела 5 найпоширеніших страхів роботодавців, які виникають у разі роздумів перейти на електронний кадровий облік.
Страх №1. Це незаконно
Насправді законодавство України не містить заборони на ведення кадрового документообігу в електронній формі.
Навпаки, Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», а також окремі норми КЗпП дозволяють роботодавцям впроваджувати електронний кадровий облік.
Страх №2. Держпраці не прийме електронні документи
Електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий, якщо він оформлений належним чином.
Проблеми виникають не через електронну форму, а через помилки в оформленні, підписанні або зберіганні документів.
Страх №3. Працівник потім скаже: «Я нічого не підписував»
Це один із найпоширеніших страхів роботодавців.
І частково він обґрунтований.
Саме тому для кадрових документів варто використовувати КЕП або УЕП та системи електронного документообігу.
Сканкопії, фото підпису, повідомлення у Viber, Telegram чи електронній пошті без електронного підпису створюють суттєві ризики під час трудового спору.
Страх №4. Усе одно доведеться залишати папери
Насправді вже сьогодні в електронну форму можна перевести:
- заяви працівників;
- накази;
- трудові договори та додаткові угоди;
- посадові інструкції;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- табелі;
- графіки відпусток;
- службові записки, акти, пояснення.
Водночас окремі документи з військового обліку або охорони праці потребують додаткової оцінки ризиків та вимог законодавства.
Страх №5. Це складно впровадити
Найбільша помилка — думати, що достатньо купити програму і все запрацює автоматично.
Для безпечного переходу роботодавцю бажано:
- затвердити Положення про електронний документообіг;
- видати наказ про запровадження ЕДО;
- визначити перелік документів, які ведуться електронно;
- встановити порядок підписання, зберігання.
Електронний кадровий облік — це вже не майбутнє, а реальність.
***
Суперечки щодо того, чи потрібно ставити відмітку «Копія» на копіях документів, тривали не один рік. Тепер питання врегульовано: Мін’юст наказом від 16.03.2026 №667/5 чітко визначив і обов’язок, і місце розташування такої відмітки. Про це докладно ми розповідали в аналітиці:
Відмітка «Копія» на документах: де і як слід її проставляти згідно з новим наказом Мін’юсту №667/5
