У ФОПа, як і в юридичних осіб, що використовують працю найманих працівників, повинна вестися вся кадрова документація відповідно до чинних норм законодавства.
Такою на сьогодні є позиція Держпраці, а підтвердження цього Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва зазначав у своїх листах від 18.02.2011 р. №1751 та від 24.02.2011 р. №1875.
А що буде, якщо цих документів підприємець не вестиме? Будуть штрафи, принаймні, передбачені ст. 265 КЗпП, розмір яких напряму залежить від того, які документи відсутні. Наприклад, якщо працівник не буде оформлений на роботу (відсутній наказ про його прийняття), то штраф на кожного такого працівника становитиме 10 мінімальних зарплат. А якщо такий наказ є, але відсутнє повідомлення про його прийняття, підприємцю загрожуватиме штраф у розмірі 1 мінімальної зарплати (один штраф за всі «інші порушення»).
Далі наведемо перелік кадрових документів, про які має подбати підприємець. Цей перелік не є вичерпним (зокрема, типової форми кадрового наказу/розпорядження на всі випадки життя не існує, а причини її складання можуть бути різними), але ми намагались розглянути найбільш поширені форми.
Штатний розпис
Почнемо з найбільш скандально відомої вимоги Держпраці – складати штатний розпис ФОП.
Останні кілька років фахівці цієї служби стверджують: питання, пов’язанi з облiком штатних працiвникiв, регулюються наказом Держкомстату вiд 28.09.2005 р. №286, дiя якого поширюється на всiх юридичних осiб, їх фiлiї, представництва та iншi вiдокремленi пiдроздiли, а також на фiзичних осiб – пiдприємцiв, що використовують найману працю.
На підставі цього Держпраці вважає, що вимоги визначити, які працівники перебувають у штаті (і, власне, сам штат) поширюються і на ФОП. Про це, а також про те, як, власне, складають штатний розпис, ми писали тут.
Заяви працівника
Чинним законодавством не передбачено обов’язку написання заяви щодо прийому на роботу взагалі, і зокрема у ФОП.
Як зазначають деякі фахівці «заява – це данина правовому звичаю, що покликана показати волевиявлення працівника, на підставі якого роботодавець видав наказ про прийняття на роботу.»
Тож, якщо в наказі про прийняття зазначаються всі умови праці, такі як посада, зарплата, виконувана робота, дата початку роботи та працівник поставив свій підпис в знак ознайомлення з ним – навіть за відсутності заяви трудовий договір буде вважатися укладеним.
Але є випадки, в яких без заяви не обійтись. Наприклад, для того, щоб звільнення працівника відбулось за власним бажанням, він має про це бажання письмово повідомити роботодавця і в більшості випадків робить це заздалегідь (ст. 38 КЗпП). Те саме стосується і випадку, коли працівник просить надати йому відпустку, яка не була зазначена в графіку відпусток, або ж перенести/поділити щорічну основну відпустку (ст. 11-12 Закону про відпустки). В цих випадках одного наказу і згоди з ним працівника недостатньо, якщо треба довести, що ініціатором цієї події є сам працівник.
Кадрові накази (розпорядження)
У ФОПа, в якого є наймані працівники, мають бути кадрові накази, аналогічні до тих, які є у юросіб.
За призначенням накази, як правило, поділяють на три групи:
- з питань основної діяльності;
- з адміністративно-господарських питань;
- з особового складу (з кадрових питань).
Накази з особового складу або з кадрових питань можуть оформлюватися на підставі типових форм первинної облікової документації зі статистики праці (Наказ №489), до яких належать накази:
- про прийняття на роботу (типова форма №П-1);
- про надання відпустки (типова форма №П-3);
- про припинення трудового договору (контракту) (типова форма №П-4).
Щодо цих форм у підприємця вибір: або їх дотримуватись, або розробити власні форми наказів. А ось решта форм наказів підприємцю доведеться розробляти самостійно, адже їх типової форми не існує.
Журнал обліку кадрових документів
Якщо є накази, то повинен бути і їх облік (та нумерація). Накази з особового складу реєструються й обліковуються в журналі реєстрації наказів.
Законодавство не визначає форми такого журналу. Приблизна форма журналу реєстрації наказів рекомендована Міністерством праці та соціальної політики України в листі від 19.10.2005 р. №09-487 «Про реєстрацію наказів щодо особового складу».
Журнал реєстрації наказів повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений підписом та печаткою за її наявності.
Наказ (розпорядження) про прийняття
Наказ про прийняття на роботу до ФОПа необхідний. Як правило, наказ оформлюється у довільній формі, але за основу береться типова форма №П-1, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489. (див – Зразок)
В наказі слід звертати увагу на зазначення зокрема такої інформація:
- дата прийняття на роботу і статус місця роботи (основне, за сумісництвом);
- якщо трудові відносини укладаються на певний період, треба зазначити його тривалість та причини такого обмеження (ці причини мають бути поважними, ст. 23 КЗпП). Особливу увагу зверніть на норми ст. 39-1 КЗпП;
- конкретний розмір заробітної плати і графік роботи працівника;
- тривалість випробувального терміну.
Дата прийняття на роботу (тобто, початку виконання працівником його трудових обов’язків) є важлива тому, що підприємці, так само, як юрособи, зобов’язані повідомити податківців про цю подію. Інакше працівника заборонено допускати до роботи (ст. 24 КЗпП).
Форма і порядок повідомлення ДФС про прийняття працівника на роботу затверджено постановою КМУ від 17.06.2015 р. №413. Повідомлення повинне бути відправлене суб’єктом господарювання та отримано органами Державної фіскальної служби до моменту фактичного допуску працівника до роботи. Щоб уникнути непорозумінь, Держпраці рекомендує подавати повідомлення напередодні дня від дати початку роботи працівника, тобто дата наказу про прийняття працівника на роботу та дата початку роботи працівника не повинні співпадати.
Щодо розміру зарплати найманого працівника, то тут спеціальних правил для підприємців не існує. Але вони зобов’язані дотримуватись загальних правил, встановленим КЗпП та Законом про оплату праці, зокрема, щодо мінімального розміру місячного посадового окладу (не нижче за прожитковий мінімум для працездатних осіб) та решта мінімальних гарантій з оплати праці. Докладно про це ми писали тут.
ФОП вправі встановлювати випробувальний строк для найманих працівників. Та є певні категорії осіб, для яких випробування під час прийняття на роботу не встановлюється (частина третя, ст. 26 КЗпП).
Строк випробування може застосовуватися роботодавцем із метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Зверніть увагу, це право, а не обов’язок роботодавця.
Випробувальний строк може встановлюватися лише за взаємною згодою роботодавця та працівника.
Якщо сторони домовилися про випробувальний строк, про це обов’язково зазначається в наказі про прийняття на роботу та письмовому в трудовому договорі (при наявності).
Строк випробування під час прийняття на роботу, якщо інше не встановлено законодавством України, не може перевищувати 3-х місяців, а для робітників – 1-го місяця (ст. 27 КЗпП).
Отже, ФОПи мають право встановлювати випробувальний строк для найманих працівників, за таких умов:
- випробувальний строк установлюють за згодою працівника;
- умови та тривалість випробувального строку обумовлюють у наказі про прийняття на роботу й у трудовому договорі (при наявності);
- установлювати випробувальний строк можна всім категоріям працівників, окрім осіб, перелічених у ч. 3 ст. 26 КЗпП.
Звернімо увагу, що під час випробування на працівників повною мірою поширюється трудове законодавство та виплачується повний розмір зарплати, обумовлений угодою сторін (не менше мінімальної зарплати за виконану норму праці).
Письмовий трудовий договір
Додержання письмової форми є обов'язковим при укладенні трудового договору з фізичною особою (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Зазначена норма КЗпП зобов'язує підприємців укладати трудові договори виключно у письмовій формі.
При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи. Це факти відомі, а як щодо типової форми такого трудового договору?
Держпраці роз’яснює, що підприємці можуть використовувати форму трудового договору, яка затверджена наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 08.06.2001 р. №260. При цьому рядки такого договору, які раніше заповнювали співробітники центру зайнятості не заповнюються. Адже з 01.01.2015 року фізичним особам – підприємцям більше не потрібно реєструвати трудові договори в центрах зайнятості.
Втім, можливість використання типової форми трудового договору не означає обов’язок такого використання. Тобто, підприємець має повне право розробити форму трудового договору самостійно і вносити до нього усі необхідні зміни. Але, звісно, що зміст такого договору не повинен суперечити КЗпП та решта законодавства з праці, податкового та соціального законодавства.
Трудовий договір вважається укладеним тільки після того, як його підписали роботодавець і працівник і видано наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу.
Трудова книжка
Відповідно до ч. 3 ст. 48 КЗпП трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють понад 5 днів. Відповідно до п. 2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці, Міністерства соціального захисту населення, Міністерства юстиції від 29.07.1993 р. №58, заповнення трудової книжки вперше проводиться роботодавцем не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу.
Працівник, з яким укладається трудовий договір за основним місцем роботи, повинен надати роботодавцю трудову книжку. А працівнику, який приступає до роботи вперше і трудової книжки немає, її має завести роботодавець (який повинен мати бланки таких трудових книжок).
Але чи поширюються ці вимоги на підприємців? Так, і ми про це зазначали тут. Навіть у випадку заповнення трудової книжки вперше, підприємець має право підписати першу сторінку трудової книжки, як особа відповідальна за видання трудових книжок.
У п. 2.12 Інструкції №58 зазначається про необхідність завірення печаткою підприємства (або печаткою відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка. Та якщо підприємець не має печатки, то записи в трудовій книжці завіряються лише підписом підприємця (Лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. №492/06/186-15).
Записи в трудову книжку про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу чи звільнення, а також про нагороди й заохочення ФОП уносить після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення, і вони повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою (за її наявності).
Але є і відмінність: підприємець не веде облік трудових книжок та не зберігає їх. Про це йдеться, зокрема, у листі Мінсоцполітики від 20.03.2019 р. №14/0/23-19/133.
Особова картка та особова справа
Особова справа – це комплект кадрової документації щодо певного працівника. Як правило, вона складається з кадрових наказів щодо цього працівника та оригіналів або копій документів, на підставі яких ці накази були складені (копія першої сторінки паспорта або іншого документу, що посвідчує особу, копія витягу з реєстру фізосіб-платників податків, копії дипломів та сертифікатів, довідок та посвідчень).
Є один нюанс: ФОП не повинні вести особові справи. Порядок ведення особових справ визначений Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях. Однак їх ведення досить спрощує пошук у документах необхідної інформації.
А ось обов'язок вести особові картки працівників, на думку Держпраці, поширюється і на підприємців.
При цьому ведення особової картки за типовою формою, яка затверджена наказом Держкомстату, Міністерства оборони України від 25.12.2009 р. №495/656, не є обовязковим. Водночас така форма містить важливу облікову інформацію, яка згідно з законодавством, має вестися роботодавцем. А саме, відомості про військовий облік; призначення працівника та переведення; надання відпусток. Отже, підприємець може розробити власну форму особової картки працівника, але при цьому має пам’ятати про обов’язкові відомості, які ця картка повинна містити. Докладно про заповнення цієї форми ми писали тут.
Посадова інструкція
Вважаємо, ФОПам теж потрібно створювати посадові інструкції для працівників, яких вони наймають. Оскільки кожен працівник має знати, про свої права та обов’язки покладені на нього.
Необхідність посадових інструкцій непрямо випливає зі ст. 29 КЗпП, яка говорить про обов’язкове роз’яснення працівнику його прав й обов’язків. Посадові інструкції – внутрішні нормативні акти, які визначають основні функціональні права, обов’язки, відповідальність працівників. Отже, складати їх варто для працівників всіх посад (професій), що працюють в підприємця.
Докладно про складання посадових інструкцій ми писали тут.
Правила внутрішнього трудового розпорядку
Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР) потрібні кожному роботодавцю, а отже, і підприємцю. Звісно у ФОПів, у яких два-три найманих працівника така рекомендація викличе здивування. Та, якщо у підприємця таких працівників вже кілька десятків, то він і сам буде зацікавлений у наявності цього кадрового документу.
Про ПВТР йдеться у ст. 142 КЗпП, і хоча там мова йде лише про підприємства, установи, організації, та не зайвим буде створити цей документ і ФОПу. Адже ст. 29 КЗпП, говорить про те, що у будь-якого роботодавця є обов’язок знайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку (а щоб це зробити, потрібно ПВТР мати).
Звісно, що кожен роботодавець розробляє власні Правила. Але вони повинні відповідати за змістом типовим ПВТР, затвердженим постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. №213.
ПВТР можуть містити таку інформацію:
- порядок прийняття на роботу (строки випробування при прийнятті на роботу для різних категорій людей) та звільнення;
- робочий час (початок, закінчення та ін.);
- час відпочинку (початок і закінчення роботи);
- порядок надання відпусток;
- порядок переведення/переміщення працівників (у т.ч. у випадках зміни істотних умов праці, простою та ін.);
- порядок застосування до працівників заходів заохочення;
- відповідальність за порушення трудової дисципліни та порядок дисциплінарних стягнень;
- права та обов’язки працівників.
Таким чином, якщо працівник уважно ознайомиться та поставить свій підпис під ПВТР, він вже не скаже, що не знав, що на робочому місці він має бути о восьмій, а не о десятій, або не знав, які правила надання відпусток чи оголошення простою.
Табель обліку робочого часу
Підстава для нарахування заробітної плати працівників – це табель обліку робочого часу. Тому, якщо працівники підприємця отримують оплату за відпрацьований час (за місячною або годинною тарифною ставкою, окладом), без табелю йому не обійтись.
Табель має типову форми №П-5 «Табель обліку використання робочого часу» який затверджено Наказом №489. Також ФОП може користуватися будь-якою іншою зручною для нього формою.
Ця форма має рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для ведення обліку робочого часу та нарахування заробітної плати.
При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку у роботодавця. ФОП має право на спрощення типової форми табеля.
Слід залишити в ній лише необхідні йому показники, але такий документ обов’язково має складатися будь-яким роботодавцем незалежно від його організаційної форми.
Табель обліку робочого часу виконує декілька важливих функцій – він є підставою для нарахування заробітної плати, надбавок, доплат і т.д., підтверджує додержання чи перевищення норми робочого часу, підтверджує роботу працівників на умовах неповного робочого часу, – то він буде об’єктом уваги для:
- податківців в частині правильності нарахування ЄСВ на зарплату тих, хто працює неповний робочий час або отримує зарплату в розмірі менше мінімальної;
- інспекторів з праці – в частині додержання трудового законодавства щодо робочого часу працівників та правильності його оплати.