Забезпечення працівників для виконання їх трудових обов’язків: деталі від Держпраці на 2026 рік

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради на своїй сторінці у Facebook надає відповідь на запитання: «Покладення на працівника витрат, пов’язаних із забезпеченням виконання трудових обов’язків: хто має забезпечувати трудовий процес?».

Уявімо звичайну ситуацію: керівник просить працівника терміново роздрукувати документи.

Принтер є, але паперу немає.

Працівник купує пачку паперу за власні кошти, роздруковує документи й продовжує працювати.

Здавалося б, дрібниця.

Але якщо такі ситуації стають систематичними, виникає цілком конкретне трудове питання: «Хто фактично несе витрати, необхідні для виконання роботи – роботодавець чи працівник?».

Кодекс законів про працю України покладає на роботодавця обов’язок належним чином організувати роботу працівника.

Зокрема, відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 29 КЗпП, до початку роботи роботодавець має поінформувати працівника про визначене робоче місце та забезпечення необхідними для роботи засобами.

Тобто працівник укладає трудовий договір для того, щоб виконувати роботу за певною посадою, а роботодавець, зі свого боку, має організувати трудовий процес і забезпечити працівника необхідними для роботи засобами.

Тому ситуація, коли працівник регулярно змушений купувати необхідні для роботи речі за власні кошти, потребує уваги.

Папір, ручка, принтер – хіба це справді проблема?

На перший погляд – ні.

Один раз купити ручку чи кілька аркушів паперу за власні кошти може здатися незначною побутовою ситуацією.

Але уявімо інше:

• працівник щомісяця купує папір для службового друку;
• самостійно купує канцтовари;
• використовує власний принтер і оплачує картриджі;
• працює на власному ноутбуці;
• використовує особистий телефон для службових дзвінків;
• оплачує мобільний інтернет, необхідний для виконання роботи.

У такому випадку питання вже не в одному аркуші паперу.

Питання в тому, чи не перекладаються витрати на організацію трудового процесу з роботодавця на працівника.

Непоодинокими є випадки, коли у працівника на робочому місці немає принтера.

Керівник регулярно просить друкувати документи вдома.

У результаті працівник використовує власне обладнання, електроенергію, папір і картридж для виконання роботи в інтересах роботодавця.

Або ж роботодавець не надав комп’ютер, але працівник повинен працювати з електронними документами, поштою та робочими програмами.

У такій ситуації потрібно встановити, чи передбачено використання особистого обладнання та хто несе пов’язані з цим витрати.

Використання власного телефону для службових дзвінків, коли працівник протягом робочого дня телефонує клієнтам або іншим працівникам зі свого особистого номера, також вимагає з’ясування, чи є такі дзвінки частиною трудових обов’язків та чи передбачено відшкодування відповідних витрат.

Однак чи завжди роботодавець зобов’язаний компенсувати такі витрати?

Не кожне використання працівником власного майна автоматично означає виникнення обов’язку роботодавця компенсувати витрати.

Необхідно враховувати конкретні обставини, наприклад:

• чи є відповідна робота трудовим обов’язком працівника;
• чи було використання власного майна необхідним для виконання роботи;
• хто ініціював таке використання;
• чи знав про це роботодавець;
• чи було використання добровільним;
• чи передбачені відповідні умови трудовим або колективним договором;
• чи здійснюється працівнику компенсація.

Тобто сама по собі наявність у працівника власного ноутбука або принтера ще не означає порушення.

На що звернути увагу роботодавцю?

Роботодавцю варто заздалегідь визначити, чим саме забезпечується працівник для виконання його трудових обов’язків.

Якщо працівник повинен друкувати документи – мають бути організовані умови для друку.

Якщо робота передбачає використання комп’ютера – має бути вирішене питання відповідного обладнання.

Якщо працівник використовує особисте майно – доцільно врегулювати порядок такого використання та, коли це передбачено законодавством або домовленістю сторін, питання компенсації.

Що важливо для працівника?

Якщо працівник регулярно витрачає власні кошти на виконання роботи, не варто обмежуватися усною домовленістю.

Доцільно мати підтвердження:

• доручення роботодавця;
• придбання матеріалів;
• використання власного обладнання;
• понесених витрат.

Це допоможе встановити, чи були витрати пов’язані саме з виконанням трудових обов’язків та відрізнити звичайне добровільне використання особистих речей від ситуації, коли на працівника фактично покладаються витрати, пов’язані з організацією та забезпеченням його роботи.