Як бути з працівниками під час воєнного стану? Одне з найпопулярніших питань на сьогодні. Спробуємо на нього відповісти залежно від можливостей роботодавця та категорії працівника.
Якщо працівник воює
На мобілізованих працівників поширюються гарантії, встановлені ст. 119 КЗпП. Тобто за ними зберігаються місце роботи, посада і середній заробіток на підприємстві, в установі, організації, фермерському господарстві, сільськогосподарському виробничому кооперативі, незалежно від підпорядкування та форми власності і у фізичних осіб – підприємців, у яких вони працювали на час призову.
Отже, звільнити їх не можна. Єдиний виняток – це ліквідація підприємства. Для такого випадку збереження місця мобілізованим не передбачено. Про це читайте тут.
Середній заробіток рахуємо згідно з Порядком №100. При цьому базовий розрахунковий період – 2 календарні місяці, які передують місяцю мобілізації.
Як оподатковується середній заробіток?
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV ПКУ, пп. 164.2.1 якого передбачено, що до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються доходи у вигляді заробітної плати, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору (контракту).
Згідно з пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ Перехідних положень ПКУ об’єктом оподаткування військовим збором є доходи, визначені ст. 163 ПКУ, зокрема, загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, до якого включається дохід у вигляді заробітної плати.
Нарахування, утримання та сплата (перерахування) військового збору до бюджету здійснюється у порядку, встановленому ст. 168 ПКУ (пп. 1.4 п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ Перехідних положень ПКУ).
Пунктом 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ передбачено, що базою нарахування єдиного внеску для роботодавців є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються згідно зі Законом про оплату праці, та сума винагороди фізичним особам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами.
Отже, нарахований (виплачений) роботодавцем дохід у вигляді середнього заробітку мобілізованому працівнику, оподатковується податком на доходи фізичних осіб (18%), військовим збором (1,5%) та є базою нарахування єдиного внеску (22%).
Відповідно до довідника ознак доходів, наведеного у додатку до Порядку №4, доходи у вигляді середньої заробітної плати, нарахованої та виплаченої роботодавцем працівникам, призваним на строкову військову службу, зазначаються в додатку 4ДФ за ознакою доходу «101».
Сума нарахованого середнього заробітку мобілізованому працівнику, відображається і в самому податковому розрахунку та в додатку 1 до нього.
У місяці призову на працівника в додатку 1 цього звіту може бути заповнено кілька рядків на:
- середню зарплату за період служби (з кодом категорії застрахованої особи «47»);
- заробітну плату за відпрацьований час;
- середню зарплату після призову або мобілізації;
- додаткову базу для основного працівника – неінваліда, коли сума середньої зарплати за період служби і зарплати за відпрацьовані дні не перевищує мінімальної заробітної плати в такому місяці.
Інший випадок, коли працівник весь місяць перебував на службі, тоді щодо такого працівника може бути заповнено два рядки на:
- середню зарплату за період служби (з кодом категорії застрахованої особи «47»);
- додаткову базу для основного працівника – неінваліда, коли сума середньої зарплати за період служби не перевищує мінімальної заробітної плати в такому місяці.
Середній заробіток в обліку
Розглянемо, як відобразити в обліку нараховану середню заробітну плату мобілізованого працівника (табл.).
Слід зазначити, що таке нарахування відображається як заробітна плата, нарахована звичайним працівникам, залежно від того, до якої категорії працівників належить такий призовник.
| № з/п |
Зміст господарської операції | Дебет | Кредит |
| 1 | Нараховано середній заробіток призваному працівнику | 23, 92, 93, 94, 97 | 661 |
| 2 | Нараховано ЄСВ на середній заробіток | 23, 92, 93, 94, 97 | 651 |
| 3 | Утримано ПДФО та військовий збір | 661 | 641, 642 |
| 4 | Сплата до бюджету нарахованого ЄСВ та утриманого ПДФО й військового збору | 651, 641, 642 | 311 |
| 5 | Перераховано на картковий рахунок суму середнього заробітку призваному працівнику | 661 | 311 |
Якщо працівник не воює, але роботи для нього наразі немає
По-перше, нагадуємо, що до 31 березня 2022 року триває коронавірусний карантин. А це означає, що, хоч для воєнного стану спеціальні правила й не прописали, певні додаткові права у роботодавця ще є!
Відпустка без збереження зарплати
Відпустка без збереження заробітної плати надається працівникові на підставі письмової заяви. У ній мають бути зазначені:
- причина, з якої працівник просить надати неоплачувану відпустку;
- дата початку відпустки;
- тривалість відпустки.
Після розгляду заяви видається наказ (розпорядження) про надання відпустки за свій рахунок.
Таку відпустку не подовжують на кількість святкових і неробочих днів, що припадають на неї.
Щодо причини такої відпустки. Увага, воєнний стан такою причиною бути не може!
Отже, є, як і раніше, два варіанти:
1) загальні причини. Відповідно до ст. 84 КЗпП у випадках, передбачених ст. 25 Закону про відпустки, працівнику за його бажанням надається в обов'язковому порядку відпустка без збереження заробітної плати.
За сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 15 календарних днів на рік;
2) коронавірусний карантин. Нагадаємо, що Законом «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню корона вірусної хвороби (COVID-19)» внесено зміни до ст. 84 КЗпП, відповідно до яких у разі встановлення Кабінетом Міністрів України карантину відповідно до Закону «Про захист населення від інфекційних хвороб» термін перебування у відпустці без збереження заробітної плати на період карантину не включається у загальний строк, встановлений частиною другою цієї статті (не більше 15 календарних днів на рік). Цей же закон дозволив роботодавцю надавати працівнику відпустку (в тому числі неоплачувану) будь-якої тривалості, але лише протягом дії карантину. Про те, як сформулювати цю причину, Держпраці радила тут.
Простій не з вини працівника або оплачувана відпустка
Простій – це один з варіантів, який може обрати роботодавець, якщо потреби у роботі працівників немає, а у безоплатну відпустку вони йти не бажають.
По суті, він знаходиться посередині між варіантом надати працівникам неоплачувані відпустки або відправити їх у оплачувані відпустки.
В оплачуваній відпустці працівник отримає середній заробіток (який рахується згідно з Порядком №100). Під час простою працівник отримує 2/3 окладу.
Докладно про цей варіант ми розповідали тут. З того часу мало що змінилося, хіба що форму №1ДФ та Звіт з ЄСВ об’єднали у квартальний податковий розрахунок. Але, як і раніше, ці 2/3 окладу відображаються у цьому розрахунку як звичайна зарплата. А про правила нарахування ЄСВ на ці 2/3 окладу ми писали тут.
Відсутній зв’язок з працівником
Якщо не можна зв‘язатись з працівником, який не прийшов на роботу, через відсутність зв’язку або інші причини, – табелюйте відсутність кодом «НЗ» («відсутність з нез’ясованих причин»).
Чи можна їх звільнити?
Тут знову ж таки спеціальних пільг через воєнний стан роботодавець не має, а під час карантину держава навпаки, вимагала від роботодавців збереження робочих місць і навіть призначала для цього одноразові допомоги.
Тому правила звичайні.
Про оформлення скорочення штату працівників ми докладно розповідали тут і тут.
Про те, як звільнити працівників при ліквідації підприємства, ми розповідали тут і тут.
Проте всі ці процедури досить складні і тривалі. Звісно, простіше за все звільнити працівників за їх власним бажанням. Про цю процедуру ми писали тут і тут.
При цьому не забуваємо:
- розрахуватися із працівником щодо оплати праці та за невикористані відпустки на дату звільнення. В цей же день, не пізніше, з таких доходів треба сплатити ЄСВ, ПДФО та ВЗ;
- видати працівникові паперову трудову книжку, якщо вона й досі зберігається у вас. Запис про звільнення робиться на вимогу працівника. А от копію наказу про звільнення слід надати обов’язково;
- показати таке звільнення у податковому розрахунку. А саме в додатку 5 (в графі 10 зазначаємо дату звільнення, в графі 16 – реквізити наказу про звільнення, а в графі 17 – норму КЗпП, наприклад, п. 1 ч. 1 ст. 36 при звільненні за угодою сторін, або ст. 38 – за власним бажанням). І в додатку 4ДФ теж є окрема графа 8. Втім, якщо в місяці звітного кварталу звільнення працівника йому не нараховувався та не виплачувався дохід, то в додатку 4ДФ до Розрахунку відомості про такого звільненого працівника не вказуються та графа 8 «Дата звільнення з роботи» не заповнюється – ми про це писали тут.