Визначення та цілі табелю
На виконання вимог КЗпП (глави IV – VII) та інших законодавчих актів про працю на підприємствах, в установах, організаціях необхідно вести облік робочого часу. Так, наприклад, згідно з ч. 2 ст. 30 Закону про оплату праці роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. Саме за допомогою Табелю можна визначити кількість годин, відпрацьованих кожним працівником.
Табель – це поіменний список працівників відділу, служби або іншого структурного підрозділу підприємства, установи, організації з відмітками про використання робочого часу протягом облікового періоду.
Отже, на перший погляд Табель потрібен для нарахування зарплати. Але в нього є й інші цілі. Розширений перелік цілей використання Табеля був наведений у листі Мінпраці від 01.06.2005 р. №36-211.
Так, зокрема, для роботодавця складати табель необхідно для:
- обліку кількості відпрацьованого робочого часу всіх категорій працівників, в тому числі для розрахунку зарплати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу;
- контролю за виконанням працівниками встановленого режиму робочого часу;
- отримання даних про відпрацьований час, необхідний для розрахунку виплат працівникам (наприклад, для розрахунку оплати днів хвороби, відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, відпусток, днів відрядження);
- для складання статистичної звітності з праці.
Хто повинен вести табель?
Увага! Табель зобов’язані вести всі роботодавці, у тому числі фізособи-підприємці, незалежно від кількості працівників.
На це звертало увагу Мінпраці у листі від 13.05.2010 р. №140/13/116-10. Тобто всі підприємства, установи, організації, які мають найманих працівників, (роботодавці) ведуть Табель.
Навіть якщо працює лише один працівник - Табель повинен бути!
Якщо підприємство невелике і працівників небагато, то обов’язки щодо ведення Табелю покладають на бухгалтера або іншого працівника (офіс-адміністратору, керівнику структурного підрозділу, наприклад начальнику відділу, тощо). Головне при цьому у посадовій інструкції або у письмовому трудовому договорі такого працівника прописати цей нюанс. На великих підприємствах Табель ведуть працівники кадрової служби (відділу), а за потреби може вводитися спеціальна посада «табельник». До речі, класифікатор посад має таку посаду як «Табельник» (код 4190).
Які працівники потрапляють до табеля?
Табель ведуть на всіх працівників - як на постійних, так і прийнятих за строковим трудовим договором.
Для обліку використання робочого часу кожному працівнику присвоюється табельний номер. У разі звільнення або переведення працівника до іншого підрозділу його колишній табельний номер бажано не присвоювати іншому працівнику, як мінімум, протягом трьох років (щоб уникнути плутанини). Сумісникам (як внутрішнім, так і зовнішнім) присвоюють окремий табельний номер. Якщо співробітник працює в порядку суміщення посад у одного роботодавця, то йому окремий табельний номер не присвоюють.
Кожного працівника включають до табеля, як правило, один раз. Виняток – внутрішні сумісники. Їх зазначають у табелі двічі: для відображення часу основної роботи та часу роботи за сумісництвом (як в одному структурному підрозділі, так і в різних). А ось фізичну особу, яка виконує роботи або надає послуги за цивільно-правовим договором, в табелі не обліковують, бо це не працівник за трудовим договором (див. лист Мінпраці вiд 23.04.2010 р. №115/13/133-10).
Форма табелю
Для обліку відпрацьованого працівниками часу застосовують Табель типової форми №П-5, затверджений наказом №489 (застосовують з 01.01.2009 р). Вона включає мінімальну кількість реквізитів та показників, рекомендованих для застосування.
Увага! Табель за формою №П-5 має рекомендаційний характер. Він складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві. Це прямо прописано в примітці 2 до Типової форми №П-5 (див. також лист Держкомстату від 19.03.2010 р. №17/1-25/ж-61/10/59).
За потреби форму може бути доповнено іншими показниками, необхідними для обліку робочого часу. Можна також розробити свою форму Табелю. Проте при цьому обов'язкова наявність первинного обліку показників із використання робочого часу, явок і неявок працівників, які визначені формами державних статистичних спостережень з праці (лист Державної служби статистики від 12.01.2012 р. №9/4-10/9).
Правила ведення табелю
Зауважимо, що Наказ №489 не містить вимог щодо порядку заповнення та ведення Табелю. Тому рекомендуємо вам організаційні моменти щодо Табелю прописати в Положенні про табельний облік або Положенні про облік використання робочого часу.
Далі наведемо основні нюанси, на які треба звернути увагу:
1. Табель відкривають щомісяця. Відповідно до форми кожен табель відкривається 1 числа місяця та повинен бути закритий останнім днем. Тобто кожному місяцю відповідає окремий Табель.
2. Табель на поточний місяць складається за 2-3 дні до початку цього періоду на підставі табеля зa минулий місяць.
3. Табель ведеться протягом місяця, а в кінці цього періоду в ньому підводяться підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним співробітником.
4. Табель складається в одному примірнику уповноваженим на це працівником. Заповнений табель повинні підписати відповідальна особа, керівник підрозділу, потім його перевіряє інспектор по кадрам. Після перевірки табель передається в бухгалтерію для нарахування заробітної плати.
5. У зв'язку з тим, що зарплату необхідно виплачувати не менш ніж двічі на місяць (ст. 115 КЗпП та ст. 24 Закону про оплату праці), відомості про відпрацьований час повинні потрапляти до бухгалтерії щонайменше двічі на місяць. Оскільки складання окремого табеля для нарахування авансу не передбачено, то фактично в бухгалтерію потрапить незакритий табель, який потім слід повернути для подальшого табелювання. Або ж особа, яка здійснює облік використання робочого часу, має передати в бухгалтерію зведену інформацію за першу половину місяця для нарахування авансу. Яким саме чином це буде відбуватися на підприємстві – вкажіть у Положенні про табельний облік (Положенні про облік робочого часу).
Увага! Ведення двох (або більше) табелів за місяць чинне законодавство не вимагає.
Тому роботодавець має самостійно визначити, як інформація з табелю потраплятиме до бухгалтерії для нарахування авансу. Наприклад, два такі варіанти:
- подавати в бухгалтерію копію (або виписку) з табелю за 1 половину місяця;
- ведення двох (або більше) табелів (проте порядок і їх кількість треба затвердити внутрішнім наказом).
6. Включення працівника в табель (у разі прийняття на роботу) або виключення з нього (у в зв'язку зі звільненням) здійснюють на підставі наказів (розпоряджень) про прийом на роботу і про припинення трудового договору (контракту).
7. Облік явок на роботу, використання робочого часу ведеться в Табелі одним з двох методів: суцільної реєстрації (відмітки всіх прибулих, таких, що запізнилися і тому подібне) або реєстрації відхилень (тобто нез'явлення, запізнення і тому подібне).
8. Позначки в Табелі про фактично відпрацьований час, причини неявок на роботу, роботу в надурочний час, скорочену тривалість робочого часу або інші відхилення від нормальних умов роботи роблять тільки на підставі належним чином оформлених документів з обліку особового складу. Це можуть бути накази про направлення у службове відрядження, про надання відпустки, наказу про надання працівникові дня відпочинку за роботу у вихідний день, наказу про залучення працівника до роботи у вихідний день, листки непрацездатності тощо.
Як заповнити табель?
Табель (його рекомендована форма) складається з верхньої та табличної частини.
У верхній частині вказують:
- найменування підприємства (установи, організації)» або ПІБ фізособи-СПД;
- назву структурного підрозділу, якщо табель складається окремо по декількох відділах, підрозділах, цехах та ін. При цьому складати загальний табель на всіх працівників такого підприємства після закінчення місяця, об'єднуючи в ньому дані всіх табелів структурних підрозділів, не обов'язково;
- ідентифікаційний код ЄДРПОУ підприємства;
- дату заповнення та звітний період. Дата зазначається у форматі «ДД.MМ.ГГГГ» або «ДД.ММ.ГГ», тобто, наприклад, 30.06.2020 р. або 30.06.2020 р.
Табличну частину Табеля умовно можна поділити на дві: ліву та праву. У лівій частині вказують дані обліку використання робочого часу за кожним працівником по днях і годинах, у правій частині підбиваються підсумки цих даних.
Для відображення використаного робочого часу за кожний день у табелі відведені два рядки:
- верхній – для кількість відпрацьованих (чи невідпрацьованих) годин за відповідними видами витрат робочого часу;
- нижній – для відмітки умовних позначень видів витрат робочого часу (понаднормові, нічні години, робота у вихідні та святкові дні, відпустки, тимчасова непрацездатність, прогули, простої та ін.).
Порядок використання рядків у табелі офіційно ніде не прописаний, тому можливо у верхньому рядку писати умовні позначення видів витрат робочого часу, у нижньому – кількість годин. У табелі фіксують і скорочений робочий час (наприклад, в передсвятковий день), і запізнення співробітників. Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу (буквений і цифровий коди) наведені на титульному аркуші табеля типової форми №П-5. Наведемо їх нижче в таблиці.
УМОВНІ ПОЗНАЧЕННЯ В ТАБЕЛІ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ
| Умовні позначення | Код | |
| буквений | цифровий | |
| Години роботи, передбачені колдоговором | Р | 01 |
| Години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства | РС | 02 |
| Вечірні години роботи | ВЧ | 03 |
| Нічні години роботи | РН | 04 |
| Надурочні години роботи | НУ | 05 |
| Години роботи у вихідні та святкові дні | РВ | 06 |
| Відрядження | ВД | 07 |
| Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки) | В | 08 |
| Щорічна додаткова відпустка (ст. 7, 8 Закону про відпустки) | Д | 09 |
| Додаткова відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. №796-XII | Ч | 10 |
| Творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки) | ТВ | 11 |
| Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 15-1 Закону про відпустки) | Н | 12 |
| Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закону про відпустки) | НБ | 13 |
| Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25, крім п. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
| Додаткова оплачувана відпустка працівникам, що мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки) | ДО | 15 |
| Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону про відпустки) і відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки) | ВП | 16 |
| Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку (п. 3 ст. 25 Закону про відпустки) | ДД | 17 |
| Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) | НА | 18 |
| Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) | БЗ | 19 |
| Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень) | НД | 20 |
| Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання | НП | 21 |
| Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо) | ІН | 22 |
| Простій | П | 23 |
| Прогули | ПР | 24 |
| Масові невиходи на роботу (страйки) | С | 25 |
| Оплачувана тимчасова непрацездатність | ТН | 26 |
| Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою тощо, що підтверджено довідками лікувальних закладів) | НН | 27 |
| Неявка з нез’ясованих причин | НЗ | 28 |
| Інші види неявок, передбачені колективними договорами, угодами | ІВ | 29 |
| Інші причини неявок | І | 30 |
ФРАГМЕНТ ЗАПОВНЕННЯ ТАБЕЛЮ ОБЛІКУ ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ (ФОРМА П-5) ЗА ТРАВЕНЬ 2021 РОКУ
| №пп | Табельний номер | Стать (ч/ж) | ПІБ, посада | Відмітки про явки та неявки за числами місяця (годин) | Відпрацьовано за місяць | ||||||||||||||||
| 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Х | днів | годин | ||||
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | ||||||
| 1 | 018 | ж | Андрусенко Ж.О., директор | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | Х | 20 | 160 | |||||
| Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Х | |||||||||||
| 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | Х | |||||||||||
| Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Х | |||||||||||
| 2 | 019 | ч | Пристайко Ф.П., головбух | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | Х | 12 | 96 | |||||
| Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | В | Х | |||||||||||
| 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | Х | |||||||||||
| В | В | В | В | В | В | В | В | В | Р | Р | Р | Х | |||||||||
| 3 | 020 | ч | Хилькевич О.П., водій | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | Х | 15 | 120 | |||||
| ТН | ТН | ТН | ТН | ТН | Р | Р | Р | Р | Р | Х | |||||||||||
| 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | Х | |||||||||||
| Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Х | |||||||||||
Наведемо деякі пояснення.
Вихідний або святковий день. Мета Табеля – накопичення інформації про використання робочого часу. Тому в полях навпроти вихідних днів, а також святкових і неробочих, можна поставити прочерк або залишити їх порожніми. Тим більше, що у Табелі за формою №П-5 спеціального кодування для таких днів не передбачено.
Зверніть увагу! Якщо працівника залучили до роботи у вихідні (згідно з його графіком роботи), святкові/неробочі дні, то відпрацьований в такому випадку час табелюють кодом «РВ» ( «06»).
Щорічна відпустка. Якщо працівник перебуває в щорічній відпустці, то в Табелі кодом «В» або «08» слід відзначати не тільки робочі, а й вихідні дні. Це пов'язано з тим, що оплачувана відпустка надається працівникові, виходячи з кількості календарних днів. А ось святкові/неробочі дні (ст. 73 КЗпП), що припадають на період відпустки, навпаки не слід брати до уваги (в Табелі ставлять прочерк або комірку залишають незаповненою), оскільки вони виключаються з щорічної відпустки і не оплачуються.
Тимчасова непрацездатність. Як і у випадку з щорічним відпусткою, при тимчасовій непрацездатності оплаті підлягають календарні дні хвороби. Тому в Табелі вказують всі дні тимчасової непрацездатності, що припадають на робочі, вихідні, святкові/неробочі дні. У Табелі передбачено 2 коду тимчасової непрацездатності: «ТН» ( «26») – відзначають оплачувану тимчасову непрацездатність (підтверджується листком непрацездатності, оформленим належним чином); «НН» ( «27») – відображають неоплачувану тимчасову непрацездатність у випадках, передбачених законодавством.
Виправлення помилок
Увага! Виправлення, підчистки в Табелі не допускаються.
Якщо ж необхідно відкоригувати дані, внесені до Табелю, який вже був переданий до бухгалтерії та на його підставі була нарахована заробітна плата, то виправлення здійснюють за допомогою коригуючого табелю. Таке буває, коли працівник із запізненням повідомив про відкриття лікарняного або працівник, перебуваючи у відпустці, захворів та лікарняний приніс вже після закінчення відпустки тощо.
До речі, правила внесення виправлень до Табеля нормативно не визначені, тому доцільно у затвердженому на підприємстві внутрішньому документі (наприклад, в Положенні про табельний облік) їх прописати.
Про це та інші цікаві питання табельного обліку (із прикладами) ми зазначали тут.
***
УВАГА!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER. Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!