Прийняття працівників на роботу у 2022 році: алгоритми та правила

Відобразимо прийняття працівника на роботу у вигляді зручного алгоритму. Унаочнимо у таблиці (таблиця 1)

Таблиця 1

Звісно, що ця схема дуже умовна. Оскільки в ній немає певних нюансів, які трапляються у житті. 

Наприклад, згідно зі Законом № 2136 при укладенні трудового договору в період дії воєнного стану умова про випробування працівника під час прийняття на роботу може встановлюватися для будь-якої категорії працівників. А ще під час війни роботодавець може встановити власний порядок кадрового діловодства, зокрема, і оформлення на роботу. Єдиною вимогою при цьому до нього буде збереження обліку відпрацьованого працівниками робочого часу з метою виплати зарплати. 

Існують під час війни і спрощені трудові відносини, про які ми писали тут і тут. 

Але спочатку розберімося у базових питаннях, що стосуються укладення трудових договорів. Без того, щоб знати їх, роботодавцю буде важко вигадати власні правила і не порушити права працівника. 

Тож, як прийняти на роботу та оформити правильно! 

Подання працівником документів для працевлаштування та перевірка їх кадровиком

У частині другій статті 24 КЗпП зазначається, що при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати:

1.  паспорт або інший документ, що посвідчує особу,
2.  трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

У випадках, передбачених законодавством, подає:

1. документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
2. документ про стан здоров'я;
3. відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

Зверніть увагу: особа, яка хоче працевлаштуватися, подає паспорт, а не копію паспорта. Тож кандидат на робоче місце може надати:

1. «класичний» паспорт у вигляді паперової книжечки;
2. пластикову ID-картку з безконтактним електронним носієм.

Але він так само може показати е-паспорт у мобільному застосунку Дія! Е-паспорт має таку ж юридичну силу, як пластикова ID-картка чи паперовий паспорт з 23 серпня 2021 року (п. 12 частина перша стаття 3 Закону № 5492).

Але кадровику під час формування особової справи необхідна копія паспорта  згідно з п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5,  оформлена належним чином згідно з ДСТУ 4163:2020.

Також працівник подає на підприємство реєстраційний номер облікової картки (ідентифікаційний код), якщо працівник не відмовлявся від нього. 

Визначення типу трудового договору, який буде укладено з працівником 

У частині 1 ст. 24 КЗпП чітко окреслені випадки, коли необхідно обов’язково укладати трудовий договір у письмовій формі. Див. таблицю 2 

Таблиця 2 

Зверніть увагу: у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору (ст. 2 Закону 2136). Тобто можна в цей період укладати усі трудові договори звичайним наказом про прийняття на роботу (окрім трудового договору з нерезидентом).

Також згідно зі ст. 60-1 та 60-2 КЗпП на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна робота та надомна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) роботодавця без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі. 

Заява від працівника 

У випадку укладення трудового договору не у формі контракту (письмового трудового договору), працівнику слід написати заяву про прийняття. 

Типової форми цього документу досі не існує, а отже він складається у довільній формі. Але традиції діловодства вже напрацювали певну практику його складання.

Як правило, заява про прийняття на роботу оформлюється на аркуші паперу А4 або на спеціальному бланку. У такому бланку-заготівці вже міститься надрукована постійна інформація і місце для зазначення змінної інформації.

Заяву слід писати на ім’я керівника підприємства. У заяві про прийняття будуть такі реквізити: адресат, відомості про заявника, назва виду документа, текст документа, дата документа, підпис. Також у заяві зазначаються основні умови договору, наприклад:

• основне місце роботи чи сумісництво;
• посада, на яку претендує особа;
• дата прийняття на роботу;
• строк, якщо укладається строковий трудовий договір, і причина обмеженого строку трудових відносин;
• режим робочого часу (у випадку бажання фізособи працювати в режимі неповного робочого часу або за індивідуальним графіком тощо).

Фрагмент заяви

ЗАЯВА

     Прошу прийняти мене на посаду економіста фінансового відділу з 04 травня 2022 р. за основним місцем роботи з випробуванням строком 2 місяці.

03.05.2022                              Іваненко

Наказ про прийняття працівника 

Укладення трудового договору оформлюється наказом про прийняття на роботу. Наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 затверджено типову форму № П-1. Та поряд з цією типовою формою допускається оформлення наказу на бланку підприємства.

Такий наказ обов’язково має підписати посадова особа роботодавця, яка має повноваження приймати на роботу, і фізособа, що приймається на роботу.

Після того, як наказ підписано керівником, його слід зареєструвати (присвоїти йому номер). Жодним нормативним актом не встановлено форми реєстрації кадрових наказів. Тож можна користуватися формою книги, наведеною Мінсоцполітики в листі від 19.10.2005 р. № 09-487. А далі, вже після реєстрації наказу, з ним слід ознайомити працівника під підпис. Поряд з підписом на наказі працівник зазначає дату ознайомлення. 

Якщо роботодавець розробляє власну форму такого наказу, у ній повинні міститися усі реквізити типової форми №П-1 і всі основні моменти трудового договору. Документ має складатися згідно з Правилами 1000/5  (див. таблицю 3 та фрагмент «Наказу про прийняття»).

Таблиця 3 

Фрагмент Наказу про прийняття 

Формування та подання Повідомлення про прийняття

Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ними органу, та повідомлення ДПС про прийняття працівника за формою згідно з Постановою № 413.

Повідомлення про прийняття на роботу подається роботодавцем до територіальних органів ДПС за місцем обліку їх як платника ЄСВ до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором одним із таких способів:

• засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
• на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
• на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.

Зверніть увагу: таке повідомлення не заповнюється у разі укладення гіг-контракту/цивільно-правового договору. 

Оформлення та заповнення особової картки П2

Особові картки ведуться за типовою формою № П-2 і є  є основним обліковим документом працівника організації.

Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. №5907/0/10-16/06 висловилося, що типова форма №П-2 «Особова картка працівника» є основним первинним документом з обліку особового складу. У цьому ж листі міністерство зауважило, що ведення первинних документів з обліку особового складу є обов'язковим для всіх роботодавців, у т. ч. для роботодавців-фізосіб. Це випливає зі змісту абзацу другого п. 1.1 р. I Iнструкції №286, за яким її дія поширюється, у тому числі, і на таку категорію роботодавців.

Тож з наведеного випливає, що, на думку контролерів, особову картку потрібно заводити та заповнювати на кожного працівника (у т. ч. на сумісників) в одному примірнику.

Інформація, що міститься в особовій картці, є важливою: відомості, внесені до неї, можуть використовуватися архівами організацій, трудовими архівами та державними архівними установами для підготовки довідок про стаж роботи, тобто для виконання запитів соціально-правового характеру.

Для особової картки встановлено тривалий строк зберігання — 75 років після звільнення працівника (п. 499 Переліку №578/5).

Формування особової справи працівника

Особова справа формується після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу.

Порядок формування особових справ регламентує пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Детально про формування особової справи писали тут.

Ознайомлення працівника з локальними актами підприємства

Ознайомлювати працівників з локальними актами роботодавці повинні були завжди, та 19.07.2022 року внесені зміни до ст. 29 КЗпП, в якій конкретизовано перелік документів, з якими слід працівника ознайомити до початку роботи

Нормами законодавства не встановлено форму ознайомлення працівників з локальними нормативними актами, тож спосіб ознайомлення слід обрати самостійно. Та, на думку автора, у роботодавця має бути підтвердження від працівників, що вони ознайомилися з документами (див таблицю 4).

Таблиця 4