Строки виплати заробітної плати у ФОП – 2026

1. Як часто і коли виплачувати зарплату: що каже закон
2. Аванс і остаточний розрахунок: які конкретно дати обрати
3. Що робити, коли день виплати випадає на вихідний
4. Штрафи за порушення строків виплати заробітної плати
5. Воєнний стан: чи рятує він від штрафу
6. Сплата податків за працівників: чи можна одним платежем
7. Кадрова документація ФОП: той самий обсяг, що й у юросіб
8. Висновок

«YANKIV. Юридична компанія» розбирає по поличках, коли і скільки разів треба платити, що буде за порушення і які документи інспекція з питань праці очікує побачити під час перевірки.

Як часто і коли виплачувати зарплату: що каже закон

Почнемо з базового правила, навколо якого крутиться все інше. Заробітна плата виплачується регулярно, у робочі дні, не рідше двох разів на місяць (ст. 115 КЗпП). Це не рекомендація і не «бажано» – це обов’язок, від якого роботодавець не може відмовитися навіть за власною ініціативою.

Між двома виплатами діють два жорсткі обмеження. Перше: проміжок часу між ними не повинен перевищувати 16 календарних днів. Друге: остаточний розрахунок за відпрацьований місяць проводиться не пізніше 7-го числанаступного місяця. Простіше кажучи, зарплату за червень потрібно остаточно закрити не пізніше 7 липня.

Окремо варто наголосити на тому, що навіть згода самого працівника не рятує. Якщо людина каже «мені зручніше отримувати все одним платежем раз на місяць» – це не звільняє роботодавця від обов’язку платити двічі. Порушення ст. 115 КЗпП залишається порушенням незалежно від того, хто і чого хоче.

Аванс і остаточний розрахунок: які конкретно дати обрати

На практиці виплата ділиться на дві частини. Аванс – це зарплата за першу половину місяця, яка виплачується у період з 16-го до 22-го числа поточного місяця. Остаточний розрахунок – це виплата за другу половину місяця, яка припадає на період з 1-го до 7-го числа місяця, наступного за відпрацьованим.

Щоб не рахувати 16 днів щоразу вручну, можна одразу орієнтуватися на готові пари дат. Кожна з них витримує і вимогу про два рази на місяць, і обмеження у 16 днів, і правило «не пізніше 7-го числа»:

1. 1-е та 16-е (17-е) число
2. 2-е та 17-е (18-е) число
3. 3-є та 18-е (19-е) число
4. 4-е та 19-е (20-е) число
5. 5-е та 20-е (21-е) число
6. 6-е та 21-е (22-е) число
7. 7-е та 22-е число

Зверніть увагу на верхню межу: виплачувати 23-го числа вже не можна, бо тоді порушується вимога про остаточний розрахунок не пізніше 7 днів після завершення періоду. Тобто 22-е – це остання припустима дата для другої виплати.

Тут є ще один важливий нюанс, який легко проґавити. Роботодавець має визначити чіткі терміни виплати й дотримуватися їх постійно. Не може бути ситуації, коли в одному місяці друга частина виплачується 1-го числа, а в наступному – 5-го чи 7-го. «Плаваючі» дати – це теж порушення, навіть якщо формально ви вкладаєтеся у дозволені проміжки.

Якщо хочете закріпити конкретні дати (наприклад, 7-е та 22-е), їх прописують у колективному договорі або іншому нормативному акті роботодавця – скажімо, у Положенні про оплату праці, погодженому з уповноваженим представницьким органом трудового колективу. І прописувати треба саме конкретні числа, а не інтервали «з 1-го по 7-е».

Що робити, коли день виплати випадає на вихідний

Окреме питання – як діяти, якщо встановлена дата збігається з вихідним, святковим або неробочим днем. Закон тут однозначний: зарплата виплачується напередодні, тобто в останній робочий день перед вихідним чи святом (ч. 2 ст. 115 КЗпП, ч. 2 ст. 24 Закону про оплату праці).

Розглянемо на прикладі. Припустимо, датою остаточного розрахунку ви встановили 7-е число, а працюєте за п’ятиденним графіком із вихідними в суботу й неділю. Якщо 7-ме число випадає на вихідний, зарплату слід виплатити раніше – у найближчу п’ятницю перед ним.

Окрема приємна деталь: цю вимогу не потрібно щомісяця переписувати в положенні про оплату праці, бо вона працює автоматично як норма закону. І навіть якщо через таке перенесення проміжок між виплатами цього разу перевищить 16 днів – порушення тут не буде, адже наступна виплата відбудеться у встановлений вами строк.

Штрафи за порушення строків виплати заробітної плати

Тепер про неприємне – про ціну питання. За порушення строків виплати зарплати більш ніж на один місяць, виплату її не в повному обсязі чи інших передбачених законодавством про працю виплат передбачений штраф у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати на момент виявлення порушення (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП). На сьогодні це 25 941 грн за один зафіксований факт.

До цього додається ще й адміністративна відповідальність за ст. 41 КУпАП, яку накладають персонально. За перше порушення штраф становить від 510 до 1700 грн, а за повторне протягом року – від 1700 до 5100 грн. Тобто одна й та сама недбалість у датах виплати може «вистрелити» одразу з двох боків. Сума виходить така, що економія на дотриманні строків виглядає сумнівною ідеєю.

Воєнний стан: чи рятує він від штрафу

Багато хто сподівається, що воєнний стан автоматично знімає всі санкції. Це не зовсім так. У період дії воєнного стану штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовуються за умови, що роботодавець у повному обсязі та у встановлений строк виконав приписи про усунення порушень, виявлених під час позапланових заходів державного нагляду (ч. 3 ст. 16 Закону від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Звучить як рятівне коло, але є логічна пастка. Як можна «усунути» вже допущене порушення строків виплати, якщо воно сталося в минулому? Машини часу, щоб злітати назад і виплатити зарплату вчасно, у ФОП немає.

Можливо, інспекція з питань праці вважатиме усуненням, наприклад, затвердження Положення про виплату заробітної плати з чіткими термінами. А можливо, й ні – однозначної відповіді тут немає. Тому найнадійніша стратегія проста: не порушувати від самого початку.

Окремо закон регулює ситуації, коли виплатити зарплату вчасно об’єктивно неможливо через бойові дії (ст. 10 Закону №2136). Зарплата виплачується на умовах трудового договору, а роботодавець зобов’язаний вживати всіх можливих заходів для своєчасної виплати.

Якщо ж порушення сталося внаслідок бойових дій чи іншої непереборної сили й це доведено, роботодавець звільняється від відповідальності. Але – і це принципово – звільнення від відповідальності не звільняє від самого обов’язку виплатити зарплату.

За потреби строк виплати може бути відтермінований до моменту відновлення діяльності.

Сплата податків за працівників: чи можна одним платежем

Разом із зарплатою виникають і податкові обов’язки. ФОП сплачує всі зарплатні податки – ЄСВ, ПДФО та військовий збір – у момент виплати заробітної плати.

На практиці це можна оптимізувати: під час виплати за першу половину місяця (наприклад, 20-го числа) ФОП сплачує всю суму податків одразу, а при перерахуванні другої частини (приміром, 5-го числа) в призначенні платежу зазначає, що вся сума податків уже сплачена відповідної дати.

Платити за кожного працівника окремо не потрібно. За всіх найманих працівників можна перерахувати кошти трьома загальними платежами – окремо ПДФО, окремо військовий збір і окремо ЄСВ. У призначенні платежу достатньо вказати загальне формулювання, наприклад «ПДФО із зарплати за такий-то період».

А вже суми нарахованих і сплачених податків та зборів у розрізі кожного працівника відображаються у Податковому розрахунку. Тут діють різні строки подання: ФОП та особи, які провадять незалежну професійну діяльність, подають цей звіт протягом 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу, тоді як інші податкові агенти – протягом 20 календарних днів після закінчення звітного місяця.

Кадрова документація ФОП: той самий обсяг, що й у юросіб

І останнє, про що часто забувають. ФОП із найманими працівниками зобов’язаний вести таку ж саму кадрову документацію, як і юридична особа. Жодних спрощень тут немає – це повноцінний пакет документів, який перевіряючі мають право запитати.

До обов’язкового переліку входять, зокрема:

• штатний розпис;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• табель обліку робочого часу;
• заяви працівників (прийом на роботу, звільнення, відпустки);
• накази (розпорядження) з кадрових питань щодо особового складу;
• книга наказів (журнал обліку наказів);
• особові картки працівників за формою №П-2;
• трудові книжки та Книга обліку руху трудових книжок – на вимогу працівника;
• графік відпусток;
• трудові договори (угоди, контракти);
• колективний договір – у випадку його укладання;
• посадові інструкції працівників;
• журнал ознайомлення працівників із локальними нормативними актами;
• дозвіл на обробку персональних даних і зобов’язання про їх нерозголошення.

Окремо варто прояснити питання колективного договору, бо воно стабільно викликає плутанину. Ініціатором його укладання є трудовий колектив, а не роботодавець.

Якщо наймані працівники не висувають вимоги про укладання колективного договору, ФОП не може укласти його за власною ініціативою – і в такому разі його може просто не бути. Тобто відсутність колдоговору сама по собі не є порушенням, коли немає відповідної вимоги з боку колективу.

Висновок

Дотримання строків виплати заробітної плати – це базова гігієна для будь-якого ФОП-роботодавця. Правила прості: платити двічі на місяць, із проміжком не більше 16 днів, із остаточним розрахунком до 7-го числа, у чітко зафіксовані дати, а в разі вихідного – напередодні.

Ціна недбалості висока: 25 941 грн за ст. 265 КЗпП плюс адмінштраф за ст. 41 КУпАП, і воєнний стан тут не дає гарантованого імунітету. Додайте до цього повноцінний пакет кадрових документів і коректну сплату податків – і ви закриєте більшість питань, які виникають під час перевірки.