Оформлюємо виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Питання покладення на працівника обов’язків тимчасового працівника регулюються:

- Кодексом законів  про працю (далі - КЗпП);

- Постановою Ради Міністрів СРСР «Про порядок та умови суміщення професій (посад) » від 04.12.1981 р. №1145 (далі  - Постанова №1145);

- Роз’яснення Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.1965 р. №30/39 (далі – Роз’яснення №30/39)

Для регулювання вищезгаданих питань застосовуються акти СРСР, які не суперечать Конституції України та Законам, відповідно до постанови ВРУ «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.1991 р. №1545.

Відповідно до цих нормативно-правових актів, основними видами виконання обов’язків відсутнього працівника є:

• призначення працівника «виконуючим обов’язки»;
• покладення на іншого працівника виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;
• тимчасове заступництво (замісництво).

Розглянемо докладно кожен з цих видів.

«Виконуючий обов’язки»

Відповідно до п. 2 Роз’яснення №30/39 не допускається призначення працівника «виконуючим обов’язки» за вакантною посадою. Такі дії можливі лише за посадою, призначення на яку здійснюється вищим органом управління.

Тому цей метод не підходить для виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. 

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Статтею 105 КЗпП та п. 2 Постанови №1145 передбачено порядок та умови виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників без звільнення від своєї основної роботи.

Особливостями такого способу виконання додаткових обов’язків:

• обов’язки виконуються протягом робочого часу за основною посадою без збільшення робочого часу;
• виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника може бути тоді, коли працівник разом зі своєю основною роботою, зазначеною в трудовому договорі, зможе виконувати ще й обов’язки іншого тимчасово відсутнього працівника.
• виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника за своєю суттю є заміною працівника відсутнього у зв'язку з хворобою, відпусткою тощо. Коли за ним зберігається його робоче місце (Лист Мінпраці від 19.04.2011 р. №126/06/186-11).

Зверніть увагу, це не суміщення посад.  Ми про це зазначали тут.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника дозволяється лише за згодою працівника та на підставі наказу. У день виходу працівника на роботу, обов’язки якого виконувалися, припиняється виконання його обов’язків іншим працівником. Окремого наказу про припинення обов’язків видавати не потрібно.

Запис до особової картки №П-2 та до трудової книжки про виконання обов’язків не робиться. Але до особової справи може бути додано наказ про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Відповідно до ст. 105 КЗпП, за додаткове навантаження, що виникло на підставі виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника  без звільнення від своєї основної роботи провадиться доплата.

Для підприємств недержавної форми не встановлюються обмеження чи заборони щодо встановлення в колективних договорах додаткових порівняно з чинним законодавством гарантій і пільг. Тож розмір доплати може бути й 100% від посадового окладу відсутнього працівника. Конкретний розмір доплати визначається керівником підприємства у наказі про покладення на працівника обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Алгоритм дій роботодавця:

1. Обираємо, хто буде заміщати тимчасово відсутнього працівника.
2. Визначаємося, в якому розмірі оплачувати таке виконання.
3. Видаємо наказ щодо тимчасового виконання обов’язків іншого працівника. В ньому зазначаємо порядок роботи того, хто ці обов’язки виконує та порядок оплати.
4. Ніяких записів у трудовій книжці та в особовій картці не робимо. 

Тимчасове заступництво або замісництво

Це питання не врегульоване чинним законодавство, тож керуватимемося актами законодавства СРСР, а саме Роз’ясненнями №30/39.

Тимчасовим заступництвом (замісництвом) вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, якщо це викликано виробничою необхідністю із звільненням від основної роботи.

Проте в листі Мінсоцполітики від 21.01.2011 р. №590/13/84-11 знаходимо дещо інше визначення. На їхню думку, тимчасове заступництво (замісництво) – це виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою, коли воно пов'язане з розпорядчими функціями, працівником, який працює на тому ж підприємстві.

За своєю суттю тимчасове заступництво (замісництво) може розцінюватися як тимчасове переведення працівника на іншу посаду, що регулюється ст. 33 КЗпП. Тимчасовий заступник (замісник) звільняється від виконання своїх обов’язків та виконує лише обов’язки тимчасово відсутнього працівника. Тимчасове заступництво (замісництво) оформляється наказом керівника та погоджується з працівником.

Щодо оплати праці в такому випадку. Тимчасовому заміснику (заступнику), крім його зарплати за основною роботою, виплачують, ще різницю  між його фактичним окладом та посадовим окладом працівника, якого він заміщує (якщо він не є його помічником або штатним засупником).

Також зверніть увагу на лист Мінпраці від 19.04.2011 р. №126/06/186-11, в якому зазначається, що не мають права на отримання доплати головні інженери підприємств. 

Згідно з абазацом третім пп «б» п. 1 Роз’яснення 30/39, окрім доплати у вигляді різниці в окладах, також може бути нараховано премію тимчасовому заступнику.